Di tengah transformasi digital yang semakin masif, divisi HR (Human Resources) tidak lagi hanya mengurusi administrasi karyawan.
Teknologi kini menjadi mitra strategis dalam pengelolaan SDM, dan dua istilah yang sering muncul dalam diskusi ini adalah HRIS (Human Resources Information System) dan HRMS (Human Resources Management System).
Meski terdengar mirip, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan, terutama dalam hal fitur, cakupan, dan kontribusinya terhadap efisiensi operasional HR.
Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan manajemen SDM, penting untuk memahami perbedaan ini.
Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)?
HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola data karyawan dan proses administrasi SDM yang bersifat transaksional dan informatif. Fitur utama dalam HRIS meliputi:
-
Database karyawan
-
Manajemen absensi
-
Rekap cuti
-
Informasi kompensasi & tunjangan
-
Struktur organisasi
-
Laporan SDM dasar
HRIS berfungsi sebagai “single source of truth” untuk data karyawan, ideal untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang rapi, akurat, dan mudah diakses oleh HR.
Apa Itu HRMS (Human Resources Management System)?
Sementara itu, HRMS mencakup fitur HRIS tetapi menambahkan fungsionalitas yang lebih luas dan mendalam, termasuk manajemen strategis dan otomatisasi proses HR end-to-end.
Fitur HRMS biasanya meliputi:
-
Fitur HRIS lengkap
-
Modul payroll & tax
-
Performance management
-
Learning & development
-
Recruitment & onboarding automation
-
Succession planning
-
Employee self-service portal
Dengan kata lain, HRMS = HRIS + sistem manajemen & automasi SDM tingkat lanjut.
Baca juga: 10 Proses HR yang Bisa Diotomatisasi
Bagaimana Penggunaan HRIS & HRMS di Perusahaan?
Ada dua kondisi khusus untuk penggunaan dua entitas ini, yaitu:
1. HRIS untuk Manajemen Data yang Stabil
Perusahaan skala kecil hingga menengah umumnya memulai dengan HRIS untuk mendigitalisasi pencatatan karyawan. Proses manual seperti rekap absensi Excel, pengajuan cuti lewat WhatsApp, atau file fisik mulai tergantikan oleh sistem terintegrasi.
2. HRMS untuk Operasional HR yang Terkelola dan Terukur
Saat kebutuhan SDM semakin kompleks (misalnya perusahaan bertumbuh pesat atau mulai membentuk learning division), HRMS menjadi pilihan. Selain mendukung efisiensi operasional, sistem ini juga memberikan insight berbasis data untuk pengambilan keputusan strategis HR.
Kelebihan HRIS
-
Pengelolaan Data Karyawan yang Terpusat
Semua informasi karyawan, dari biodata hingga histori jabatan, tersimpan rapi dalam satu sistem. -
Efisiensi Administrasi SDM
Proses manual seperti pengajuan cuti, absensi, atau perubahan data bisa diotomatisasi sebagian. -
Meningkatkan Akurasi dan Konsistensi
Mengurangi risiko kesalahan akibat input data manual dan duplikasi file. -
Akses Data Lebih Cepat dan Aman
Informasi dapat diakses secara real-time oleh HR, supervisor, atau manajemen sesuai hak akses. -
Lebih Ekonomis untuk Perusahaan Kecil–Menengah
Cocok untuk organisasi yang baru mulai digitalisasi HR tanpa perlu fitur kompleks.
Kelebihan HRMS
-
Fitur HRIS yang Lebih Lengkap dan Mendalam
HRMS mencakup semua fungsi HRIS ditambah dengan modul tambahan seperti payroll, appraisal, dan training. -
Otomatisasi Proses End-to-End
Dari rekrutmen, onboarding, hingga offboarding bisa berjalan otomatis dan seamless. -
Pengambilan Keputusan Berbasis Data
HRMS menyajikan insight dan laporan analitik yang membantu manajemen dalam merumuskan strategi SDM. -
Employee Self-Service (ESS)
Karyawan bisa mengakses slip gaji, mengajukan cuti, atau memperbarui data sendiri secara mandiri. -
Mendukung Skala & Pertumbuhan Organisasi
Cocok untuk perusahaan dengan struktur besar, multi-departemen, atau ekspansi ke berbagai lokasi. -
Integrasi dengan Sistem Lain
HRMS modern bisa diintegrasikan dengan software lain seperti ERP, finance, atau compliance system.
Baca juga: Manfaat Payroll Automation untuk Tingkatkan Efisiensi HR
HRIS atau HRMS: Mana yang Tepat?
Sebenarnya semua tergantung bagaimana kebutuhan perusahaan Anda. Berikut Kami bantu untuk melihat lebih jelas di dalam tabel.
| Aspek | HRIS | HRMS |
|---|---|---|
| Fokus | Administratif & data | Administratif + Strategis & Automatisasi |
| Fitur utama | Database, absensi, cuti | HRIS + payroll, rekrutmen, training, appraisal |
| Skalabilitas | Cocok untuk UKM | Cocok untuk perusahaan menengah & besar |
| Harga | Lebih terjangkau | Lebih tinggi, tapi sebanding fitur |
| Tujuan penggunaan | Digitalisasi data HR | Optimalisasi proses HR & pengembangan SDM |
Digitalisasi Divisi HR Lebih Cerdas Bersama IDstar
Di era digital yang serba cepat, divisi HR tak bisa lagi hanya mengandalkan pencatatan manual atau sistem database standar. Proses yang lambat, rawan error, dan tidak terintegrasi bisa menghambat pertumbuhan bisnis.
Di sinilah otomatisasi memainkan peran penting—bukan hanya untuk efisiensi, tapi juga untuk memberi nilai strategis bagi HR dan perusahaan secara keseluruhan.
IDstar, sebagai mitra transformasi digital Anda, menyediakan solusi Automation & IT Managed Services yang siap mempercepat kinerja tim HR Anda. Mulai dari payroll otomatis, proses rekrutmen yang terintegrasi, hingga sistem onboarding tanpa hambatan—semua bisa dijalankan lebih cepat, akurat, dan terukur.
Contoh Sistem Otomatisasi HR yang Bisa Diimplementasikan:
-
Payroll Automation
Hitung gaji otomatis berdasarkan kehadiran, jam lembur, dan tunjangan, termasuk integrasi pajak dan BPJS. -
Automated Attendance Tracking
Integrasi dengan face recognition dan IoT devices untuk mencatat absensi tanpa input manual. -
Recruitment Workflow Automation
Mulai dari parsing CV otomatis, auto-filter kandidat, sampai penjadwalan interview secara otomatis. -
Employee Onboarding Automation
Kirim email otomatis, atur dokumen onboarding, dan checklist hari pertama secara digital. -
Performance Review Automation
Notifikasi periodik, tracking KPI karyawan, dan laporan appraisal yang dapat diakses kapan saja. -
Exit Process Automation
Proses offboarding karyawan yang terdokumentasi otomatis dan mudah dilacak.
Siap Upgrade Workflow Divisi Anda?
Transformasi HR bukan sekadar tren, tapi kebutuhan untuk bertahan dan berkembang. Dengan bantuan teknologi automation dari IDstar, proses HR Anda akan lebih cepat, akurat, dan strategis. Hubungi Kami sekarang.
Chat Us