Di era digital saat ini, data adalah salah satu aset terpenting yang dimiliki oleh perusahaan. Namun, pengelolaan data yang tidak efisien bisa mengakibatkan kehilangan waktu dan sumber daya yang signifikan.
Statistik menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga 20% dari waktu kerja mereka untuk mengelola data yang tidak terstruktur atau kesalahan entri data.
Itulah sebabnya artikel ini dibuat, untuk mengatasi masalah Anda dan karyawan dalam pengelolaan data entry. Di sini, kami berharap bahwa Anda bisa mengelola data secara efisien demi meningkatkan bisnis Anda.
Melalui artikel ini, kita akan menggali bagaimana proses data entry bekerja dan langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi proses tersebut dengan bantuan RPA (Robotic Process Automation).
Apa Itu Data Entry?
Sebelum masuk ke pembahasan, mari kita telaah lebih lanjut tentang data entry. Data entry adalah proses input data dari dokumen fisik atau sumber lain ke dalam sistem komputer menggunakan software tertentu.
Proses ini sering kali dianggap sebagai tugas yang monoton dan membosankan. Tetapi, kehadirannya sangat krusial untuk akurasi data yang mempengaruhi bagaimana Anda membuat keputusan dan strategi bisnis.
Beberapa contoh proses data entry yang sering terjadi, seperti penginputan data pelanggan, data transaksi, dan catatan keuangan adalah beberapa tugas umum yang dilakukan dalam proses data entry di berbagai perusahaan.
Menurut beberapa pakar, Suyanto dan Azhar Susanto dalam buku “Sistem Informasi Manajemen” mendefinisikan data entry sebagai proses memasukkan data dari berbagai dokumen sumber ke dalam sistem informasi.
Sedangkan Turban, Rainer, dan Potter dalam “Introduction to Information Technology” menggambarkan data entry sebagai proses memasukkan data yang telah dikumpulkan dari berbagai sumber ke dalam sistem komputer untuk kemudian disimpan, dikelola, atau diproses lebih lanjut.
William S. Davis dan David C. Yen dalam “Information Systems Concepts for Management” menjelaskan bahwa data entry melibatkan kegiatan mengumpulkan dan memasukkan data ke dalam sistem komputer agar data tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti analisis, pengambilan keputusan, dan pelaporan.
Dari berbagai definisi tersebut, jelas bahwa data entry memegang peran krusial dalam mengelola informasi yang menjadi dasar bagi kegiatan operasional dan strategis suatu perusahaan atau organisasi.
Proses ini membutuhkan ketelitian dan keakuratan, karena kesalahan kecil dalam memasukkan data dapat berpengaruh besar terhadap keputusan yang diambil berdasarkan data tersebut.
Cara Kerja Data Entry secara Umum
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses data entry di sebuah perusahaan:
1. Penerimaan Data
Proses data entry dimulai dengan penerimaan data, yang melibatkan pengumpulan informasi dari berbagai sumber. Data dapat berasal dari formulir fisik yang diisi tangan, email yang berisi informasi klien, atau data dari sistem lain seperti database online atau aplikasi.
Pentingnya tahap ini adalah memastikan bahwa semua data yang diperlukan telah terkumpul sebelum proses lebih lanjut.
Ini membantu dalam meminimalisir kebutuhan untuk mencari data tambahan di kemudian hari, yang bisa menghambat efisiensi.
2. Pengolahan Data
Nah, setelah data terkumpul, langkah selanjutnya adalah pengolahan data. Proses ini melibatkan penyortiran dan pengorganisasian data berdasarkan prioritas dan kebutuhan.
Pengolahan ini penting untuk memudahkan akses di tahap berikutnya dan meningkatkan efisiensi penginputan data.
Misalnya, data yang mendesak mungkin diproses lebih dahulu atau data disortir berdasarkan kategori tertentu untuk memudahkan penanganan ke depannya.
3. Input Data
Input data adalah inti dari proses data entry, di mana data yang telah disortir dimasukkan ke dalam sistem database perusahaan.
Kegiatan biasanya dilakukan melalui keyboard atau dengan menggunakan scanner untuk dokumen fisik.
Keakuratan pada tahap ini sangat kritis karena kesalahan input dapat mempengaruhi kualitas data secara keseluruhan dan potensial keputusan yang dibuat berdasarkan data tersebut.
Di sini pula sering terjadi human error, yang berujung pada ketidakefisiensian serta kesalahan pengambilan keputusan. Maka ketelitian sangatlah dibutuhkan di sini.
