IDstar – Mengelola faktur adalah bagian penting dari operasional bisnis, terutama bagi perusahaan B2B yang sering berurusan dengan transaksi dalam jumlah besar. Cara mengelola faktur dengan baik tidak hanya membantu menjaga arus kas tetap stabil, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan, keterlambatan, dan kebingungan dalam pembayaran.
Dalam artikel ini, kita akan membahas 10 cara mengelola faktur yang efektif serta bagaimana otomatisasi dengan RPA dari IDstar dapat membantu menyederhanakan proses ini.
Apa Itu Manajemen Faktur?
Manajemen faktur mencakup semua proses yang terlibat dalam mengelola faktur masuk dan keluar di sebuah perusahaan. Ini termasuk penerimaan faktur, pencatatan, verifikasi, pengiriman, dan pencatatan pembayaran. Setiap langkah dalam proses ini memegang peranan penting dalam memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, pengeluaran dicatat dengan akurat, dan arus kas perusahaan terjaga dengan baik.
Pentingnya manajemen faktur tidak bisa diremehkan. Faktur yang dikelola dengan buruk dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran, kebingungan akuntansi, dan bahkan bisa merusak hubungan bisnis dengan klien atau pemasok. Oleh karena itu, memiliki sistem manajemen faktur yang efisien sangatlah penting bagi keberlangsungan bisnis.
10 Cara Efektif Mengelola Faktur yang Masuk
Terkadang, banyaknya faktur yang masuk kadang membuat kita kelimpungan. Oleh karena itu, berikut solusi yang bisa Anda lakukan:
1. Buat Sistem Penomoran Faktur yang Konsisten
Langkah pertama dalam manajemen faktur yang baik adalah memiliki sistem penomoran faktur yang konsisten dan mudah dipahami. Penomoran yang jelas dan unik membantu menghindari kebingungan antara faktur yang berbeda dan mempermudah pelacakan faktur tersebut di masa mendatang.
Contoh: Anda menjalankan perusahaan distribusi barang. Untuk mempermudah pelacakan, setiap faktur yang Anda keluarkan diberi format nomor yang unik, misalnya INV-2024-001, INV-2024-002, dan seterusnya.
Kode “INV” menandakan bahwa ini adalah faktur, “2024” adalah tahun penerbitan, dan angka terakhir adalah nomor urut faktur. Sistem ini memungkinkan Anda dan tim untuk segera mengetahui kapan faktur diterbitkan dan untuk transaksi mana, tanpa.
Baca juga: Apa Itu Invoice Processing Automation, Cari Tahu Implementasinya di Sini
2. Tentukan Jangka Waktu Pembayaran
Setiap faktur harus mencantumkan jangka waktu pembayaran yang jelas. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa pihak yang menerima faktur tahu kapan mereka harus melakukan pembayaran. Jangka waktu yang umum digunakan adalah 30 hari, tetapi ini bisa bervariasi tergantung kesepakatan antara pihak yang terlibat.
Contoh: Perusahaan Anda menawarkan jangka waktu pembayaran 30 hari dari tanggal faktur. Misalnya, jika Anda menerbitkan faktur pada 1 Oktober 2024, tenggat pembayarannya jatuh pada 31 Oktober 2024.
Dalam faktur, Anda bisa menulis, “Harap lakukan pembayaran paling lambat 31 Oktober 2024.” Dengan menentukan batas waktu yang jelas, pelanggan mengetahui kapan pembayaran harus dilakukan dan tidak ada ruang untuk kesalahpahaman.
3. Pastikan Informasi pada Faktur Lengkap
Faktur yang tidak lengkap bisa menyebabkan masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, pastikan semua informasi yang dibutuhkan tercantum dengan jelas. Ini termasuk detail perusahaan, tanggal, nomor faktur, deskripsi produk atau layanan, jumlah yang harus dibayar, dan metode pembayaran yang diinginkan.
Contoh: Anda mengirimkan faktur untuk layanan pemasangan sistem keamanan di sebuah gedung.
