IDstar, IT Consulting Indonesia – Di era digital saat ini, proses onboarding yang efisien dan efektif menjadi kunci sukses untuk setiap bisnis. Digital onboarding, sebagai pengganti dari metode konvensional, menawarkan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan dan kliennya.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi manfaat dari digital onboarding dan cara implementasinya untuk bisnis, termasuk peran RPA dalam memaksimalkan efisiensi.
Apa Itu Digital Onboarding?
Digital onboarding adalah proses mengintegrasikan klien atau karyawan baru ke dalam sistem bisnis menggunakan solusi digital.
Proses dilakukan dengan memperoleh pelanggan baru untuk sebuah perusahaan, atau mendaftarkan pengguna baru ke layanan baru secara digital.
Tujuan utama dari onboarding digital adalah untuk memverifikasi identitas individu yang sedang didaftarkan agar perusahaan dapat memastikan bahwa individu tersebut benar-benar adalah orang yang mereka tuju.
Tujuan selanjutnya yakni mempercepat proses penerimaan dan pendaftaran sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
Untuk memverifikasi identitas pengguna secara digital dibutuhkan teknologi terbaru seperti facial biometrics and liveness detection technology yang dikombinasikan dengan pemrosesan dokumen identitas.
Dapatkan Sistem Digital Onboarding melalui layanan intelligent automation dari IDstar. Dapatkan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Hubungi Kami!
Manfaat Digital Onboarding
Digital onboarding membawa berbagai manfaat penting yang dapat mengubah cara perusahaan mengintegrasikan karyawan atau pelanggan baru ke dalam sistem mereka.
Implementasi digital onboarding bisa dengan memanfaatkan sistem Robotic Process Automation (RPA). Berikut merupakan penjelasan manfaat digital onboarding dan bagaimana korelasinya dengan RPA.
Efisiensi Waktu dan Biaya
Mengadopsi proses digital onboarding mengotomatisasi entri data, verifikasi dokumen, dan tugas administratif lainnya yang biasanya memerlukan waktu dan sumber daya manusia yang signifikan.
Dengan mengurangi kebutuhan akan interaksi manusia dalam proses ini, perusahaan dapat memotong jam kerja yang dibutuhkan dan biaya operasional terkait, seperti biaya cetak, pengiriman dokumen, dan penyimpanan fisik.
Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik
Digital onboarding menawarkan pengalaman yang lebih personal dan interaktif bagi karyawan baru.
Dengan memanfaatkan teknologi, perusahaan dapat menyediakan materi orientasi yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja, memungkinkan karyawan baru untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri.
Ini juga memungkinkan integrasi interaktif dengan video, kuis, dan modul pelatihan lainnya yang meningkatkan pemahaman dan keterlibatan.
Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Keamanan Data Perusahaan yang Kuat
Platform digital onboarding yang modern dilengkapi dengan teknologi keamanan terkini, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kepatuhan terhadap standar industri seperti GDPR untuk perlindungan data.
Teknologi ini memastikan bahwa informasi sensitif, seperti data pribadi karyawan dan dokumen legal, dilindungi dari akses tidak sah dan pelanggaran data.
Mempercepat Proses Verifikasi dan Validasi Data
RPA memungkinkan otomatisasi proses verifikasi dan validasi data dengan cepat dan akurat. Robot-robot ini dapat diprogram untuk mengidentifikasi, mengekstrak, dan memverifikasi informasi dari dokumen digital atau formulir online, kemudian membandingkannya dengan database atau sistem lain untuk validasi.
Hal ini sangat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses onboarding, yang secara konvensinal memerlukan input dan pemeriksaan manual oleh staf, yang bisa memakan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari.
Contohnya dalam pembukaan rekening bank online, RPA dapat memverifikasi identitas pelanggan, mengecek keaslian dokumen yang diupload, dan memastikan semua informasi sesuai dengan persyaratan hukum dan perbankan dalam waktu yang singkat.
