IDStar, Konsultan IT Jakarta - Saat melakukan aktivitas bisnis, pasti ada saja kesalahan berulang yang sering terjadi yang dilakukan oleh manusia. Nah, inilah yang disebut sebagai Kesalahan Manusia.

Human error itu sangat wajar terjadi. Ya, namanya manusia, pasti tak luput dari kesalahan, dan melakukan kesalahan sebenarnya wajar-wajar saja. Namun, bagaimana jika kesalahan itu dilakukan secara berulang-ulang dan mempengaruhi produktivitas bisnis? Nah, inilah yang akan menjadi masalah.

Di sisi lain, pemilik perusahaan pun bisa mencegah terjadinya kesalahan manusia dengan berbagai cara. Pada artikel ini, kami akan membahas secara tuntas apa itu kesalahan manusiaapa saja jenis dan cara mengatasinya. Yuk, simak sampai habis!

Apa Itu Human Error?

Dari rangkuman yang kami dapatkan, Kesalahan Manusia merupakan kesalahan yang dilakukan oleh manusia baik yang baru belajar maupun yang sudah profesional sekalipun. Kesalahan manusia bisa berupa kesalahan dalam tindakan, keputusan, atau proses berpikir. Dengan begitu, harus ada beberapa strategi agar kesalahan manusia tidak terjadi berulang kali.

Menurut Merriam-Webster, human error adalah kesalahan yang dilakukan oleh manusia dan bukan oleh mesin. Bahkan seorang profesional sekalipun dapat melakukan kesalahan karena beberapa faktor tertentu.

Jens Rasmussen, seorang ahli dari Denmark, mengategorikan kesalahan manusia menjadi tiga tipe: kesalahan berdasarkan keterampilan, peraturan, dan pengetahuan. Seseorang yang tidak memiliki keterampilan yang memadai cenderung akan melakukan kesalahan, begitu pula dengan mereka yang kurang memiliki pengetahuan tentang suatu tugas.

Human error bisa saja mempengaruhi kondisi bisnis, bayangkan saja jika kesalahan terus menerus berulang, hal ini justru akan memakan banyak waktu dan biaya.

Menurut Center for Chemical Process Safety (CCPS) pada tahun 1994, human error dapat dipandang dari empat perspektif:

1. Perspektif Pendekatan Tradisional: Pendekatan ini menekankan pada faktor individu yang bertanggung jawab penuh atas kecelakaan. Solusi yang diberikan adalah memperketat seleksi dan memodifikasi perilaku.
2. Perspektif Faktor Manusia/Ergonomis: Pendekatan ini menjelaskan ketidaksesuaian antara kemampuan manusia dan permintaan sistem sebagai sumber utama human error. Desain sistem diusahakan untuk memperhitungkan karakter fisik dan mental manusia.
3. Perspektif Sistem Kognitif: Pendekatan ini berguna untuk menganalisis fungsi manusia, penyelesaian masalah, pengambilan keputusan, dan diagnosis. Pendekatan ini berkembang dari psikologi terapan antara tahun 1970-1980.
4. Konsep Skill Based, Rule Based, dan Knowledge Based: Dalam perspektif kognitif, skill based terjadi misalnya saat operator gagal menutup katup karena tertukar dengan katup lain, rule based terjadi saat operator salah menutup katup karena membaca indikator tekanan yang salah, dan knowledge based terjadi pada kasus analisis permasalahan yang dibatasi oleh waktu

Klasifikasi Kesalahan Manusia

Secara umum, ada 2 klasifikasi human error, yaitu kesalahan yang disengaja dan kesalahan yang tidak disengaja. Berikut penjelasan keduanya:

Kesalahan yang Disengaja

Klasifikasi human error untuk kesalahan yang disengaja ada 2 jenis, yaitu:

1. Kesalahan Prosedural

Hal ini berkaitan dengan situasi di mana seseorang memiliki niat yang benar tetapi mengikuti prosedur yang salah atau tidak tepat. Biasanya, kesalahan ini terjadi ketika individu berpikir bahwa mereka mengetahui cara terbaik untuk menyelesaikan suatu tugas, tetapi kenyataannya adalah sebaliknya.

Contoh: Seorang teknisi yang percaya bahwa mereka tahu langkah demi langkah untuk mengatur perangkat tetapi tanpa menyadari bahwa mereka mengikuti prosedur untuk model yang berbeda, mengakibatkan kesalahan konfigurasi.

2. Kesalahan Berbasis Pengetahuan

Kesalahan ini muncul ketika individu membuat keputusan berdasarkan pengetahuan yang salah, tidak lengkap, atau salah interpretasi.

Hal ini sering terjadi ketika seseorang berhadapan dengan situasi yang belum pernah mereka alami sebelumnya dan mereka harus mengandalkan pengetahuan atau pemahaman mereka, yang mungkin tidak akurat atau tidak lengkap.

Misalnya, ada seorang dokter yang salah mendiagnosis suatu kondisi kesehatan karena mereka tidak terbiasa dengan gejala-gejala yang jarang terjadi.

