Proses pendaftaran pelanggan, karyawan, merchant, atau mitra pada suatu layanan dapat melibatkan berbagai tahapan, mulai dari pengisian data hingga verifikasi dan aktivasi layanan.
Ketika tahapan tersebut masih dilakukan secara manual, proses onboarding dapat membutuhkan lebih banyak waktu dan pekerjaan administratif.
Melalui digital onboarding, rangkaian proses tersebut dapat dipindahkan ke kanal digital sehingga lebih mudah dikelola dan diakses oleh pengguna.
Dengan demikian, pengguna dapat menyelesaikan onboarding secara lebih praktis, sementara bisnis dapat mengelola data dan prosesnya secara lebih terstruktur.
Apa Itu Digital Onboarding?
Digital onboarding adalah proses penerimaan, pendaftaran, verifikasi, dan aktivasi pengguna baru melalui kanal digital, sebelum menggunakan suatu layanan.
Pengguna dapat menyelesaikan berbagai tahapan onboarding tanpa harus selalu datang atau menyerahkan dokumen secara fisik.
Untuk proses yang memerlukan verifikasi identitas, eKYC (Electronic Know Your Customer) dapat menjadi salah satu pendukung digital onboarding dengan membantu memastikan identitas pengguna secara digital.
Penerapannya sendiri dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, baik untuk pelanggan, karyawan, merchant, mitra, maupun vendor.
Bagaimana Cara Kerja Digital Onboarding?
Digital onboarding dapat memiliki alur yang berbeda sesuai kebutuhan bisnis, tetapi prosesnya secara umum berlangsung melalui beberapa tahapan sebagai berikut:
1. Pengguna Melakukan Registrasi
Proses dimulai ketika pengguna mengakses website, aplikasi, atau portal bisnis untuk melakukan pendaftaran.
Pengguna kemudian mengisi informasi yang dibutuhkan, seperti nama, kontak, data perusahaan, atau informasi lain sesuai jenis layanan.
2. Pengguna Mengirimkan Data dan Dokumen
Setelah registrasi, pengguna dapat diminta melengkapi data atau mengunggah dokumen pendukung.
Contohnya, calon nasabah dapat diminta mengirimkan dokumen identitas, sementara merchant dapat diminta memberikan dokumen legalitas usaha.
3. Data dan Identitas Diverifikasi
Data yang diberikan kemudian diperiksa untuk memastikan informasi pengguna sesuai dengan persyaratan bisnis.
Jika diperlukan verifikasi identitas, proses ini dapat didukung dengan eKYC untuk memeriksa dokumen dan identitas pengguna secara digital.
4. Bisnis Menentukan Hasil Onboarding
Berdasarkan hasil pemeriksaan, sistem dapat menentukan apakah pengguna dapat melanjutkan proses, membutuhkan informasi tambahan, atau perlu melalui pemeriksaan lebih lanjut.
5. Pengguna Mendapatkan Akses
Setelah proses selesai, pengguna dapat memperoleh akses ke layanan, akun, sistem, atau fasilitas yang disediakan bisnis.
Dengan alur tersebut, digital onboarding menghubungkan proses registrasi hingga pengguna siap menggunakan layanan dalam satu perjalanan digital.
Baca juga: Risk Control Engine: Cara Kerja, Kelebihan, dan Contoh Penerapannya untuk Bisnis
Apa Manfaat Digital Onboarding?
Dengan memindahkan proses onboarding ke kanal digital, bisnis dapat memperoleh beberapa manfaat sebagai berikut:
1. Mempercepat Proses Onboarding
Pengguna dapat mengisi data, mengirim dokumen, dan menyelesaikan verifikasi secara digital tanpa harus melalui proses manual yang panjang.
Hal ini dapat membantu mempercepat waktu dari pendaftaran hingga pengguna mendapatkan akses ke layanan.
2. Mengurangi Pekerjaan Manual
Pengumpulan data, pemeriksaan dokumen, dan pemindahan informasi ke sistem dapat dilakukan secara digital atau diotomatisasi sesuai kebutuhan.
Dengan begitu, tim dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan lebih fokus pada proses yang membutuhkan penilaian manusia.
3. Meningkatkan Akurasi Data
Penggunaan formulir dan proses digital dapat membantu membuat pengumpulan data lebih terstruktur.
Integrasi dengan sistem lain juga dapat mengurangi kebutuhan untuk memasukkan informasi yang sama berulang kali.
4. Meningkatkan Pengalaman Pengguna
Pengguna dapat menyelesaikan proses onboarding melalui perangkat digital tanpa harus selalu datang ke kantor atau menyerahkan dokumen secara fisik.
Proses yang lebih sederhana juga dapat membantu mengurangi hambatan selama pendaftaran.
5. Mendukung Keamanan dan Kepatuhan
Digital onboarding dapat menggabungkan verifikasi, autentikasi, pengelolaan dokumen, dan kontrol akses sesuai kebutuhan bisnis.
Hal ini membantu memastikan proses onboarding berjalan sesuai prosedur dan persyaratan yang berlaku, terutama pada bisnis dengan kebutuhan keamanan dan kepatuhan yang lebih tinggi.
6. Memudahkan Skalabilitas
Ketika jumlah pengguna baru meningkat, proses digital dapat membantu bisnis menangani volume onboarding yang lebih besar tanpa meningkatkan seluruh pekerjaan manual secara proporsional.
Karena itu, digital onboarding dapat menjadi bagian dari strategi bisnis untuk membangun proses penerimaan pengguna yang lebih terstruktur dan mudah dikembangkan.
Baca juga: Edge Computing: Cara Kerja dan Manfaatnya untuk Layanan Digital
Apa Saja Komponen Digital Onboarding?
Digital onboarding dapat terdiri dari beberapa komponen yang disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis, sebagai berikut:
1. Registrasi Digital
Formulir digital digunakan untuk mengumpulkan informasi pengguna saat melakukan pendaftaran.
2. Pengumpulan Data dan Dokumen
Sistem dapat digunakan untuk mengumpulkan data pribadi, dokumen identitas, atau informasi lain yang diperlukan selama proses onboarding.
3. eKYC untuk Verifikasi Identitas
eKYC dapat menjadi komponen penting dalam digital onboarding ketika bisnis perlu memastikan identitas pengguna.
Proses ini dapat mencakup pemeriksaan dokumen, liveness detection, dan pencocokan wajah secara digital.
Dengan adanya eKYC, proses verifikasi identitas dapat dilakukan sebagai bagian dari alur onboarding tanpa harus mengandalkan pemeriksaan secara manual.
4. Autentikasi dan Persetujuan
Setelah identitas diverifikasi, pengguna dapat melalui proses autentikasi atau memberikan persetujuan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
5. Integrasi dengan Sistem Bisnis
Data onboarding dapat dihubungkan dengan sistem seperti CRM, HRMS, ERP, atau database agar dapat digunakan pada proses berikutnya.
6. Aktivasi dan Monitoring
Setelah seluruh tahapan selesai, akun atau layanan dapat diaktifkan. Bisnis juga dapat memantau status onboarding untuk melihat proses yang masih berjalan atau membutuhkan tindakan.
Dengan komponen tersebut, digital onboarding dapat menghubungkan berbagai tahapan dalam satu alur yang lebih terstruktur sesuai kebutuhan bisnis.
Contoh Implementasi Digital Onboarding untuk Bisnis
Digital onboarding dapat digunakan pada berbagai proses bisnis, sebagai berikut:
1. Perbankan dan Fintech
Calon nasabah dapat mendaftar melalui aplikasi, mengisi data, dan mengunggah dokumen identitas.
Pada tahap verifikasi, eKYC dapat membantu memeriksa identitas pengguna secara digital sebelum proses dilanjutkan ke pembukaan rekening.
Kebutuhan verifikasi tatap muka secara elektronik ini juga tercermin dalam POJK No. 8 Tahun 2023, yang mengatur mekanisme verifikasi nasabah secara elektronik, termasuk melalui perangkat lunak dan e-KYC.
2. E-Commerce
Merchant dapat mendaftarkan bisnis secara online, mengirimkan dokumen usaha, menjalani proses verifikasi, dan mendapatkan akses ke platform setelah disetujui.
Proses tersebut memungkinkan bisnis memproses merchant baru tanpa harus melakukan seluruh pendaftaran secara manual.
3. Telekomunikasi
Pelanggan dapat melakukan registrasi layanan melalui aplikasi atau website, mengirimkan data identitas, menyelesaikan verifikasi, kemudian mengaktifkan layanan secara digital.
4. Onboarding Karyawan
Karyawan baru dapat mengisi data pribadi, mengirimkan dokumen, mendapatkan akun dan akses sistem, kemudian mengikuti materi atau pelatihan awal secara digital.
5. Vendor dan Mitra Bisnis
Vendor atau mitra dapat mengisi informasi perusahaan, mengirimkan dokumen legalitas, menjalani proses verifikasi, dan memperoleh akses ke portal atau sistem perusahaan setelah disetujui.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa digital onboarding mampu diterapkan pada berbagai proses penerimaan pengguna baru.
Baca juga: Cloud Security: Manfaat dan Cara Melindungi Infrastruktur Cloud
Bagaimana Menerapkan Digital Onboarding?
Penerapan digital onboarding perlu disesuaikan dengan proses dan kebutuhan bisnis, sebagai berikut:
1. Petakan Proses Onboarding
Identifikasi seluruh tahapan yang harus dilalui pengguna, mulai dari registrasi hingga aktivasi.
Tentukan bagian mana yang masih dilakukan secara manual dan tahapan mana yang dapat dipindahkan ke kanal digital.
2. Tentukan Data dan Verifikasi yang Dibutuhkan
Tentukan informasi dan dokumen yang perlu dikumpulkan serta jenis pemeriksaan yang diperlukan.
Misalnya, bisnis yang membutuhkan verifikasi identitas dapat memasukkan eKYC sebagai bagian dari proses onboarding.
3. Pilih Teknologi yang Sesuai
Pilih teknologi berdasarkan kebutuhan proses, seperti formulir digital, document processing, eKYC, autentikasi, tanda tangan elektronik, atau automation.
Tidak semua bisnis membutuhkan seluruh teknologi tersebut. Yang lebih penting adalah memastikan setiap teknologi mendukung tahapan onboarding yang memang diperlukan.
4. Integrasikan dengan Sistem yang Sudah Ada
Hubungkan sistem onboarding dengan aplikasi atau database yang digunakan bisnis agar data dapat mengalir ke proses berikutnya tanpa banyak pekerjaan manual.
5. Uji dan Pantau Proses
Lakukan pengujian dari sisi pengguna maupun sistem untuk memastikan setiap tahapan berjalan dengan baik.
Setelah digunakan, pantau waktu penyelesaian, tingkat keberhasilan, serta titik di mana pengguna sering berhenti atau membutuhkan bantuan.
Dengan pendekatan tersebut, digital onboarding dapat dikembangkan secara bertahap sesuai kebutuhan bisnis, tanpa harus mengubah seluruh sistem sekaligus.
Tencent Cloud eKYC untuk Mendukung Digital Onboarding
Digital onboarding merupakan proses penerimaan dan pendaftaran pengguna layanan secara digital agar perusahaan dapat mempermudah proses onboarding.
Untuk mempermudah proses verifikasi identitas di dalamnya, perusahaan dapat memanfaatkan eKYC.
IDstar menyediakan solusi Tencent Cloud eKYC yang mampu mendukung verifikasi identitas secara digital dan dapat membantu perusahaan untuk:
- Memverifikasi dokumen identitas secara digital.
- Memastikan keaslian pengguna melalui liveness detection.
- Mencocokkan wajah pengguna dengan foto pada dokumen identitas.
- Mendeteksi risiko deepfake melalui AI Face Shield.
- Mengintegrasikan verifikasi ke aplikasi atau website melalui SDK, HTML5, maupun API.
Bersama IDstar, perusahaan dapat mengakses solusi eKYC dengan dukungan partner resmi Tencent Cloud untuk implementasi yang aman dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
References:
Fintech News Singapore. “eKYC in Indonesia: The Ultimate Guide to Everything You Need to Know.” 2025.
Otoritas Jasa Keuangan. “POJK Nomor 8 Tahun 2023 Tentang Penerapan Program Anti Pencucian Uang, Pencegahan Pendanaan Terorisme, dan Pencegahan Pendanaan Proliferasi Senjata Pemusnah Massal di Sektor Jasa Keuangan.” 2023.
Tencent Cloud. “eKYC Overview.”