Mengurangi Human Error
Human error atau kesalahan manusia adalah salah satu tantangan terbesar dalam proses yang melibatkan entri data manual dan pengelolaan dokumen.
RPA mengeliminasi banyak kesalahan dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang dan rentan kesalahan, seperti pengisian formulir, entri data, dan pengolahan dokumen.
Dengan mengurangi intervensi manusia, kesalahan dapat diminimalisir, yang pada gilirannya meningkatkan keakuratan data dan efisiensi proses.
Misalnya, dalam onboarding karyawan baru, RPA dapat otomatis mengisi data karyawan ke dalam sistem HR, memastikan bahwa informasi seperti detail pribadi, informasi bank, dan dokumen pendukung dimasukkan dengan benar dan konsisten.
Layanan Konsisten Tanpa Henti
RPA beroperasi 24/7 tanpa perlu istirahat atau libur, yang berarti proses onboarding dapat dilaksanakan kapan saja, meningkatkan aksesibilitas dan kepuasan bagi pengguna akhir.
Dengan kemampuan untuk bekerja tanpa henti, RPA memastikan bahwa layanan onboarding dapat disediakan secara konsisten, tanpa gangguan, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan, tanpa memandang volume kerja atau waktu.
Implementasinya, dalam konteks onboarding pelanggan untuk layanan keuangan, RPA memungkinkan pelanggan untuk menyelesaikan proses pendaftaran di luar jam kerja normal, mempercepat aktivasi akun dan akses ke layanan tanpa penundaan.
Meminimalisir Biaya Operasional
RPA dapat menurunkan biaya operasional dengan mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Pengurangan tugas manual tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengelolaan dan eksekusi proses onboarding.
Meningkatkan Akurasi Data
Dengan kemampuannya untuk mengotomatisasi pengumpulan dan pengolahan data, RPA memastikan bahwa informasi yang dimasukkan ke dalam sistem perusahaan akurat. Hal ini mengurangi risiko kesalahan input data, yang sering terjadi dalam proses manual.
Memfasilitasi Kepatuhan dan Keamanan
RPA membantu bisnis mematuhi standar keamanan dan regulasi yang ketat dengan memastikan bahwa semua proses onboarding dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Automasi ini juga menciptakan audit trail yang dapat ditelusuri, memudahkan dalam hal audit dan verifikasi kepatuhan.
Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Dengan mengotomatisasi proses onboarding, pelanggan dapat menyelesaikan pendaftaran atau pengaktifan layanan dengan lebih cepat dan mudah.
RPA membantu dalam menyediakan proses yang lebih lancar dan bebas hambatan, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Skalabilitas dan Fleksibilitas
RPA memberikan kemampuan untuk dengan mudah menyesuaikan dan menskalakan proses onboarding sesuai dengan pertumbuhan bisnis dan perubahan kebutuhan.
Bisnis dapat menambah atau mengurangi robot RPA sesuai dengan volume pekerjaan, memberikan fleksibilitas operasional yang besar.
Integrasi Sistem yang Lebih Baik
RPA dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem dan aplikasi tanpa memerlukan perubahan besar pada infrastruktur IT yang ada.
Ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses onboarding melintasi sistem yang berbeda, menyederhanakan alur kerja dan mempercepat proses secara keseluruhan.
Dengan memanfaatkan RPA, bisnis dapat meraih berbagai manfaat dari efisiensi dan efektivitas proses onboarding digital, memperkuat posisi mereka dalam pasar yang kompetitif dengan meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kepuasan pelanggan.
Cara Implementasi Digital Onboarding
Implementasi digital onboarding merupakan langkah penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan kepuasan pengguna. Berikut adalah penjelasan lebih spesifik disertai contoh untuk setiap langkah dalam proses implementasi:
Evaluasi Kebutuhan Bisnis
Sebelum memilih solusi digital onboarding, penting bagi sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan spesifiknya.
