6 Cara Mencegah Fraud dalam Bisnis, Salah Satunya dengan RPA

IDStar, IT Consultant Jakarta – Dalam dunia bisnis, fraud atau penipuan merupakan salah satu isu kritis yang dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Untuk itu, upaya-upaya pencegahan harus dilakukan agar bisnis dapat berjalan dengan aman dan lancar. 

Salah satu cara modern yang efektif dalam mencegah fraud dalam bisnis adalah dengan menggunakan teknologi automation seperti Robotic Process Automation (RPA). Namun, ada beberapa metode lain yang juga dapat diterapkan untuk meminimalkan risiko ini.

Namun, sebelum membahas bagaimana cara mencegah terjadinya fraud dalam perusahaan, terlebih dahulu kita harus memahami apa pengertian fraud.

Apa Itu Fraud?

Sederhananya, fraud atau penipuan adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan sengaja untuk mendapatkan keuntungan finansial atau materiil dengan cara yang menipu atau mengelabui sistem. 

Fraud bisa terjadi dalam berbagai bentuk, mulai dari pemalsuan dokumen, manipulasi data keuangan, hingga penggelapan aset perusahaan. Jika tidak dicegah, fraud dapat mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan, baik dari segi finansial maupun reputasi.

Cara Mencegah Terjadinya Fraud dalam Perusahaan

Untuk mencegah fraud dalam bisnis, ada beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan:

1. Melakukan Audit Secara Teratur

Hal pertama yang harus dilakukan untuk mencegah terjadinya fraud adalah melakukan audit secara teratur. Audit ini bisa melibatkan pihak audit internal maupun eksternal perusahaan.

Audit internal dan eksternal secara teratur dapat membantu mengidentifikasi adanya kelemahan sistem atau ketidaksesuaian dalam transaksi yang bisa menjadi celah untuk terjadinya fraud. Dengan audit, perusahaan dapat mengetahui area-area yang rentan dan memperbaikinya sebelum terjadi penyalahgunaan.

Usahakan untuk melakukan audit ini dengan melibatkan pihak audit independen agar tidak ada kesalahan atau bias dalam proses audit.

Baca juga: Cara Cepat Menyusun Laporan Keuangan dengan Automation RPA

2. Memperketat pelaksanaan SOP

Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas dan diterapkan dengan ketat dapat mengurangi risiko terjadinya penyalahgunaan atau kesalahan dalam operasional perusahaan. Semua karyawan harus memahami dan menjalankan SOP dengan baik.

Namun, SOP biasanya hanya dianggap sebagai aturan formalitas bagi sebagian karyawan. Akibatnya, beberapa SOP akhirnya diabaikan oleh karyawan dan berdampak pada potensi terjadinya fraud.

Pastikan untuk terus melakukan sosialisasi terkait SOP yang ada baik untuk karyawan lama maupun karyawan baru. Penegasan diperlukan agar setiap karyawan aware dengan SOP yang sudah ditetapkan.

Baca juga: 7 Teknologi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan karyawan

3. Menggunakan Teknologi Automation

Saat ini, teknologi automation sudah banyak memberikan kemudahan bagi perusahaan, baik secara proses maupun output. Teknologi automation dapat membantu melakukan efisiensi kepada pekerjaan-pekerjaan berulang dengan cepat.

Nah, teknologi automation ini, seperti RPA, dapat membantu perusahaan mencegah terjadinya fraud dengan cara mengotomasi proses bisnis yang berulang dan meminimalkan intervensi manusia di dalamnya, sehingga mengurangi peluang terjadinya kesalahan atau manipulasi data.

Dengan meminimalkan intervensi manusia dalam satu bisnis proses, maka kecil kemungkinan fraud akan terjadi.

Ingin tahu bagaimana bisnis kamu dapat efisien dengan RPA? Yuk, konsultasikan kebutuhan bisnismu dengan Kami. Klik di Sini.

4. Memberikan Pelatihan Anti Fraud

Melalui pelatihan, karyawan dapat memahami cara kerja dan dampak dari fraud serta bagaimana cara mencegahnya. Dengan pengetahuan ini, karyawan lebih waspada terhadap potensi risiko dan tindakan yang mungkin mengarah ke fraud.

Perusahaan dapat memberikan pelatihan wajib bagi karyawan dengan cara mengundang pemateri-pemateri yang hebat setiap periodenya.

5. Penerapan Whistleblower System

Whistleblower merupakan mekanisme tempat pelaporan bagi seorang pelapor yang menemukan indikasi atau dugaan terjadinya fraud dalam satu instansi namun dalam status anonim atau tidak dapat dilacak.

Membuat sistem pelaporan anonim atau “whistleblower” bisa menekan terjadinya karyawan atau pihak lain untuk melakukan tindakan fraud. Sebab, adanya sistem ini akan membuat karyawan merasa takut dan waspada.

6. Pemeriksaan Latar Belakang Karyawan

Yang paling penting dalam merekrut karyawan baru adalah melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memastikan apakah kandidat tersebut memiliki catatan kriminal atau perilaku tidak baik yang dapat membahayakan perusahaan.

Makanya penting untuk melampirkan SKCK sebagai syarat penerimaan agar ke depannya bisa meminimalisir terjadinya fraud dalam perusahaan. Seorang yang memiliki catatan kriminal memang tidak selamanya akan berlaku kriminal, akan tetapi ini adalah konsekuensi atas tindakan masa lalu yang harus dijadikan pelajaran.

Bagaimana RPA Membantu Mengatasi Fraud dalam Bisnis?

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang memungkinkan otomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang dalam bisnis dengan menggunakan “bot” atau robot. RPA memiliki potensi besar dalam mendukung upaya pencegahan fraud dalam bisnis. Berikut adalah beberapa cara spesifik bagaimana RPA membantu:

1. Pemantauan transaksi secara real-time
2. Pelacakan dan Audit Otomatis
3. Pengurangan Intervensi Manusia
4. Integrasi dengan Sistem Keamanan Lain
5. Optimasi Laporan dan Pemberitahuan

Dengan keunggulan-keunggulan di atas, RPA tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga memperkuat keamanan dan upaya pencegahan fraud dalam bisnis. Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan digital, adopsi teknologi seperti RPA menjadi penting untuk menjaga integritas dan keberlanjutan operasional perusahaan.