Industri farmasi telah menjadi pengguna awal Robotic Process Automation yang paling menarik perhatian, sebuah platform yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan yang berulang dan lebih akurat.
Seperti dikutip dari The Wall Street Journal, para eksekutif perusahaan mengungkapkan jika di tengah ketidakpastian ekonomi saat ini mereka mengakselerasi pertumbuhan perusahaan untuk berbuat lebih banyak tanpa mempekerjakan karyawan tambahan dalam waktu dekat.
Dengan cara yang sama, perusahaan farmasi raksasa yang bermarkas di Indianapolis, Amerika Serikat. Mengatakan “tujuan dari strategi intelligent automation adalah untuk mendorong pertumbuhan tanpa menambah beban gaji perusahaan”, ungkap Mr. Diogo Rau, seorang eksekutif di perusahaan tersebut yang dikutip dari The Wall Street Journal.
Untuk tujuan mengukur produktivitas proses automation terhadap biaya membayar pekerja dalam mencapai tugas yang sama. Pada akhir tahun 2022, perusahaan farmasi yang dipimpin oleh Mr. Rau dibantu oleh Vendor RPA As A Services mengembangkan translation app berkemampuan Artificial Intelligence untuk menangani dokumen dengan istilah-istilah ilmiah dalam banyak bahasa dari laboratorium penelitian di seluruh dunia.
Kesimpulannya, “digital workforce” yang dikembangkan oleh perusahaan lebih hemat biaya, ucap Mr Rau.
Otomatisasi Proses P2P Invoice Menggunakan RPA
Demikian pula, Perusahaan farmasi global asal Massachusetts, Amerika Serikat dengan 90.000 karyawan di berbagai unit bisnis yang melayani pelanggan di 50 negara. Menghadapi tantangan terkait proses bisnis berupa tugas rutin berulang namun penting. Diantaranya, mengelolah invoices dan mengurus pembayaran untuk vendor.
Perusahaan saat ini memiliki ribuan vendor yang mengirimkan data semi-terstruktur dalam format yang berbeda. Karyawan menarik informasi secara manual dari PDF dan kemudian melakukan entri data ke dalam sistem ERP. Dalam situasi seperti itu, proses bisnis memakan waktu dan rawan kesalahan.
Dari waktu ke waktu, ini telah menjadi perhatian khusus bagi perusahaan farmasi, yang secara teratur bekerja dengan vendor dalam jumlah besar dan membayar ratusan tagihan setiap bulan.
Seperti dikatakan Luis Cajiao yang dikutip dari halaman UiPath Automation Case Studies. Pertama-tama, perusahaan farmasi mencari cara yang lebih baik untuk proses Purchase to Pay (P2P) Invoice melalui ERP, solusi pengelolaan pengeluaran bisnis perusahaan.
Jadi mereka memutuskan untuk membawanya maju ke era industri 4.0 dengan bantuan Robotic Process Automation yang akan menggunakan Artificial Intelligence untuk pemrosesan invoices, purchase orders dan dokumen terkait.
Alhasil, Kemampuan Robotic Process Automation dimanfaatkan mengekstrak data dari PDF (invoices, purchase order atau dokumen terkait) yang diterima dari ERP. Kemudian RPA Bot digunakan untuk memvalidasi hasil yang diekstraksi. Dalam kasus ini, PO yang Valid (ditemukan dalam sistem ERP). Kemudian, RPA Bot izinkan PO ke invoice di sistem ERP, untuk selanjutnya disimpan ke Sistem ERP untuk analisis lebih lanjut dan mendapatkan Approval.
Dalam kasus lain, hasil validasi RPA Bot menyatakan “ada perbedaan atau data yang hilang”. Maka dari itu, dukungan pekerja manusia (finance team) akan memecahkan masalah perbedaan data atau menanyakan detail yang hilang ke vendor, untuk selanjutnya dikirim kembali ke RPA Bot untuk diproses hingga ke tahap Approval.
Anda dapat menemukan deskripsi proses end-to-end pada gambar di bawah ini:
| Desain dan implementasikan Intelligent Automation Solution untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda. |
Manfaat Automation Bagi Karyawan Di Industri Farmasi
Solusi RPA Automation yang dikembangkan untuk pemrosesan P2P invoice telah menjadi “real game-changer” bagi perusahaan farmasi, menghasilkan penghematan 70% waktu dalam memproses invoice, dengan sekitar 53% dari semua invoice ditangani tanpa keterlibatan manusia.
Dalam kasus ini, membantu P2P (Purchase to Pay) finance team secara signifikan mengurangi beban kerja delapan karyawan full-time yang mengelola sekitar 824.000 invoices setiap tahunnya. Ungkap Luis Cajiao seperti dikutip dari UiPath.
Sejalan dengan itu, laporan dari lembaga riset Gartner menunjukkan bahwa Robotic Process Automation dapat digunakan untuk menghilangkan kesalahan manusia dalam proses laporan keuangan harian.
Gartner mempelajari penggunaan RPA di departemen keuangan melalui wawancara dengan lebih dari 150 corporate controllers dan chief accounting officers (CAOs) untuk menentukan manfaat utama penerapan RPA dalam proses pelaporan keuangan. RPA dapat meningkatkan efisiensi karyawan (finance team) dengan mengotomatiskan input data dan menghilangkan kesalahan manusia melalui validasi yang akurat.
Sejalan dengan ini, implementasi RPA juga merupakan cara yang baik untuk mempercepat proses pekerjaan yang terkait input manual. Sebagai hasilnya menghemat waktu dan uang sambil memastikan bahwa laporan akurat.
Riset Gartner menemukan bahwa setengah dari profesional keuangan yang telah mengimplementasikan RPA melihat peningkatan efektivitas departemen sambil meningkatkan akurasi dan mengurangi biaya setiap hari. Studi tersebut juga mengungkapkan bahwa 93% tim keuangan mengatakan mereka akan merekomendasikan RPA kepada kolega mereka.