Baca juga: Apa Itu Teknik Otomasi? Peran dan Contoh Penerapan di Bisnis

Kesalahan yang Tidak Disengaja (Slips & Lapses)

1. Terpeleset:

Slips adalah kesalahan yang terjadi ketika seseorang memiliki niat yang benar tetapi gagal dalam pelaksanaannya. Hal ini biasanya terjadi karena gangguan atau kegagalan dalam perhatian.

Ini adalah kesalahan yang terjadi ketika tindakan yang dilakukan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan atau direncanakan.

Contoh: Menulis kata yang salah saat mengetik meskipun karyawan tahu bagaimana cara mengeja kata tersebut dengan benar, atau menuangkan susu ke dalam mangkuk bukan ke dalam gelas karena pikiran sedang melayang ke tempat lain.

2. Penyimpangan:

Lapses adalah kesalahan yang terjadi karena seseorang melupakan informasi atau langkah dalam suatu proses.

Kesalahan ini biasanya terkait dengan ingatan dan terjadi ketika seseorang lupa tentang informasi atau tindakan yang biasanya mereka ketahui atau lakukan secara rutin.

Contoh: Melupakan janji temu atau meninggalkan kunci mobil di dalam rumah meskipun sudah biasa mengingatnya.

Faktor-faktor Human Error yang sering terjadi

Ada beberapa contoh human error yang sering terjadi. Sesuai klasifikasi yang telah dijelaskan di atas, akan kami rangkum kembali beberapa kecendrungan human error yang biasa ditemukan sehingga Anda dapat mengantisipasinya sedini mungkin.

1. Mengabaikan keselamatan

Sejatinya, tidak ada orang yang dengan sengaja ingin membahayakan dirinya sendiri. Namun, contoh human error yang satu ini adalah ketika pekerja terlalu nyaman dan percaya diri dengan pekerjaannya dan menganggap enteng sehingga keselamatan pun jadi ancaman.

Karyawan biasanya merasa sudah ahli atau sering melakukan tugas tersebut, akibatnya protokol keselamatan kerja cenderung diabaikan dan mengakibatkan kecelakaan kerja.

2. Terlalu lelah bekerja

Namanya manusia, pasti ada batas di mana mereka merasa kelelahan. Hal ini merupakan hal yang wajar namun cenderung membahayakan diri sendiri maupun perusahaan. Faktor fisik dan mental dapat mengalihkan fokus seseorang sehingga cenderung mengalami kesalahan dalam aktivitas kerjanya.

Pastikan karyawan selalu memiliki energi yang cukup untuk melakukan tugas, dan jika merasa lelah, beristirahat sejenak bisa menjadi solusi agar bisa mengembalikan fokus.

3. Kurangnya pelatihan karyawan

Faktor human error selanjutnya adalah karena kurangnya pelatihan karyawan. Perubahan selalu terjadi, maka ilmu pengetahuan pun harus sesering mungkin diasah. Kurangnya pelatihan akan mengakibatkan kecenderungan human error.

Maka perlu dilakukan pelatihan secara rutin minimal 3 bulan sekali agar sumber daya manusia yang ada di perusahaan tetap terlatih. Jika mau, menggunakan IT Outsourcing terlatih juga bisa menjadi solusi untuk mengurangi human error pada bisnis.

4. Memuat pekerjaan yang banyak

Beban pekerjaan yang banyak juga sering menjadi alasan terjadinya human error. Beban pekerjaan yang banyak dapat menyebabkan seseorang lelah atau terburu-buru untuk menyelesaikan satu pekerjaan untuk berpindah ke pekerjaan berikutnya karena dikejar deadline.

Misalnya, karyawan harus mengerjakan perhitungan statistik, namun karena dikerjakan secara terburu-buru maka bisa jadi karyawan akan salah hitung karena tidak mengecek kembali hasil pekerjaannya.

5. Kurangnya Komunikasi

Salah satu faktor besar dalam human error adalah kurangnya komunikasi yang jelas. Ketika informasi tidak disampaikan dengan tepat atau ada kesalahpahaman, dapat terjadi kesalahan.

Misalnya seorang karyawan mungkin salah memahami instruksi atau tidak menerima update penting mengenai suatu tugas, sehingga hasilnya berbeda dari yang diharapkan.

Baca juga: 10 Tips Memilih Konsultan IT yang Ideal untuk Perusahaan

6. Distraksi dan Gangguan

Distraksi di tempat kerja dapat menyebabkan pekerja kehilangan fokus, yang pada gilirannya meningkatkan risiko kesalahan.

Contoh: Seseorang yang sering memeriksa ponselnya saat bekerja mungkin melewatkan detail penting atau membuat kesalahan dalam tugasnya.

7. Teknologi yang Tidak Familiar

Ketika diperkenalkan dengan teknologi atau alat baru, ada kemungkinan terjadinya human error jika karyawan tidak mendapatkan pelatihan yang memadai untuk menggunakannya.

Contoh: Seorang karyawan yang belum terbiasa dengan sistem baru mungkin salah memasukkan data atau menggunakan fitur dengan cara yang salah.