Faktur tersebut mencantumkan nama perusahaan Anda, SecuritySafe Solutions, tanggal penerbitan (1 Oktober 2024), nomor faktur (INV-2024-003), rincian layanan, seperti “Instalasi 10 CCTV,” harga per unit, total biaya (Rp 10.000.000), dan informasi bank untuk pembayaran.
Dengan informasi yang lengkap ini, pelanggan tidak akan bingung dalam melakukan pembayaran.
4. Buat Kebijakan Pembayaran yang Jelas
Kebijakan pembayaran yang jelas akan membantu mengelola ekspektasi antara Anda dan klien atau pemasok. Jelaskan metode pembayaran apa yang diterima, apakah ada diskon untuk pembayaran lebih awal, serta penalti jika ada keterlambatan pembayaran.
Contoh: Dalam faktur Anda, ada bagian yang menyebutkan metode pembayaran yang diterima, seperti “Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening Bank ABC dengan nomor 123456789.
Diskon 2% akan diberikan jika pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari. Penalti keterlambatan sebesar 1% dari total faktur akan dikenakan jika pembayaran lebih dari 30 hari.” Dengan ini, pelanggan tahu opsi pembayaran dan konsekuensi jika terlambat.
Baca juga: Payment Automation untuk Bisnis: Tingkatkan Efisiensi Pembayaran dalam Bisnis
5. Catat Setiap Faktur yang Masuk
Setiap faktur yang masuk harus dicatat dengan cermat. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada faktur yang terlewat, sehingga Anda bisa memantau status pembayaran dan menjaga arus kas tetap stabil.
Contoh: Setiap kali Anda menerima faktur dari pemasok, Anda mencatatnya di spreadsheet atau software akuntansi.
Misalnya, faktur dari pemasok A dicatat sebagai Faktur-PA-001 pada 5 Oktober 2024 dengan total Rp 5.000.000, dan Anda menandai bahwa pembayaran harus dilakukan pada 4 November 2024.
Dengan mencatat semua faktur masuk, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada faktur yang terlewat atau dibayar terlambat.
6. Kirim Pengingat Pembayaran Sebelum Jatuh Tempo
Untuk menghindari keterlambatan pembayaran, kirimkan pengingat kepada pelanggan beberapa hari sebelum tenggat waktu jatuh tempo. Dengan begitu, pelanggan lebih siap untuk melakukan pembayaran tepat waktu, dan Anda dapat mengurangi risiko tunggakan.
Contoh: Seminggu sebelum faktur jatuh tempo, misalnya pada 24 Oktober 2024, Anda mengirim email pengingat kepada pelanggan, “Faktur nomor INV-2024-003 untuk layanan instalasi CCTV jatuh tempo pada 31 Oktober 2024.
Mohon untuk melakukan pembayaran sebelum tanggal tersebut.” Ini membantu menghindari keterlambatan pembayaran.
Baca juga: 9 Aktivitas Akuntansi yang Bisa Diotomatisasikan
7. Simpan Salinan Digital dari Setiap Faktur
Dalam era digital seperti saat ini, menyimpan salinan digital faktur adalah keharusan. Ini tidak hanya menghemat ruang penyimpanan fisik, tetapi juga memudahkan pencarian faktur saat dibutuhkan. Faktur digital juga lebih mudah diakses oleh berbagai departemen yang memerlukan informasi terkait.
Contoh: Selain menyimpan faktur fisik, Anda juga menyimpan salinan digital di folder yang terstruktur dengan baik di komputer atau cloud. Setiap faktur diberi nama seperti Faktur-INV-2024-003.pdf, sehingga ketika Anda perlu memeriksa faktur tertentu, Anda bisa menemukannya dengan mudah dan cepat, tanpa harus membuka lemari arsip fisik.
8. Gunakan Software Akuntansi
Penggunaan software akuntansi bisa sangat membantu dalam mengelola faktur dengan lebih efisien. Dengan software akuntansi, Anda bisa dengan mudah membuat faktur, melacak status pembayaran, dan mendapatkan laporan keuangan secara real-time.
Contoh: Anda menggunakan software akuntansi seperti Xero atau QuickBooks untuk membuat faktur, melacak pembayaran, dan mengelola laporan keuangan.
