Perusahaan menghasilkan berbagai data dari aktivitas penjualan, keuangan, pemasaran, hingga operasional. Tetapi, data yang tersebar di berbagai sistem dapat menyulitkan perusahaan dalam menganalisis informasi dan memantau kinerja bisnis secara menyeluruh.
Kondisi ini dapat menghambat perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Untuk mengatasinya, Business Intelligence (BI) membantu perusahaan mengolah dan menganalisis data menjadi informasi yang relevan untuk mendukung pengambilan keputusan.
Lantas, apa itu Business Intelligence, bagaimana cara kerjanya, dan apa manfaatnya bagi perusahaan?
Apa Itu Business Intelligence?
Business Intelligence (BI) adalah serangkaian proses dan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, serta menganalisis data guna mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Menurut IBM, Business Intelligence membantu perusahaan mengubah data menjadi insight untuk memahami kinerja, mengidentifikasi masalah, dan menemukan peluang bisnis.
BI bisa mengintegrasikan data dari berbagai sumber, seperti sistem penjualan, Customer Relationship Management (CRM), keuangan, dan operasional.
Data tersebut kemudian dianalisis dan disajikan melalui dashboard, grafik atau laporan agar perusahaan bisa memantau kinerja dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Bagaimana Cara Kerja Business Intelligence?
Secara umum, proses Business Intelligence terdiri dari empat tahapan seperti berikut ini:
1. Pengumpulan Data
Tahap pertama adalah mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), database, dan spreadsheet.
Data yang dikumpulkan mencakup informasi penjualan, pelanggan, transaksi hingga aktivitas operasional perusahaan.
2. Integrasi dan Pengolahan Data
Data yang terkumpul kemudian dibersihkan, disesuaikan, dan digabungkan agar memiliki format yang konsisten. Proses ini biasanya menggunakan metode Extract, Transform, Load (ETL) untuk mengintegrasikan data sebelum disimpan dalam data warehouse.
3. Analisis Data
Setelah data siap, Business Intelligence digunakan untuk mengidentifikasi pola, tren, dan perubahan kinerja bisnis. Misalnya, perusahaan membandingkan penjualan antar periode atau mengidentifikasi produk dengan permintaan tertinggi.
4. Visualisasi Data dan Reporting
Hasil analisis disajikan melalui dashboard, grafik, tabel atau laporan agar lebih mudah dipahami. Melalui visualisasi tersebut, perusahaan bisa memantau Key Performance Indicators (KPI), mengevaluasi kinerja, dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Baca Juga: Cloud Service Provider: Cara Kerja, Jenis Layanan, dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Apa Saja Komponen Utama Business Intelligence?
Business Intelligence terdiri dari beberapa komponen yang saling terhubung untuk mendukung pengelolaan, analisis, dan penyajian data perusahaan.
Berikut ini adalah empat komponen utama Business Intelligence:
1. Data Integration
Data Integration berfungsi menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam satu sistem. Komponen ini membantu perusahaan menjaga konsistensi informasi dan mempermudah pengelolaan data dari berbagai sistem.
2. Data Warehouse
Data Warehouse merupakan sistem penyimpanan terpusat yang digunakan untuk menyimpan data terintegrasi, termasuk data historis perusahaan. Komponen ini memudahkan perusahaan mengakses informasi dan membandingkan kinerja bisnis dari waktu ke waktu.
3. Data Analytics
Data Analytics digunakan untuk menganalisis data guna mengidentifikasi pola, tren, dan perubahan kinerja bisnis. Melalui analisis tersebut, perusahaan mampu mengevaluasi hasil operasional dan menemukan peluang perbaikan berdasarkan data.
4. Dashboard dan Reporting
Dashboard menyajikan informasi melalui visualisasi seperti grafik, tabel, dan indikator kinerja sedangkan reporting digunakan untuk menyusun laporan hasil analisis. Keduanya membantu perusahaan memantau KPI, memahami kondisi bisnis, dan mengevaluasi kinerja secara lebih mudah.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Laporan Bisnis dengan Bantuan AI?
Manfaat Business Intelligence bagi Perusahaan
Business Intelligence (BI) membantu perusahaan memanfaatkan data untuk memantau operasional, mengevaluasi kinerja, dan menentukan prioritas bisnis. Berikut lima manfaat utamanya:
1. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data
BI membantu manajemen membandingkan hasil aktual dengan target. Informasi ini memudahkan perusahaan menentukan tindakan seperti memprioritaskan perbaikan pada proses yang belum memenuhi target.
2. Memantau Kinerja Bisnis secara Menyeluruh
Dashboard BI dapat menampilkan metrik dari berbagai divisi dalam satu tampilan. Misalnya, manajemen bisa memantau pencapaian penjualan, performa kampanye, dan biaya operasional secara bersamaan.
3. Mengidentifikasi Tren dan Peluang Bisnis
Analisis data historis membantu perusahaan mengenali perubahan permintaan dan perilaku pelanggan. Misalnya, tren penjualan musiman dapat menjadi dasar untuk merencanakan stok dan promosi.
4. Mempercepat Analisis dan Pelaporan
Dengan BI, penggabungan data dan pembaruan laporan rutin bisa diotomatisasi. Tim pun dapat mengurangi pekerjaan manual dan punya lebih banyak waktu untuk meninjau hasil analisis.
5. Menjaga Konsistensi Informasi Antar Divisi
BI membantu setiap divisi menggunakan sumber data, definisi metrik, dan cara perhitungan yang sama. Dengan begitu, angka yang muncul di laporan penjualan dan keuangan bisa lebih mudah dibandingkan.
