Implementasi Robotic Process Automation (RPA) mengalami pertumbuhan yang signifikan selama beberapa tahun terakhir, sejalan dengan bisnis di berbagai industri yang secara aktif merampingkan proses dan mengotomatisasi pekerjaan administratif manual. Salah satunya, mendorong efisiensi proses bisnis.

Dikarenakan, teknologi RPA memungkinkan robot secara otomatis meniru tindakan manusia dalam melakukan tugas entri data, seperti pada proses Payroll, rekonsiliasi bank dan proses hutang usaha. Contohnya, implementasi RPA di departemen sumber daya manusia yang mendukung pengelola SDM untuk berinovasi pada pekerjaan yang lebih strategis, yaitu mendengarkan aspirasi karyawan dan mencari solusi terkait kebijakan SDM terbaru.

Sejalan dengan itu, Menurut studi Computer Economics Technology Trends 2019, sekitar 12% dari 250 perusahaan yang disurvei telah mengadopsi RPA, dengan 21% dari organisasi tersebut berencana untuk berinvestasi lebih banyak untuk implementasi RPA. Seperti dikutip dari The Wall Street Journal.

Namun, terlepas dari manfaat potensial RPA, banyak implementasi yang akhirnya gagal memberikan hasil sesuai ekspektasi. Pada artikel ini, kami akan mengeksplorasi alasan mengapa implementasi RPA gagal dan solusi yang ditawarkan.

Implementasi RPA Membutuhkan Visi Transformasi Digital yang Holistik

Dalam implementasi RPA, eksekutif dan karyawan harus memiliki visi yang sama. Karena, kebingungan terkait tujuan proyek RPA menyebabkan target implementasi tidak jelas.

Solusi: Tentukan dengan jelas tujuan dan sasaran implementasi RPA. Misalnya, seperti meningkatkan produktivitas, menghemat biaya saat krisis ekonomiatau meningkatkan pengalaman pelanggan. Pada kesempatan ini, tetapkan target terukur untuk melacak kemajuan dan menyelaraskan harapan dengan eksekutif perusahaan sebagai pemangku kepentingan. Pastikan bahwa tujuan dan sasaran dikomunikasikan dan dipahami oleh semua anggota tim dan eksekutif yang terlibat dalam proyek RPA.

Mengabaikan Dukungan Teknis IT Internal

Memulai adopsi RPA tidak mungkin dilakukan tanpa dukungan teknis dari tim IT internal. Dalam hal ini, Gartner menyebut hal tersebut sebagai "Kesalahan" dalam artikel berjudul 10 Kesalahan Otomatisasi yang Harus Dihindari.

Secara bersamaan, Alior Bank yang berbisnis di sektor keuangan mengakui jika mereka berinvestasi merekrut tim RPA CoE (Center of Excellence) dalam mensukseskan implementasi RPA. Seperti dikutip dari IBM Automation Case Studies.

Solusi: Pilih mitra implementasi RPA yang tepat. Sebagai opsi, bisnis dapat membeli solusi Robot As A Service yang sudah jadi yaitu RPA Bot yang disesuaikan dan terbukti berhasil mengotomatisasi proses bisnis tertentu, seperti otomasi rekonsiliasi bank atau otomasi pendaftaran BPJS karyawan.

Selain itu, bisnis dapat mengembangkan dan menggunakan solusi otomatisasi cerdas yang lebih lengkap dengan model kerjasama Outsourcing.

Perubahan Budaya dan Dukungan Karyawan

Implementasi RPA tidak diragukan lagi membawa peningkatan efisiensi ke berbagai proses bisnis. Namun, hal tersebut juga menimbulkan kekhawatiran di kalangan karyawan sehingga mengakibatkan penolakan atau keraguan untuk menerima RPA di dalam organisasi. Akibatnya, beberapa karyawan mungkin merasa kehilangan motivasi, yang menyebabkan penurunan produktivitas dan moral.

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan perlu memprioritaskan perubahan budaya dan pola pikir karyawan untuk memastikan penerapan RPA berjalan lancar. Salah satu pendekatan yang efektif adalah menugaskan karyawan yang digantikan oleh RPA dengan tugas yang lebih kreatif yang tidak dapat diotomatisasi dengan mudah. Hal ini memungkinkan karyawan untuk meningkatkan keterampilan, keahlian, dan kreativitas unik mereka, sehingga menambah nilai bagi organisasi dengan cara yang baru dan inovatif.

Perusahaan juga dapat memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan untuk membantu karyawan memperoleh keterampilan baru yang sangat dibutuhkan untuk mendorong terciptanya transformasi tempat kerja.

Selain itu, membina lingkungan kerja yang positif dan mendorong kolaborasi dapat membantu karyawan menerima RPA dengan pola pikir yang positif. Dalam hal ini, merayakan kontribusi karyawan atau membentuk forum di mana karyawan dapat berbagi pengalaman, ide, dan praktik terbaik terkait RPA, menciptakan rasa kebersamaan dan menumbuhkan budaya pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan.