HRIS lapangan adalah sistem HR yang membantu perusahaan mengelola tenaga kerja yang bekerja dalam pola shift, multi-site, atau lokasi yang dinamis. Fungsinya dapat mencakup pengelolaan data karyawan hingga monitoring tenaga kerja.
Harga aplikasi HRIS lapangan dapat dipengaruhi oleh jumlah pekerja, site, user, fitur, dan integrasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, biaya implementasi dapat berbeda sesuai skala dan kompleksitas kebutuhan setiap perusahaan.
Maka dari itu, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan penggunaan dan komponen biaya sejak awal. Simak faktor dan komponen biaya berikut untuk menyusun budget yang lebih realistis sekaligus membandingkan proposal vendor secara objektif.
Faktor yang Memengaruhi Harga Aplikasi HRIS Lapangan
Biaya sistem disesuaikan dengan skala dan kebutuhan operasional perusahaan, termasuk jumlah worker, site, fitur, integrasi, dan implementasi. Secara lebih detail, simak lima faktor utama berikut.
1. Jumlah Pekerja dan User Sistem
Jumlah worker menjadi salah satu faktor utama dalam menentukan biaya karena setiap perusahaan memiliki skala tenaga kerja yang berbeda.
Selain worker yang melakukan aktivitas di lapangan, perusahaan juga dapat memiliki supervisor, administrator, atau pihak lain yang membutuhkan akses ke sistem.
Model pricing vendor pun dapat berbeda, misalnya berdasarkan jumlah worker aktif atau jumlah user yang membutuhkan akses. Karena itu, perusahaan perlu mengetahui siapa saja yang akan menggunakan sistem dan jenis akses yang mereka butuhkan sebelum menghitung anggaran.
2. Jumlah Site yang Dikelola
Jumlah lokasi juga dapat memengaruhi biaya HRIS lapangan, terutama bagi perusahaan dengan operasional multi-site.
Setiap site dapat memiliki konfigurasi dan kebutuhan operasional yang berbeda sehingga perlu diperhitungkan dalam implementasi sistem.
Beberapa kebutuhan yang dapat berbeda antar-site meliputi:
- lokasi dan area absensi
- pengaturan shift
- struktur supervisor
- kebutuhan reporting
Dengan memberikan informasi jumlah site sejak awal, perusahaan dapat memperoleh estimasi biaya yang lebih sesuai dengan skala operasional sebenarnya.
3. Fitur dan Modul yang Dibutuhkan
Kebutuhan fitur turut memengaruhi harga aplikasi HRIS lapangan. Sistem dengan fungsi dasar attendance memiliki biaya berbeda dari platform yang mencakup shift, aktivitas, incident, dan reporting.
Fitur yang dapat dipertimbangkan meliputi GPS validation, geofencing, selfie verification, AI Liveness, shift management, monitoring aktivitas, incident management, dan dashboard multi-site. Pastikan fitur dipilih berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan.
4. Kebutuhan Integrasi Sistem
Jika perusahaan sudah menggunakan sistem lain, kebutuhan integrasi perlu diperhitungkan sejak tahap perencanaan.
Integrasi dapat membantu mengurangi input data berulang dan memungkinkan informasi dari HRIS lapangan digunakan dalam proses bisnis lainnya.
Contohnya meliputi integrasi dengan payroll, ERP, HRIS, accounting system, atau aplikasi internal perusahaan. Semakin kompleks kebutuhan integrasi, semakin besar pula kebutuhan konfigurasi, pengujian, dan pemeliharaan yang perlu dipertimbangkan dalam anggaran.
5. Implementasi dan Dukungan Vendor
Selain harga software, pertimbangkan biaya dan layanan implementasi seperti konfigurasi, migrasi data, training, onboarding, dan support.
Harga awal yang lebih rendah belum tentu lebih efisien apabila sistem membutuhkan banyak penyesuaian atau layanan tambahan.
Baca juga: Panduan Software HRIS: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaat
Komponen Biaya dalam HRIS Lapangan
Saat membandingkan proposal vendor, perhatikan komponen biaya berikut.
| Komponen | Penjelasan |
| Subscription | Biaya penggunaan platform |
| Setup & konfigurasi | Penyesuaian sistem sesuai kebutuhan operasional |
| Integrasi | Koneksi dengan sistem lain |
| Training | Pelatihan pengguna internal |
| Support | Dukungan setelah implementasi |
Dengan memahami struktur biaya, perusahaan dapat membandingkan proposal secara lebih akurat dan menghindari biaya tambahan yang tidak diperhitungkan sejak awal.
Model Harga Aplikasi HRIS Lapangan yang Umum Digunakan
Vendor aplikasi HRIS lapangan dapat menggunakan model pricing yang berbeda, tergantung pada cara sistem digunakan dan skala operasional perusahaan. Pahami tiga model ini untuk membandingkan proposal vendor dengan dasar perhitungan yang lebih jelas.
1. Harga Berdasarkan Jumlah Pekerja
Pada model jumlah pekerja atau per-worker, biaya dihitung berdasarkan jumlah tenaga kerja yang menggunakan sistem.
Model ini dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin menyesuaikan biaya dengan jumlah worker aktif dan memperkirakan anggaran berdasarkan pertumbuhan tenaga kerja.
Namun, perusahaan perlu memastikan apakah seluruh worker dihitung dalam biaya atau hanya worker yang aktif menggunakan sistem. Hal ini penting ketika jumlah tenaga kerja dapat berubah karena penambahan atau pengurangan kontrak.
2. Harga Berdasarkan Jumlah Site
Biaya model jumlah site atau per-site ditentukan berdasarkan jumlah lokasi operasional yang dikelola melalui sistem.