Berikut beberapa contoh human error yang sering terjadi di perusahaan atau bisnis antara lain:

1. Kesalahan Entri Data: Memasukkan data yang salah ke dalam sistem.
2. Kesalahan Komunikasi: Salah memahami instruksi atau gagal menyampaikan informasi penting.
3. Kesalahan dalam Pengambilan Keputusan: Membuat keputusan yang kurang tepat berdasarkan informasi yang tidak lengkap atau salah interpretasi.
4. Kesalahan Penanganan Email: Mengirim email kepada penerima yang salah atau mengabaikan email penting.
5. Kesalahan dalam Pengaturan Jadwal atau Perencanaan: Keliru dalam menyusun jadwal atau merencanakan kegiatan.
6. Kesalahan dalam Pengoperasian Peralatan: Salah menggunakan atau mengoperasikan peralatan atau teknologi.
7. Kesalahan Penanganan Bahan atau Produk: Salah dalam menangani atau menyimpan bahan atau produk.
8. Kesalahan Keamanan TI: Tidak mengikuti prosedur keamanan seperti penggunaan kata sandi yang lemah atau mengabaikan pembaruan keamanan.
9. Kesalahan dalam Pemeliharaan dan Perawatan: Kelalaian dalam pemeliharaan rutin yang dapat menyebabkan kerusakan peralatan.
10. Kesalahan Prosedural: Tidak mengikuti atau melupakan langkah-langkah penting dalam prosedur atau proses kerja.

Cara Mengatasi Human Error untuk Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Bisnis

Nah, sudah tahu kan apa saja dampak dan contoh human error yang sering terjadi? Pastinya, Anda harus mempersiapkan diri agar human error dapat diminimalisir pada proses bisnis Anda. Berikut kami ulas caranya:

1. Cari tahu penyebabnya

Langkah pertama untuk mengatasi human error adalah mencari tahu penyebabnya. Sebelum mencari solusi, ada baiknya untuk memahami apa yang menjadi penyebab kesalahan tersebut. Bisa dengan cara analisis mendalam, diskusi dengan individu yang terlibat atau kajian proses yang ada.

2. Lakukan pelatihan rutin

Seperti yang telah dijelaskan di atas, pelatihan rutin sangat diperlukan untuk meminimalisir terjadinya human error. Pastikan setiap anggota tim memiliki pengetahuan yang mumpuni untuk menyelesaikan tugas mereka.Hal ini dapat menjadi pengingat bagi karyawan agar tetap memperhatikan prosedur dan berhati-hati dalam bekerja.

Pelatihan terus-menerus bagi karyawan untuk mengikuti proses dan teknologi yang berubah, serta memahami risiko besar perusahaan akan mengurangi human error secara berkala.

3. Gunakan teknologi otomatisasi

Saat ini, sudah ada teknologi otomasi yang dapat menggantikan jenis pekerjaan yang berulang sehingga dapat meminimalisir terjadinya human error. Dengan mesin, aktivitas bisnis bisa lebih efisien dan memberikan output yang maksimal.

Mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif dapat mengurangi kesalahan manusia, seperti kesalahan ketik atau memasukkan data ke dalam field yang salah.

Salah satu teknologi yang kami rekomendasikan adalah RPA (otomatisasi proses robotik) yang merupakan perangkat lunak yang mampu mengenali tugas-tugas berulang dan mengerjakannya tanpa ada kesalahan. Diperlukan pengembang RPA untuk mengembangkan hal tersebut dan IDStar menawarkan jasa tersebut.

4. Buat Dokumen Proses yang Rinci

Memiliki checklist dan dokumen proses yang tersedia untuk semua karyawan sebagai panduan, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa karyawan mengikuti prosedur yang tepat dalam pekerjaan mereka.

Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah untuk tugas-tugas yang kompleks dan memastikan bahwa semua langkah penting dalam proses tertentu diikuti secara konsisten. Hal ini sangat berguna untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja.

5. Kurangi Jumlah Saluran Komunikasi

Mengurangi jumlah saluran komunikasi berarti membatasi jumlah platform komunikasi yang digunakan dalam perusahaan.

Tujuannya adalah untuk menghindari kebingungan dan kesalahan yang dapat terjadi ketika karyawan harus beralih di antara berbagai saluran seperti email, SMS, webchat, dll.

Dengan menggunakan satu platform komunikasi yang andal dan aman, informasi penting dapat terpusat di satu tempat, memudahkan karyawan untuk mengakses semua informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien.

6. Gunakan Prinsip Least Privilege

Menggunakan Prinsip Least Privilege merupakan konsep keamanan siber yang membatasi akses ke data sensitif hanya kepada individu yang membutuhkan informasi tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Prinsip ini membantu mencegah pelanggaran data karena membatasi jumlah orang yang memiliki akses ke informasi sensitif.

Dengan memberikan akses yang ketat dan terkontrol, organisasi dapat mengurangi risiko kebocoran data, penghapusan data yang tidak disengaja, dan kesalahan lain yang terkait dengan akses yang tidak tepat.

Itulah penjelasan mengenai pengertian human error, bagaimana klasifikasi, contoh, dan cara mengatasinya. Semoga membantu!