8 Cara Mencegah Kebocoran Data Perusahaan

IT Consultant Jakarta – Mencegah kebocoran data merupakan satu hal krusial yang harus dipastikan oleh bisnis atau perusahaan. Mengapa tidak? Di zaman ini, data adalah segalanya. Kebocoran data dapat memberikan kerugian besar bagi perusahaan maupun pelanggan.

Melansir dari Statista, Pada kuartal pertama tahun 2023, jumlah kebocoran data di Indonesia mencapai sekitar 89.11 ribu catatan. Tentu, ini adalah angka yang mengerikan dan harus segera diselesaikan.

Maka penting untuk mengetahui langkah-langkah untuk mencegah terjadinya kebocoran data agar kepercayaan pelanggan terhadap bisnis tidak turun.

Perkembangan teknologi tentunya berperan penting di sini, tugas Anda adalah bagaimana cara memanfaatkan teknologi yang ada untuk memperkuat keamanan data yang dimiliki oleh perusahaan agar tidak ada oknum yang masuk dan meretas data penting.

Artikel ini akan membahas bagaimana cara mencegah kebocoran data perusahaan dengan menggunakan teknologi automation atau RPA (Robotic Process Automation).

Cara Mencegah Kebocoran Data Perusahaan

Beberapa langkah umum akan kami jelaskan di sini dan juga bagaimana korelasi RPA dan cara kerjanya agar membantu bisnis mempertahankan keamanannya.

1. Audit dan Pengujian Keamanan Berkala

Audit dan pengajuan rutin adalah cara tepat untuk mencegah kebocoran data perusahaan. Proses ini melibatkan evaluasi menyeluruh dan sistematis terhadap infrastruktur IT, kebijakan, dan prosedur keamanan untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar keamanan yang ditetapkan dan efektif dalam melindungi aset data dan informasi organisasi.

Audit dan pengujian keamanan sebaiknya dilakukan secara berkala, misalnya tahunan, atau lebih sering tergantung pada dinamika industri dan perubahan infrastruktur TI.

Setelah audit dan pengujian selesai, tim audit harus menyusun laporan rinci yang mencakup temuan, rekomendasi, dan rencana aksi.

2. Pembaruan dan Pemeliharaan Sistem

Pembaruan dan pemeliharaan sistem merupakan elemen krusial dalam menjaga keamanan dan efisiensi infrastruktur teknologi informasi (TI) sebuah organisasi.

Proses ini melibatkan berbagai kegiatan yang bertujuan untuk memastikan sistem operasi, perangkat lunak, dan perangkat keras berada dalam kondisi terbaik dan terlindungi dari ancaman keamanan.

Beberapa hal yang bisa dilakukan yakni:

• Menginstal patch keamanan secara teratur untuk perangkat lunak dan sistem operasi guna memperbaiki kerentanan yang diketahui.
• Memperbarui aplikasi dan sistem ke versi terbaru yang seringkali menyertakan peningkatan keamanan dan fitur baru.
• Memeriksa dan memperbarui sistem untuk memastikan performa optimal dan keamanan yang terjaga.
• Memeriksa dan memelihara perangkat keras, termasuk pembersihan dan pengecekan komponen fisik.
• Mengganti atau meng-upgrade perangkat keras yang sudah usang atau tidak efisien.

3. Enkripsi Data

Enkripsi data adalah proses mengubah informasi atau data menjadi kode rahasia untuk mencegah akses tidak sah. Ini merupakan salah satu alat penting dalam keamanan siber dan privasi data, digunakan untuk melindungi data selama disimpan (data at rest) maupun selama ditransmisikan (data in transit). Menerapkan proses enkripsi data tentu saja dapat mencegah terjadinya kebocoran data pada perusahaan.

Baca juga: 10 Contoh Implementasi RPA dalam Industri Perbankan

4. Rencana Tanggap Insiden

Rencana Tanggap Insiden adalah strategi yang disusun untuk menyiapkan organisasi dalam menangani dan merespons insiden keamanan siber secara efektif. Insiden ini bisa berupa pelanggaran data, serangan siber, kegagalan sistem, atau masalah keamanan lainnya. Tujuannya adalah untuk meminimalkan dampak dan memulihkan operasi normal secepat mungkin.

Beberapa cara yang bisa diimplementasikan yakni:

• Menetapkan kriteria untuk mengidentifikasi apa yang dianggap sebagai insiden dan kategori berbagai jenis insiden.
• Menetapkan tim yang terdiri dari anggota dengan keahlian yang relevan, termasuk IT, keamanan siber, hukum, dan komunikasi.
• Mengembangkan langkah-langkah yang harus diikuti saat insiden terjadi, termasuk penilaian awal, eskalasi, dan pemberitahuan.
• Menentukan cara dan proses komunikasi selama dan setelah insiden, baik internal maupun dengan pihak luar seperti pelanggan, media, atau regulator.

5. Mengatur Akses dengan Tepat

Mengatur akses dengan tepat merupakan langkah kunci dalam mengelola keamanan informasi dan data. Praktik ini, yang sering disebut sebagai “manajemen kontrol akses” atau “pengendalian akses”, bertujuan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berhak dan perangkat yang sah yang dapat mengakses informasi dan sumber daya tertentu di dalam organisasi.