Setelah faktur dibuat dan dikirimkan ke pelanggan, Anda dapat memantau statusnya di software tersebut, apakah sudah dibayar atau masih menunggu.
Software ini juga mengirimkan pengingat otomatis kepada pelanggan jika faktur belum dibayar sebelum jatuh tempo.
9. Verifikasi Faktur dengan Dokumen Pendukung
Sebelum membayar faktur, selalu verifikasi dengan dokumen pendukung seperti purchase order (PO) atau tanda terima barang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa faktur tersebut sah dan sesuai dengan transaksi yang telah dilakukan.
Contoh: Sebelum membayar faktur dari pemasok, Anda memeriksa purchase order (PO) dan tanda terima barang yang telah Anda terima.
Jika pemasok mengirimkan faktur untuk 100 unit barang, tetapi PO menunjukkan Anda hanya memesan 90 unit, Anda segera menghubungi pemasok untuk klarifikasi. Ini memastikan Anda hanya membayar sesuai pesanan.
10. Evaluasi Kinerja Vendor dan Pembayaran
Lakukan evaluasi berkala terhadap kinerja vendor dalam hal kecepatan dan akurasi faktur mereka. Jika vendor sering mengirim faktur yang tidak sesuai atau terlambat, mungkin Anda perlu mempertimbangkan untuk mencari pemasok lain yang lebih andal.
Contoh: Setiap bulan, Anda meninjau kinerja pemasok. Misalnya, pemasok A sering mengirim faktur yang tidak akurat atau terlambat mengirim faktur setelah pengiriman barang.
Berdasarkan penilaian ini, Anda memutuskan untuk mencari pemasok baru yang lebih efisien. Evaluasi ini membantu Anda bekerja sama dengan vendor yang lebih andal dan mengurangi potensi masalah di masa depan.
Otomatisasi Faktur dengan RPA: Solusi Efisiensi dari IDstar
Mengelola faktur secara manual memerlukan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Saat bisnis Anda terus berkembang, otomatisasi bisa menjadi solusi terbaik untuk mengelola faktur dengan lebih cepat dan efisien. IDstar, sebagai penyedia layanan RPA (Robotic Process Automation), menawarkan solusi otomatisasi yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan faktur Anda.
Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari otomatisasi faktur menggunakan RPA dari IDstar antara lain:
- Pemrosesan Otomatis: Proses penerimaan, pencatatan, dan verifikasi faktur bisa dilakukan secara otomatis tanpa perlu intervensi manusia.
- Pengurangan Kesalahan: Kesalahan manusia dalam penginputan data bisa dihilangkan, sehingga meningkatkan akurasi data.
- Peningkatan Efisiensi: Otomatisasi mempercepat proses yang biasanya memakan waktu lama, seperti pengecekan dan pelacakan faktur.
- Pelacakan Real-Time: Anda bisa melacak status pembayaran secara real-time, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait arus kas.
- Skalabilitas: Otomatisasi memungkinkan bisnis untuk menangani volume faktur yang lebih besar seiring dengan pertumbuhan bisnis.
Dengan solusi RPA IDstar, Anda dapat menghemat waktu dan biaya dalam pengelolaan faktur, sehingga Anda dapat fokus pada aspek-aspek bisnis lainnya yang lebih penting.
Kesimpulan: Cara Mengelola Faktur dengan Lebih Mudah
Mengelola faktur secara efisien sangat penting untuk menjaga arus kas tetap lancar dan memastikan bisnis berjalan tanpa hambatan. Dengan menerapkan cara mengelola faktur yang telah dibahas, seperti penggunaan software akuntansi, menyimpan salinan digital, dan mengirim pengingat sebelum jatuh tempo, Anda dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Namun, jika volume faktur terus bertambah, mempertimbangkan otomatisasi faktur menggunakan RPA IDstar bisa menjadi langkah strategis untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan akurasi. Teknologi otomatisasi akan memastikan bahwa faktur dikelola dengan lebih cepat, tepat, dan efisien.
Dengan begitu, bisnis Anda tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga siap untuk menghadapi tantangan yang lebih besar di masa depan.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