Hal ini termasuk memahami jenis pengguna yang akan di-onboard (misalnya, pelanggan, karyawan, atau mitra bisnis), jenis data yang perlu dikumpulkan, dan proses bisnis yang terlibat.
Contoh, sebuah bank ingin memperkenalkan sistem onboarding online untuk nasabah baru. Mereka perlu mengevaluasi proses onboarding saat ini, termasuk pemeriksaan KYC (Know Your Customer), verifikasi dokumen, dan pembukaan rekening.
Bank tersebut perlu memastikan sistem onboarding digital dapat menangani semua aspek ini secara efisien, mematuhi regulasi, dan menyediakan pengalaman pengguna yang mulus.
Pilih Platform yang Tepat
Memilih platform onboarding digital yang sesuai melibatkan penilaian terhadap fleksibilitas platform, fitur keamanan, kemampuan integrasi dengan sistem lain, dan kemudahan penggunaan.
Penting juga untuk mempertimbangkan vendor yang menawarkan dukungan pelanggan yang baik dan track record keberhasilan implementasi.
Mengacu pada contoh bank di atas, bank tersebut mungkin membandingkan beberapa platform onboarding digital yang menyediakan otomatisasi proses KYC, integrasi dengan database nasional untuk verifikasi identitas, dan fitur keamanan data yang kuat.
Bank tersebut memilih platform yang paling sesuai dengan kebutuhan operasionalnya dan yang menawarkan dukungan teknis terbaik.
Integrasi dengan Sistem Existing
Integrasi yang mulus dengan sistem IT yang ada memastikan bahwa data dapat berpindah dengan lancar antara sistem onboarding dan sistem lain dalam perusahaan, seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS).
Misalnya, ada perusahaan teknologi ingin mengimplementasikan solusi onboarding karyawan baru. Mereka perlu memastikan bahwa platform onboarding digital terintegrasi dengan HRMS mereka untuk otomatis mengupdate informasi karyawan, termasuk data pribadi, detail kontrak, dan informasi penggajian.
Baca juga: 10 Manfaat Menerapkan Data Entry Otomatis untuk Bisnis
Pelatihan dan Dukungan
Terakhir adalah dengan mengimplementasikan pelatihan. Pelatihan yang memadai untuk staf yang akan menggunakan sistem onboarding digital sangat penting untuk memastikan penggunaan yang lancar.
Selain itu, dukungan teknis yang solid dari penyedia layanan membantu mengatasi tantangan teknis yang mungkin muncul.
Misalnya, sebuah perusahaan e-commerce memperkenalkan platform onboarding untuk penjual baru. Mereka menyelenggarakan sesi pelatihan virtual untuk tim internal mereka serta webinar untuk penjual tentang cara menggunakan platform.
Mereka juga memastikan bahwa tim dukungan teknis tersedia 24/7 untuk membantu dengan pertanyaan atau masalah yang muncul.
Melalui langkah-langkah ini, bisnis dapat memastikan bahwa proses implementasi digital onboarding berjalan lancar, menghasilkan peningkatan efisiensi operasional dan kepuasan pengguna.
Dapatkan Sistem Digital Onboarding melalui layanan intelligent automation dari IDstar. Dapatkan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Hubungi Kami!
Baca juga: Automation Services Terbaik Indonesia, Mengapa IDstar?
Kesimpulan
Digital onboarding merupakan langkah penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan menyediakan pengalaman yang superior bagi pelanggan atau karyawan baru mereka.
Dengan memanfaatkan teknologi terkini seperti RPA, bisnis dapat lebih lanjut mengoptimalkan proses onboarding mereka, menjadikannya lebih cepat, lebih aman, dan lebih menyenangkan bagi semua pihak yang terlibat.
Menerapkan digital onboarding memerlukan perencanaan yang cermat dan eksekusi yang tepat. Dengan mengikuti panduan implementasi di atas dan memanfaatkan kekuatan RPA, bisnis Anda dapat mengambil langkah besar menuju transformasi digital yang sukses.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