4. Verifikasi Data
Setelah data dimasukkan, langkah selanjutnya adalah verifikasi. Proses ini melibatkan pemeriksaan keakuratan dan kelengkapan data yang telah diinput.
Hal ini biasanya dilakukan oleh orang lain selain yang memasukkan data untuk memastikan objektivitas dan mengurangi kesalahan.
Verifikasi adalah langkah penting untuk memastikan bahwa data yang tersimpan di database adalah benar dan dapat diandalkan.
5. Penyimpanan Data
Langkah terakhir adalah penyimpanan data. Setelah data diverifikasi, informasi tersebut kemudian disimpan dalam sistem database untuk penggunaan masa depan.
Penyimpanan yang baik melindungi data dari kehilangan dan kerusakan serta memungkinkan akses mudah ketika data tersebut dibutuhkan.
Baca juga: 10 Manfaat Menerapkan Data Entry Otomatis untuk Bisnis
Selain itu, sering kali dilakukan pencadangan data secara berkala untuk memastikan keamanan lebih lanjut.
Proses data entry yang efisien dan sistematis tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga memastikan keakuratan data yang sangat penting untuk operasional perusahaan.
Implementasi teknologi seperti RPA dapat membantu mengautomasi beberapa langkah ini, meningkatkan kecepatan serta mengurangi kesalahan manusia.
Langkah Proses Data Entry secara Detail
Di atas, telah dijelaskan secara umum bagaimana sih cara kerja data entry. Nah, selanjutnya, kami juga akan menjelaskan secara detail, Cara Kerja Proses Data Entry yang akan dijabarkan secara lengkap.
Berikut adalah penjabaran lengkap bagaimana proses data entry digunakan dalam perusahaan, yang dilansir dari Glassdoor.
1. Menyiapkan dan Menyortir Dokumen
Sebelum memulai penginputan data, menyiapkan dan menyortir dokumen adalah langkah esensial. Proses ini memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan tersedia dan telah diatur secara sistematis.
Efisiensi dalam penyortiran dokumen memungkinkan penghematan waktu signifikan dan meminimalkan risiko kesalahan selama penginputan data.
2. Menginput Data ke Database
Proses penginputan data ke dalam database harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan keakuratan dan keandalan informasi.
Penggunaan teknologi terkini dalam penginputan data, seperti perangkat lunak yang canggih dan peralatan yang memadai, meningkatkan kecepatan serta efisiensi operasional.
3. Memverifikasi Data
Setelah data diinput, sangat penting untuk melakukan verifikasi. Proses ini melibatkan pemeriksaan dan konfirmasi bahwa semua data yang diinput sudah benar dan lengkap.
Verifikasi ini esensial untuk memastikan keakuratan data yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan bisnis.
4. Menangani Perbedaan Informasi
Mengidentifikasi dan menyelesaikan perbedaan atau kekurangan dalam data yang telah diinput adalah kunci untuk menjaga konsistensi dan integritas informasi.
Proses ini menuntut kejelian dan ketelitian dalam membandingkan data yang diinput dengan sumber aslinya.
5. Membuat Backup Data
Pencadangan data yang efektif adalah langkah penting untuk melindungi informasi dari potensi kerusakan atau kehilangan.
Memiliki backup data yang teratur dan aman memastikan bahwa informasi penting dapat dipulihkan dan tetap tersedia saat dibutuhkan.
6. Menanggapi Permintaan Informasi
Responsivitas dalam menanggapi permintaan informasi dari anggota berwenang menunjukkan profesionalitas dan efisiensi operasional.
Memastikan informasi yang disediakan akurat dan tepat waktu adalah penting untuk mendukung kegiatan bisnis yang lancar.
7. Menguji Sistem Database Baru dan Pembaruan dari Perangkat Lunak
Proaktif dalam menguji sistem database baru dan pembaruan perangkat lunak adalah penting untuk memastikan bahwa transisi dan integrasi berjalan tanpa hambatan.
Hal ini mendukung kelancaran operasional dan memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik.
8. Mengelola Dokumen dan Catatan dengan Baik
Pengelolaan dokumen dan catatan yang baik meliputi penyimpanan, pengarsipan, dan pengaturan dokumen secara sistematis. Ini memudahkan pencarian dan akses data, yang krusial untuk efisiensi operasional.
9. Menyiapkan Laporan yang Relevan Sesuai dengan Kebutuhan
Menyiapkan laporan yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis adalah penting untuk menyediakan wawasan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Laporan yang baik harus informatif, akurat, dan disiapkan secara berkala.