Model ini dapat sesuai untuk perusahaan yang memiliki banyak lokasi dengan kebutuhan konfigurasi dan monitoring yang berbeda.
Sebelum membandingkan harga, perusahaan perlu memastikan apa saja yang termasuk dalam biaya per site. Misalnya, apakah konfigurasi lokasi, geofencing, dashboard, dan akses supervisor sudah termasuk dalam paket yang ditawarkan.
3. Berdasarkan Paket Langganan
Model paket langganan atau subscription package menawarkan paket berdasarkan kombinasi fitur dan kapasitas penggunaan tertentu.
Perusahaan dapat memilih paket sesuai dengan tingkat kebutuhan operasional tanpa harus membayar fitur yang tidak digunakan.
Contoh pengelompokan paket dapat dilihat berikut:
|
Paket |
Cocok untuk |
| Basic | Kebutuhan attendance dasar |
| Standard | Attendance dan pengelolaan shift |
| Advanced | Monitoring, incident, dan reporting |
Dalam membandingkan paket, jangan hanya melihat harga per bulan atau per tahun. Perhatikan juga batas jumlah worker, site, user, fitur yang tersedia, serta biaya tambahan untuk implementasi dan integrasi agar total biaya dapat dihitung dengan lebih akurat.
Cara Menghitung Kebutuhan HRIS Lapangan Sebelum Meminta Penawaran
Sebelum meminta penawaran, siapkan data dasar berikut agar vendor dapat memberikan estimasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
| Kebutuhan | Data yang Perlu Disiapkan |
| Site | Jumlah lokasi yang dikelola, termasuk kantor, cabang, dan lokasi klien |
| Worker | Jumlah pekerja aktif dan perkiraan pertumbuhan tenaga kerja |
| User | Jumlah HR, supervisor, administrator, dan pengguna lain yang membutuhkan akses |
| Integrasi | Sistem yang perlu terhubung, seperti payroll, ERP, atau HRIS |
| Reporting | Jenis laporan yang dibutuhkan, seperti attendance, shift, aktivitas, incident, dan payroll |
Setelah lima data tersebut tersedia, perusahaan dapat meminta vendor menjelaskan model pricing, fitur yang termasuk, biaya implementasi, serta biaya tambahan yang mungkin muncul. Sehingga, perusahaan dapat membandingkan proposal berdasarkan kebutuhan dan biaya.
Cara Membandingkan Proposal Vendor HRIS Lapangan
Selain membandingkan harga langganan, pastikan setiap vendor menggunakan scope dan komponen biaya yang sama agar perbandingan lebih objektif, sebagai berikut.
| Komponen | Hal yang Perlu Diperhatikan |
| Model pricing | Dasar perhitungan biaya: worker, site, user, atau paket |
| Scope | Jumlah worker, site, dan user yang termasuk dalam paket |
| Fitur | Fitur yang termasuk serta fitur dengan biaya tambahan |
| Implementasi | Setup, konfigurasi, migrasi data, dan onboarding |
| Integrasi | Kebutuhan dan biaya integrasi dengan sistem lain |
| Support | Cakupan dukungan serta biaya layanan tambahan |
| Skalabilitas | Perubahan biaya seiring bertambahnya worker atau site |
| Total biaya | Estimasi keseluruhan biaya selama periode penggunaan |
Apa yang Perlu Dibandingkan dalam Proposal Vendor?
Proposal dengan harga awal yang lebih rendah belum tentu menghasilkan biaya keseluruhan yang lebih rendah. Biaya implementasi, integrasi, fitur tambahan, atau penambahan site dapat memengaruhi total investasi perusahaan.
Karena itu, minta vendor menjelaskan komponen yang sudah termasuk, biaya tambahan, dan asumsi perhitungan sebelum proposal dibandingkan. Dengan cara ini, Finance, Procurement, dan IT dapat menilai proposal berdasarkan kebutuhan dan total biaya.
Baca juga: 15 Rekomendasi Aplikasi HRIS untuk Perusahaan di 2026
Cara Menyesuaikan HRIS dengan Operasional Lapangan
HRIS pada umumnya berfokus pada kebutuhan administrasi karyawan, seperti data personal, cuti, dan payroll. Namun, kebutuhan perusahaan dengan tenaga kerja lapangan dapat meluas hingga pengelolaan lokasi, shift, kehadiran, dan aktivitas operasional.
Ketika kebutuhan tersebut belum tercakup dalam HRIS yang digunakan, perusahaan tidak selalu perlu mengganti sistem yang sudah berjalan. Melainkan adalah melengkapi HRIS dengan platform yang dapat memenuhi kebutuhan operasional.
SIGAPP dapat berperan sebagai Workforce Visibility Platform yang melengkapi kebutuhan tersebut dengan menghubungkan data kehadiran dan aktivitas tenaga kerja di berbagai site, seperti:
- Memvalidasi kehadiran berdasarkan lokasi melalui GPS validation dan geofencing.
- Mengelola shift dan tenaga kerja multi-site agar penugasan dapat dipantau sesuai kebutuhan operasional.
- Memonitor aktivitas tenaga kerja melalui checklist dan dokumentasi pekerjaan.
- Mencatat incident beserta informasi yang diperlukan untuk tindak lanjut.
- Menyiapkan data operasional yang lebih terstruktur untuk kebutuhan reporting dan proses berikutnya.
Dengan demikian, SIGAPP dapat melengkapi sistem HR dengan data operasional dari lapangan, terutama ketika perusahaan perlu menghubungkan data kehadiran, penugasan, aktivitas, dan incident dengan proses HR yang sudah berjalan.
References
Compono. “HR software pricing: a guide to understanding costs.” 2026.
Tech.co. “HR Software Prices: Monthly Plans, Hidden Costs, and More.” 2026.
SAP. “What is HRIS?” 2026.
