IDStar – Mengurangi biaya pengeluaran SaaS jadi hal penting bagi banyak perusahaan.
Bayangkan jika 30% dari anggaran SaaS perusahaan Anda terbuang percuma untuk aplikasi yang tidak lagi digunakan.
Faktanya, bisnis seringkali membayar lebih untuk layanan SaaS tanpa mempertimbangkan jumlah aplikasi yang sebetulnya dibutuhkan.
Terlalu banyak langganan, lisensi yang tidak dipakai, atau aplikasi dengan fungsi serupa bisa menghabiskan anggaran tanpa memberikan manfaat maksimal.
Lalu, bagaimana cara mengurangi pengeluaran SaaS tanpa mengganggu operasional perusahaan?
Berikut adalah 5 strategi efektif yang bisa langsung Anda terapkan untuk mengoptimalkan biaya SaaS di bisnis Anda.
1. Lakukan Audit pada Aplikasi yang Digunakan
Semakin banyak aplikasi SaaS yang digunakan dalam perusahaan, semakin sulit untuk memantau mana yang benar-benar diperlukan.
Tanpa audit berkala, perusahaan sering membayar untuk aplikasi yang tidak digunakan oleh karyawan.
Bagaimana cara mengatasinya?
- Lakukan audit SaaS secara berkala untuk mengecek aplikasi yang tidak aktif.
- Hentikan langganan aplikasi yang jarang dipakai atau tumpang tindih dengan tools lain.
- Gunakan SaaS Management Platform untuk otomatisasi monitoring dan penghapusan aplikasi tak terpakai.
Riset dari Flexera menunjukkan bahwa 38% perusahaan membayar lebih banyak lisensi SaaS dari yang diperlukan karena kurangnya transparansi dalam pengelolaan SaaS.
2. Pertimbangkan Aplikasi dengan Fungsi yang Sama
Banyak perusahaan menggunakan beberapa aplikasi yang memiliki fitur yang sama, seperti Google Drive & Dropbox atau Zoom & Microsoft Teams.
Tanpa disadari, ini meningkatkan pengeluaran yang sebenarnya bisa dioptimalkan.
Apa yang bisa dilakukan?
- Identifikasi aplikasi dengan fitur serupa yang bisa dikonsolidasikan.
- Pilih satu solusi all-in-one yang memiliki semua fitur yang diperlukan.
- Pastikan karyawan memahami bahwa mereka harus menggunakan aplikasi yang sudah ditetapkan.
Dengan pendekatan ini, Anda dapat mengurangi biaya langganan dan meningkatkan efisiensi tim dalam menggunakan aplikasi yang lebih terintegrasi.
3. Optimalkan Jumlah Lisensi dan Pengguna
Banyak perusahaan membayar lisensi lebih banyak daripada yang benar-benar dibutuhkan.
Ini bisa terjadi karena tidak adanya pengelolaan yang ketat terhadap jumlah pengguna aktif dalam setiap aplikasi SaaS.
Strategi untuk menghemat biaya lisensi SaaS:
- Lakukan audit jumlah pengguna setiap kuartal untuk menghapus akun yang tidak aktif.
- Gunakan model pay-per-use untuk aplikasi yang memiliki opsi pembayaran fleksibel.
- Terapkan role-based access agar hanya karyawan yang benar-benar membutuhkan yang mendapatkan lisensi penuh.
Pelajari bagaimana Josys SaaS Device Management by IDStar membantu perusahaan mengelola lisensi SaaS lebih hemat!
4. Cegah Shadow IT dan Atur Approval Pembelian SaaS
Shadow IT adalah penggunaan aplikasi SaaS oleh karyawan tanpa sepengetahuan tim IT atau manajemen.
Ini tidak hanya meningkatkan pengeluaran tak terkontrol, tetapi juga berisiko terhadap keamanan data perusahaan.
Solusi untuk menghindari Shadow IT:
- Terapkan kebijakan approval SaaS sebelum pembelian aplikasi baru.
- Gunakan SaaS Management Platform Josys IDStar untuk memantau aplikasi yang digunakan di seluruh organisasi.
- Sosialisasikan kepada karyawan risiko keamanan dan biaya tambahan dari penggunaan SaaS tanpa izin.
Dengan kontrol yang lebih ketat, perusahaan bisa mengurangi biaya tak terduga dan memastikan semua aplikasi yang digunakan benar-benar mendukung produktivitas bisnis.
5. Otomatisasi Manajemen SaaS
Mengelola ratusan aplikasi SaaS secara manual bisa menjadi tugas yang melelahkan dan rawan kesalahan.
Tanpa sistem otomatisasi, Anda bisa kehilangan kontrol terhadap biaya, lisensi, dan keamanan SaaS di perusahaan.
Solusi terbaik? Otomatisasi SaaS Management!
Gunakan platform seperti Josys SaaS Management untuk:
- Melacak semua aplikasi SaaS dalam satu dashboard.
- Mengontrol lisensi & akses pengguna untuk mengurangi pemborosan.
- Mendeteksi aplikasi yang tidak digunakan dan menonaktifkannya secara otomatis.
Dengan otomatisasi, perusahaan dapat menghemat waktu, biaya, dan sumber daya dalam mengelola software-as-a-service (SaaS).
Ingin tahu cara otomatisasi manajemen SaaS? Kunjungi Josys SaaS Management sekarang!
Kesimpulan
Mengurangi pengeluaran SaaS bukan berarti memangkas anggaran tanpa arah. Sebaliknya, ini tentang mengoptimalkan penggunaan aplikasi SaaS agar lebih efisien dan bernilai bagi bisnis.
Ingin mengelola SaaS lebih cepat dan Efisien tanpa mengorbankan produktivitas? Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda sekarang juga!
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