10. Menerima dan Memproses Invoice untuk Pembayaran dan Memperbarui Rincian Invoice
Efisiensi dalam mengelola dan memproses invoice penting untuk kelancaran aliran kas. Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan rincian invoice selalu diperbarui mendukung stabilitas keuangan.
11. Mengidentifikasi dan Mengoreksi Kesalahan saat Memasukkan Data
Menerapkan kontrol kualitas yang ketat dalam penginputan data sangat penting untuk meminimalisasi kesalahan. Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan secara cepat dan akurat menjamin keandalan data yang diandalkan dalam berbagai proses bisnis.
Baca juga: Cara RPA Meningkatkan Penjualan Bisnis, Lengkap!
Optimalkan Proses Data Entry dengan RPA
RPA, atau Robotic Process Automation, adalah teknologi yang memungkinkan otomatisasi proses bisnis berulang dengan menggunakan “robot” atau software yang dapat meniru tindakan manusia.
RPA dapat merevolusi proses data entry dengan cara yang mengautomatisasi tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu.
Berikut cara kerja dan beberapa manfaat mengimplementasikan RPA dalam proses data entry:
Cara Kerja RPA dalam Proses Data Entry
- Pemetaan Proses Bisnis: Sebelum implementasi, proses data entry yang ada dipetakan untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang bisa diautomasi. Ini meliputi pengumpulan, penginputan, verifikasi, dan penyimpanan data.
- Pengaturan dan Konfigurasi Robot: Setelah proses dipetakan, RPA software dirancang untuk meniru tindakan yang biasanya dilakukan oleh manusia. Ini termasuk membaca dan mengekstrak data dari dokumen fisik atau digital, menginput data ke dalam database, dan melakukan pengecekan kesalahan secara otomatis.
- Integrasi dengan Sistem yang Ada: Robot RPA diintegrasikan dengan sistem database dan CRM yang ada untuk memungkinkan transfer data yang mulus. Robot ini dapat bekerja dengan berbagai format data dan aplikasi, sehingga meminimalkan kebutuhan untuk mengubah sistem yang sudah digunakan.
- Eksekusi Otomatis: RPA dapat dijadwalkan untuk beroperasi pada interval tertentu atau diaktifkan oleh pemicu tertentu. Misalnya, robot dapat diatur untuk memproses batch data setiap malam, atau memulai pengolahan ketika dokumen baru diunggah ke sistem.
- Monitoring dan Optimasi: Setelah implementasi, aktivitas robot dipantau untuk mengevaluasi efektivitas dan mengidentifikasi area untuk perbaikan. RPA software sering dilengkapi dengan kemampuan analitik yang dapat memberikan wawasan tentang performa dan produktivitas proses data entry.
Manfaat RPA dalam Proses Data Entry
- Peningkatan Kecepatan dan Akurasi: Robot RPA dapat bekerja lebih cepat daripada manusia dan dengan kesalahan yang jauh lebih rendah, mempercepat siklus data entry dan meningkatkan keandalan data yang diinput.
- Pengurangan Biaya Operasional: Dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manusia untuk tugas-tugas rutin, RPA dapat menghemat biaya operasional dan sumber daya manusia bisa dialokasikan ke tugas yang lebih memerlukan kemampuan analisis dan pengambilan keputusan.
- Peningkatan Kepuasan Kerja: Karyawan dapat dibebaskan dari tugas-tugas monoton dan berulang, memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan yang lebih menantang dan memuaskan secara intelektual.
- Peningkatan Akses Data: Dengan mempercepat proses data entry, data menjadi tersedia lebih cepat untuk analisis dan keputusan bisnis, mendukung operasional yang lebih lincah dan responsif.
Baca juga: Cara Meningkatkan Keamanan Data Perusahaan melalui RPA
Implementasi RPA dalam proses data entry tidak hanya meningkatkan efisiensi dan efektivitas tetapi juga membawa transformasi digital ke dalam operasional sehari-hari perusahaan.
Kesimpulan
Itulah penjelasan soal cara kerja data entry untuk perusahaan. Penggunaan RPA dalam proses data entry tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga membantu perusahaan menjaga kualitas data yang baik, yang krusial untuk pengambilan keputusan bisnis yang tepat.
Jika Anda tertarik untuk mengimplementasikan solusi RPA yang efektif dalam operasi data entry Anda, hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat membantu Anda meraih keuntungan ini.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