Contoh Penerapan Business Intelligence dalam Bisnis
Setiap divisi bisa menggunakan Business Intelligence (BI) untuk memantau indikator yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Berikut empat contoh penerapannya:
1. Analisis Kinerja Penjualan
Tim sales dapat memantau pencapaian target, pendapatan per produk, dan perkembangan pipeline penjualan. Misalnya, jika penjualan turun di wilayah tertentu, tim bisa melihat produk mana yang paling berkontribusi terhadap penurunan tersebut.
2. Evaluasi Kampanye Pemasaran
Tim marketing dapat membandingkan jumlah leads, tingkat konversi, dan biaya akuisisi dari berbagai kanal. Hasilnya membantu tim menentukan kampanye mana yang layak mendapat tambahan anggaran.
3. Pemantauan Anggaran dan Arus Kas
Tim finance dapat memantau arus kas dan membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran. Jika biaya suatu divisi melebihi rencana, tim dapat menelusuri pos pengeluaran yang paling berkontribusi terhadap selisih tersebut.
4. Pemantauan Efisiensi Operasional
Tim operasional dapat membandingkan waktu pemrosesan pesanan dan tingkat penyelesaian pekerjaan di berbagai lokasi. Jika pesanan sering terlambat di salah satu lokasi, tim dapat menelusuri tahapan yang paling banyak menyita waktu.
Baca Juga: Workflow Automation: Cara Kerja, Manfaat, dan Contohnya
Contoh Tools Business Intelligence
Berikut ini linma contoh platform BI dan satu AI agent yang dapat melengkapi proses analisis dan pelaporan:
1. Microsoft Power BI
Microsoft Power BI menghubungkan data dari berbagai sumber untuk membuat dashboard dan laporan interaktif. Integrasinya dengan ekosistem Microsoft memudahkan tim yang sudah menggunakan Excel untuk mengolah data.
2. Tableau
Tableau membantu tim mengeksplorasi data melalui visualisasi interaktif. Misalnya, tim dapat membandingkan kinerja penjualan antarwilayah atau melihat perubahan tren dari waktu ke waktu.
3. Google Looker
Google Looker membantu perusahaan menetapkan definisi metrik yang konsisten. Dengan begitu, tim sales dan finance dapat menggunakan cara perhitungan yang sama saat melaporkan pendapatan.
4. IBM Cognos Analytics
IBM Cognos Analytics mendukung pembuatan dashboard, visualisasi, dan laporan bisnis. Fitur berbasis AI juga membantu pengguna mengeksplorasi data dan memahami hasil analisis.
5. Tencent WorkBuddy sebagai Pelengkap BI
WorkBuddy adalah AI agent yang membantu tim mengolah data dan menyusun laporan melalui instruksi bahasa alami. Misalnya, tim dapat menggunakan hasil ekspor dari dashboard BI untuk membuat ringkasan kinerja bulanan.
Saat memilih tools BI, pertimbangkan sumber data yang digunakan, kebutuhan analisis dan pelaporan, integrasi dengan sistem yang sudah ada, serta pengaturan hak akses pengguna.
Bagaimana AI Mendukung Analisis Data dan Pelaporan?
Dalam Business Intelligence (BI), AI generatif dapat membantu tim menyiapkan data, menemukan pola, dan membuat visualisasi berdasarkan instruksi dalam bahasa sehari-hari. Penerapan ini dikenal sebagai Business Intelligence generatif menurut IBM.
1. Menyiapkan Data dari Spreadsheet
AI dapat membantu menyeragamkan format tanggal, mengelompokkan transaksi, dan menandai data yang kosong. Langkah ini memudahkan tim menyiapkan spreadsheet sebelum dianalisis.
2. Mengidentifikasi Pola dan Tren
AI dapat membantu membandingkan data antarperiode dan menyoroti perubahan yang perlu ditinjau. Misalnya, tim sales dapat meminta AI merangkum perubahan penjualan per wilayah selama tiga bulan terakhir.
3. Membuat Visualisasi dan Draf Laporan
AI dapat membantu membuat grafik dan menyusun ringkasan kinerja dari data yang tersedia. Misalnya, tim marketing dapat mengubah data kampanye bulanan menjadi grafik per kanal dan ringkasan pencapaian. Lihat contoh alurnya dalam panduan membuat laporan bisnis dengan bantuan AI.
Sebelum menggunakan hasilnya untuk mengambil keputusan, cocokkan angka dengan sumber data dan pastikan perhitungan serta kesimpulannya sesuai dengan konteks bisnis.
Peran AI dalam Pelaporan Business Intelligence
Data dari dashboard BI sering kali masih perlu diolah sebelum siap dibagikan sebagai laporan. IDstar menghadirkan Tencent WorkBuddy sebagai AI agent yang membantu tim mengolah data dan menyusun laporan melalui instruksi bahasa alami.
- Olah spreadsheet dengan menyeragamkan format dan mengelompokkan data.
- Analisis kinerja dengan membandingkan hasil antarperiode dan menyoroti perubahan penting.
- Siapkan laporan dengan membuat grafik dan draf ringkasan untuk ditinjau tim.
Sebagai partner Tencent Cloud, IDstar membantu perusahaan memilih paket WorkBuddy sesuai kebutuhan analisis dan pelaporan tim.
Referensi
IBM, “What Is Business Intelligence?”
IBM, “What Is Generative Business Intelligence?”