Setiap pengguna hanya diberikan hak akses yang minimal diperlukan untuk melakukan tugasnya. kses ke informasi harus dibatasi berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui. Hanya pengguna yang memerlukan informasi tersebut untuk pekerjaan mereka yang seharusnya memiliki akses.

Baca juga: 7 Teknologi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan karyawan

6. Melakukan Backup Data

Backup data bertujuan untuk memastikan bahwa salinan penting dari informasi dan data tetap tersedia, bahkan jika terjadi kegagalan sistem, serangan siber, bencana alam, atau kehilangan data lainnya.

Backup data memungkinkan pemulihan cepat dari data jika terjadi kehilangan akibat kesalahan manusia, kerusakan perangkat keras, atau serangan siber.

Sehingga, menjaga operasi bisnis tetap berjalan dengan meminimalkan downtime dan mengurangi dampak keuangan dari kehilangan data.

Strategi backup data yang paling terkenal adalah 321, yakni memiliki setidaknya tiga salinan data (termasuk yang asli), di dua media penyimpanan berbeda, dan satu salinan di lokasi yang terpisah.

7. Lakukan Edukasi Karyawan

dukasi karyawan adalah salah satu komponen penting dalam strategi keamanan siber dan manajemen risiko sebuah organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman karyawan tentang ancaman keamanan siber, praktik terbaik, dan kebijakan perusahaan yang berlaku.

Pastikan semua karyawan memahami dasar-dasar keamanan siber, termasuk ancaman umum seperti phishing, malware, dan serangan sosial rekayasa.

8. Gunakan Teknologi RPA

Salah satu cara terbaik yang bisa perusahaan lakukan saat ini untuk mencegah kebocoran data adalah mengimplementasi RPA dalam proses bisnisnya.

RPA dapat membantu mencegah kebocoran data melalui beberapa cara, berfokus pada otomatisasi dan pengendalian proses yang ketat. Berikut adalah beberapa aspek bagaimana RPA berkontribusi terhadap pencegahan kebocoran data:

1. Mengurangi Intervensi Manusia: Kebocoran data sering terjadi akibat kesalahan manusia. RPA mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang, sehingga mengurangi interaksi manusia dengan data sensitif, yang pada gilirannya mengurangi risiko kebocoran data yang disebabkan oleh kesalahan manusia.
2. Konsistensi dan Akurasi: Robot RPA bekerja berdasarkan aturan yang ditetapkan dan tidak dipengaruhi oleh faktor manusia seperti kelelahan atau kelalaian. Hal ini memastikan bahwa proses yang melibatkan data sensitif dilakukan dengan cara yang konsisten dan akurat, mengurangi peluang kebocoran data.
3. Pencatatan Audit yang Ketat: RPA memungkinkan pencatatan audit yang mendetail untuk semua proses yang dilakukannya. Hal ini berarti setiap akses dan manipulasi data dapat dilacak, yang sangat penting dalam mendeteksi dan mencegah kebocoran data.
4. Kontrol Akses Terotomatisasi: RPA dapat digunakan untuk mengelola kontrol akses ke sistem dan data. Dengan menggunakan robot untuk mengatur siapa yang memiliki akses ke data tertentu, organisasi dapat memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif.
5. Pengendalian Proses: RPA memungkinkan organisasi untuk mengatur dan menegakkan proses yang standar dalam penanganan data. Proses yang telah distandarisasi ini mengurangi kemungkinan kebocoran data akibat proses yang tidak terstruktur atau tidak konsisten.
6. Integrasi dengan Solusi Keamanan Lainnya: RPA dapat diintegrasikan dengan solusi keamanan siber lainnya untuk memberikan lapisan perlindungan tambahan. Misalnya, RPA bisa digunakan untuk secara otomatis memicu tanggapan keamanan jika sistem mendeteksi anomali atau kegiatan mencurigakan.
7. Pengurangan Akses Manual ke Data Sensitif: Dengan mengotomatisasi pengumpulan dan pemrosesan data, RPA mengurangi kebutuhan akses manual ke data sensitif, sehingga mengurangi titik kelemahan potensial dalam keamanan data.

Baca juga: Cara meningkatkan efisiensi bisnis dengan RPA

Kesimpulan

Teknologi Robotic Process Automation (RPA) menawarkan strategi efektif untuk mencegah kebocoran data di lingkungan bisnis. Melalui otomatisasi proses yang berulang dan berbasis aturan, RPA mengurangi intervensi manusia yang sering menjadi sumber kesalahan dan kebocoran data. Pengurangan kesalahan manusia ini secara langsung berkontribusi pada peningkatan keamanan data.

RPA memastikan konsistensi dan akurasi dalam penanganan data, dua aspek penting dalam pencegahan kebocoran data. Selain itu, sistem RPA yang dirancang dengan baik menyediakan pencatatan audit yang detail, memungkinkan pelacakan dan pemantauan aktivitas terhadap data sensitif. Kontrol akses yang diotomatisasi oleh RPA membantu membatasi akses data hanya kepada individu yang berwenang, memperkuat pengendalian keamanan internal.

Integrasi RPA dengan solusi keamanan siber lainnya juga merupakan langkah penting, memberikan lapisan perlindungan tambahan terhadap ancaman eksternal maupun internal. Dengan cara ini, RPA tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas tetapi juga memainkan peran krusial dalam strategi keamanan data perusahaan.