IDstar – Anda membutuhkan jasa alias vendor pembuatan software invoice? Jangan salah pilih, ya. Di sini Kami akan memberikan panduan bagaimana cara memilih vendor invoice yang tepat dan pastinya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Salah satu hal penting untuk memilih vendor adalah memastikan bahwa services yang diberikan itu harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Pastikan, services yang ditawarkan menyangkup semua kemudahan seperti adanya garansi monitoring dan evaluasi.
Untuk lebih lengkapnya, Berikut kami jelaskan beberapa hal yang harus Anda makesure sebelum memilih vendor invoice.
15 Cara Memilih Vendor Invoice agar Tidak Salah Pilih
Apa saja yang harus Anda perhatikan?
1. Memahami Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama sebelum memilih vendor adalah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda terkait dengan pembuatan dan pengelolaan invoice.
Apakah bisnis Anda membutuhkan otomatisasi penuh, ataukah hanya bagian tertentu yang perlu digitalisasi? Pahami kebutuhan spesifik ini agar Anda bisa mencocokkannya dengan layanan yang ditawarkan vendor.
2. Cek Reputasi dan Pengalaman Vendor
Vendor dengan reputasi baik dan pengalaman panjang di bidang pembuatan software invoice lebih mungkin memberikan layanan yang bisa diandalkan.
Anda bisa mengecek ulasan online atau bertanya kepada bisnis lain yang pernah menggunakan jasa mereka untuk mendapatkan gambaran tentang kualitas layanannya.
Baca juga: Apa Itu Invoice Automation? Bagaimana Cara Kerjanya?
3. Fitur yang Ditawarkan
Periksa fitur-fitur yang disediakan oleh vendor. Apakah mereka menawarkan solusi otomatisasi invoice yang sesuai dengan skala bisnis Anda?
Misalnya, apakah software tersebut mendukung pengiriman invoice otomatis, integrasi dengan sistem keuangan lainnya, atau pelacakan status pembayaran?
4. Kemudahan Integrasi
Pastikan vendor yang Anda pilih menyediakan solusi yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah Anda gunakan, seperti ERP atau software akuntansi.
Integrasi yang baik akan membantu menghindari masalah teknis di kemudian hari dan memastikan proses bisnis berjalan lancar.
5. Dukungan Pelanggan yang Responsif
Vendor yang baik akan menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan bisa membantu jika Anda menghadapi masalah teknis atau butuh penyesuaian pada software invoice Anda.
Pastikan mereka menawarkan layanan pelanggan 24/7 atau setidaknya dalam jam kerja yang fleksibel.
Baca juga: Tingkatkan Efisiensi Bisnis dengan Invoice Processing Automation
6. Keamanan Data
Keamanan informasi bisnis, terutama terkait keuangan, adalah prioritas utama. Pilih vendor yang memiliki standar keamanan tinggi seperti enkripsi data dan sertifikasi keamanan, seperti ISO atau SOC 2.
Jangan sampai Anda mengabaikan aspek ini karena risiko kebocoran data bisa sangat merugikan bisnis.
7. Skalabilitas Solusi
Pastikan bahwa software invoice yang ditawarkan vendor bisa tumbuh bersama bisnis Anda. Vendor yang baik akan menyediakan solusi yang skalabel, artinya software tersebut bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang, baik dari segi volume transaksi maupun fitur tambahan yang mungkin diperlukan di masa depan.
8. Harga dan Transparansi Biaya
Selalu tanyakan secara rinci tentang struktur harga. Vendor yang profesional akan menjelaskan harga secara transparan, tanpa biaya tersembunyi.
Pastikan bahwa paket layanan yang Anda pilih sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda, tanpa harus membayar fitur yang tidak Anda butuhkan.
9. Demo atau Uji Coba Gratis
Vendor yang baik biasanya menawarkan demo atau uji coba gratis untuk memastikan Anda bisa mencoba software invoice mereka sebelum berkomitmen.
Manfaatkan kesempatan ini untuk menguji apakah software tersebut mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
10. Garansi dan Layanan Purna Jual
Sebelum memutuskan vendor, tanyakan tentang garansi yang diberikan. Vendor yang baik biasanya menyediakan garansi layanan, termasuk evaluasi berkala untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai harapan.
Layanan purna jual yang baik juga sangat penting untuk mendukung kelancaran penggunaan di masa depan.
Baca juga: Implementasi Payment Automation pada Bisnis
11. Kemampuan Kustomisasi
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Pastikan vendor yang Anda pilih bisa menyesuaikan software invoice mereka agar sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Fleksibilitas dalam menyesuaikan fitur atau tampilan akan membantu Anda mengoptimalkan penggunaan software.
12. Rekomendasi dan Testimoni
Cek apakah vendor memiliki testimoni atau ulasan dari pelanggan sebelumnya. Rekomendasi dari pihak lain yang sudah menggunakan layanan mereka dapat menjadi indikator kualitas.
Anda juga bisa meminta referensi kepada vendor dan menghubungi perusahaan yang sudah menjadi klien mereka untuk mendapatkan masukan langsung.
13. Legalitas dan Keberlanjutan Vendor
Pastikan vendor memiliki legalitas yang jelas dan beroperasi sesuai dengan hukum yang berlaku.
Anda tentu tidak ingin berurusan dengan vendor yang tidak stabil secara finansial atau memiliki masalah hukum yang bisa mempengaruhi keberlangsungan layanan mereka.
14. Pelatihan dan Dokumentasi
Vendor yang baik biasanya menyediakan pelatihan bagi tim Anda untuk menggunakan software invoice dengan maksimal.
Pastikan mereka juga memberikan dokumentasi yang jelas, sehingga tim Anda dapat mempelajari cara penggunaan secara mandiri jika dibutuhkan.
15. Monitoring dan Laporan
Pilih vendor yang menawarkan fitur monitoring dan laporan yang komprehensif. Ini penting untuk melacak invoice yang sudah dan belum dibayar, serta memantau performa sistem invoice secara keseluruhan.
Laporan yang mudah dipahami akan membantu Anda dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
Dapatkan Software Invoice Custom Sesuai Kebutuhanmu di IDstar
Jika Anda mencari vendor yang dapat menyediakan software invoice sesuai dengan kebutuhan bisnis, IDstar siap membantu.
Kami menawarkan solusi otomatisasi invoice yang dapat disesuaikan dengan skala dan kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Dengan teknologi terkini dan layanan pelanggan yang siap mendukung, IDstar memastikan pengelolaan invoice Anda lebih efisien, aman, dan mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.
Dengan IDstar, Anda bisa mengotomatisasi seluruh proses invoice dan fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus repot mengurus pembayaran manual.
Hubungi kami untuk demo atau konsultasi lebih lanjut, dan temukan solusi invoice terbaik untuk bisnis Anda di IDstar!
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
