Bagaimana Robotic Process Automation (RPA) digunakan dalam kehidupan sehari-hari?Dalam kehidupan sehari-hari, ada banyak pekerjaan berulang dan memakan waktu yang dilakukan melalui komputer. Saat melakukan jenis tugas ini, ada potensi besar terjadinya kesalahan karena aktivitas berulang yang membosankan.
Begitu juga, perusahaan membekali karyawan dengan teknologi komputer dalam mendukung proses bisnis rutin dan berulang, apapun produk atau industrinya. Diantaranya, pada finance & accounting department dan HR department.
Saat karyawan tenggelam dalam tumpukan tugas berulang (repetitive task) yang dikejar deadline tapi butuh akurasi seperti proses accounts payable, payroll, rekonsiliasi bank hingga proses invoice, seringkali mereka tidak sempat lagi memikirkan hal yang lain sehingga menyebabkan kelelahan mental. Akibatnya, meningkatkan peluang human error yang berujung kesalahan dalam pekerjaan.
Di era industri 4.0, tumpukan proses bisnis rutin bukan lagi tantangan bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan memaksimalkan akurasi pekerjaan yang mungkin terlewatkan oleh mata manusia. Dari waktu ke waktu, Robotic Process Automation disempurnakan untuk mendorong terciptanya workplace automation di berbagai industri khususnya pada finance & accounting department dan HR department.
Implementasi Robotic Process Automation Di Perusahaan
Salah satu aspek terpenting dari bisnis apapun adalah tenaga kerjanya. Keanekaragaman karyawan, produktivitas, dan keterlibatan (employee engagement) adalah tiga faktor kunci yang menentukan keberhasilan perusahaan.
Robotic Process Automation telah menjadi salah satu inovasi yang paling berpengaruh di era transformasi digital saat ini. Secara signifikan, perkembangan teknologi RPA menawarkan kepada perusahaan solusi Intelligent Automation Services untuk tumpukan proses bisnis rutin.
Alhasil, membantu karyawan di Finance dan HR department memaksimalkan waktu untuk tugas berulang dan lebih fokus pada aktivitas bernilai tinggi seperti berpikir strategis dan mengelola SDM pakai hati.
Berikut contoh implementasi RPA Bot di Finance dan HR department pada berbagai jenis industri seperti bank, telekomunikasi, kesehatan dan fintech.
RPA Untuk Otomatisasi Proses Accounts Payable
Accounts Payable merupakan fungsi yang kompleks, yang melibatkan pengelolaan pembayaran kepada pemasok (vendor) serta melacak jumlah terutang. Sebagai pintu gerbang arus kas, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan tepat waktu dan akurat.
Umumnya, perusahaan akan menerima sejumlah besar invoice dalam berbagai format, dan tim AP biasa mengelola faktur ini secara manual. Diantaranya, membuka berbagai dokumen, mengekstrak informasi, dan memasukkannya ke dalam sistem ERP. Jenis pendekatan ini tidak hanya lambat tetapi juga rawan kesalahan entri data.
Solusi Intelligent Automation membantu transformasi digital pada proses accounts payable dengan bantuan robotic process automation dan fitur teknologi intelligent document processing. Sekarang, tim AP dapat memproses data dari invoices secara otomatis, apa pun formatnya. Tidak peduli apakah invoices tersebut adalah file Word, Excel, atau PDF yang masuk sebagai lampiran email, atau dokumen fisik yang masuk melalui faks.
Seperti yang sudah dijelaskan, teknologi intelligent document processing dapat membaca sejumlah besar data tidak terstruktur dan mengubahnya menjadi invoice terstruktur untuk diproses lebih lanjut.
Kami mengintegrasikan solusi ini dengan sistem ERP klien kami, sehingga tim finance & accounting dapat mengurangi beban kerja manual sambil terus melanjutkan proses invoice approval dan pembayaran tanpa masalah yang mengganggu.
Proses otomatisasi accounts payable secara end-to-end oleh RPA & intelligent document processing digambarkan melalui ilustrasi berikut ini.
Sejalan dengan ini, penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan solusi accounts payable automation telah melihat manfaat berikut:
- Pengurangan waktu pemrosesan lebih dari 85%, menghemat uang, dan meningkatkan likuiditas.
- Akurasi ekstraksi data lebih dari 90%, mengurangi risiko kelebihan pembayaran dan pembayaran yang terlewat.
- Peningkatan arus kas dengan memungkinkan hutang diproses lebih cepat, mengurangi jumlah invoice dengan label outstanding.
Sejalan dengan itu, riset mengungkapkan bahwa penggunaan sistem pemrosesan pembayaran otomatis telah menghasilkan manfaat yang signifikan bagi fungsi accounts payable.
Sistem pemrosesan pembayaran otomatis telah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur hingga lebih dari 85%. Mereka juga menyebabkan pengurangan kesalahan entri data dan akurasi yang meningkat secara signifikan.
RPA Ciptakan Workplace Transformation Di HR Department
Ketika pengelola human resource department tenggelam dalam tumpukan proses rutin yang dikejar deadline namun membutuhkan ketelitian seperti proses payroll dan membuat laporan, seringkali mereka tidak memiliki waktu untuk memikirkan hal yang lebih kompleks seperti kesejahteraan karyawan atau berinovasi dalam kebijakan SDM terbaru.
Menyadari hal itu, seorang eksekutif perusahaan telco dengan 100 juta pelanggan di Indonesia memulai inisiatif menggunakan RPA Payroll Automation pada HR Department yang dipimpinnya. Untuk satu hal, mendorong terciptanya workplace transformation di HR Department.
“Sedih melihat tim payroll saya sibuk sendiri dan nggak sempat gaul. Kadang, seperti orang terpasung di meja dan terkucil. Akan tetapi, itu semua dilakukan tim payroll sebagai wujud tanggung jawab tugas penting mereka yaitu gaji akurat tidak pakai telat.” ungkap pria yang menjabat Senior VP – Head of People Analytics and HR Operations di perusahaan telekomunikasi tersebut, seperti dikutip dari postingnya pada Linkedin.
Pada waktunya, RPA bot dengan kemampuan fitur intelligent document processing menjadi jawaban untuk proses rutin dan berulang pada proses payroll. Alhasil, meminimalisir resiko kesalahan manusia, kecepatan pemrosesan hingga meningkatkan produktivitas pengelola SDM.
