IDstar, IT Consulting Jakarta – Tujuan utama perusahaan atau bisnis tentu mendapatkan keuntungan, di sinilah pentingnya belajar bagaimana cara meningkatkan efisiensi biaya operasional maupun produksi agar keuntugnan yang didapatkan bisa maksimal.
Tentu ada berbagai faktor yang harus ditelisik untuk memastikan bahwa strategi yang dilakukan sudah maksimal untuk mendatangkan keuntungan. Nah, artikel ini akan membahas bagaimana cara meningkatkan keuntungan bisnis dengan meminimalisir biaya operasional tanpa melupakan kualitas output.
Namun, sebelum itu, mari kita review sedikit mengenai pengertian efisiensi biaya, efisiensi biaya produksi, dan pentingnya untuk bisnis.
Apa Itu Efisiensi Biaya Produksi?
Pengertian efisiensi biaya secara umum merujuk pada upaya meminimalkan biaya sambil memaksimalkan hasil. Sementara itu, efisiensi biaya operasional fokus pada biaya yang terkait dengan proses operasional suatu bisnis.
Langkah efisiensi ini termasuk segala sesuatu yang ada dalam perusahaan mulai dari produksi, pemasaran, hingga manajemen sumber daya manusia.
Efisiensi biaya operasional cukup penting karena berkontribusi langsung pada margin keuntungan. Dengan mengelola biaya operasional secara efisien, perusahaan dapat meningkatkan keuntungan tanpa harus meningkatkan harga jual atau volume penjualan.
Otoritas Jasa Keuangan (OJK) mendefinisikan efisiensi biaya operasional sebagai sejumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan pokoknya, seperti biaya penjualan dan administrasi, yang bertujuan untuk mendapatkan pendapatan dan keuntungan. Biaya operasional mencakup berbagai aspek seperti pajak, penggajian, transportasi, amortisasi, tunjangan karyawan, sewa, dan perbaikan.
Contoh nyata dari penerapan efisiensi operasional dapat dilihat pada perusahaan seperti Google dan Toyota, yang masing-masing menggunakan kecerdasan buatan untuk mengoptimalkan data center dan menerapkan metodologi lean manufacturing dalam proses produksi mereka.
Penyebab Tingginya Biaya Produksi
Dalam proses produksi, perusahaan pasti mengeluarkan sejumlah biaya agar produksi berjalan dengan lancar. Namun, seringkali terjadi pemborosan yang mengakibatkan tingginya biaya produksi. Pemborosan ini bisa terjadi pada beberapa aspek, antara lain:
- Penggunaan Bahan Baku yang Tidak Efisien: Terjadinya pemborosan dalam pemakaian bahan baku yang melebihi kebutuhan produksi yang sebenarnya.
- Pemborosan Waktu Kerja Karyawan: Waktu kerja karyawan yang tidak dimanfaatkan dengan baik, sehingga produktivitas tidak mencapai tingkat yang diharapkan oleh perusahaan.
- Pemborosan Modal Kerja: Pengeluaran modal kerja yang berlebihan untuk pembelian berbagai peralatan dan mesin produksi yang sebenarnya tidak diperlukan atau tidak digunakan secara optimal.
Cara Meningkatkan Efisiensi Biaya Produksi
Ada berbagai cara untuk meningkatkan efisiensi biaya perusahaan. Kami akan memberikan 5 langkah yang bisa bisnis Anda tempuh untuk menghemat biaya produksi, yaitu:
1. Audit Biaya Secara Berkala
Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa saja biaya yang telah dikeluarkan perusahaan selama ini, maka penting melakukan audit biaya secara berkala.
Melakukan audit biaya secara berkala membantu perusahaan mengidentifikasi area mana yang menghabiskan biaya paling banyak dan bagaimana biaya ini dapat dikurangi tanpa mengurangi kualitas output.
Misalnya, audit perusahaan dalam kasus penggunaan energi, perusahaan dapat mengeksplorasi alternatif seperti panel surya atau lampu LED yang lebih hemat energi.
Audit ini juga dapat menyoroti biaya tidak langsung, seperti kebocoran atau keusangan peralatan, yang sering terlewatkan namun bisa berdampak signifikan pada biaya jangka panjang.
2. Gunakan Teknologi Otomasi
Perkembangan teknologi telah banyak membantu berbagai aspek kehidupan, utamanya bisnis. Salah satu teknologi yang bisa diadaptasi adalah otomasi alias automation. Penerapan teknologi otomasi tidak hanya mengurangi beban kerja manusia tetapi juga meningkatkan akurasi dan konsistensi output.
Misalnya, perusahaan perbankan yang biasanya melakukan penginputan data manual banyak menghabiskan waktu. Nah, dengan penerapan automation (RPA), penginputan data bisa dilakukan secara otomatis dan konsisten tanpa ada lagi human error. Sehingga, kualitas bisa lebih maksimal dengan waktu dan penggunaan tenaga kerja yang efisien.
Baca juga: 9 Teknologi Ampu Meningkatkan Produktivitas Karyawan
3. Manfaatkan Outsourcing
Penggunaan outsourcing ternyata cukup memberikan dampak efisiensi maksimal pada bisnis. Tenaga kerja outsourcing bisa dimanfaatkan untuk mengerjaan tugas-tugas non inti maupun project jangka pendek.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin meng-outsource layanan kebersihan daripada memiliki tim kebersihan internal, yang mengurangi biaya tenaga kerja dan manajemen.
Selain itu, contoh untuk perusahaan yang sedang menjalankan transformasi digital, perlu untuk mendatangkan outsource untuk mengerjakan project digitalisasi dibandingkan harus merekrut dan menjadikannya tim internal.
4. Kurangi Biaya Overhead
Anda juga bisa lebih jeli melihat aspek mana saja yang ternyata memberikan dampak overhead pada biaya. Misalnya saja,
Mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan dalam setiap aspek operasional, mulai dari penggunaan sumber daya hingga manajemen waktu, sangat penting.
Misalnya, memperbaiki proses manufaktur untuk mengurangi limbah bahan baku, atau mengimplementasikan kebijakan cetak hanya saat perlu untuk mengurangi pemborosan kertas.
5. Berikan Pelatihan Karyawan
Karyawan yang terlatih dengan baik lebih efisien. Pelatihan yang fokus pada peningkatan keterampilan dan penggunaan sumber daya secara efisien dapat membantu mengurangi biaya operasional. Maka dari itu, jangan ragu untuk memberikan pelatihan pada karyawan guna untuk meningkatkan efisiensi.
Sebagai contoh, pelatihan karyawan untuk penggunaan perangkat lunak RPA, dibanding membiarkan karyawan belajar otodidak yang menghabiskan banyak waktu, lebih baik memberikan pelatihan tentang RPA agar bisa mengoperasionalkan software RPA dengan cermat, tepat, dan cepat.
Pelatihan tentang penggunaan perangkat lunak dapat mempercepat proses kerja, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Baca juga: Cara RPA Meningkatkan Penjualan Bisnis
2 Cara Menghitung Efisiensi Produksi
Menariknya, untuk mempermudah mengaudit biaya produksi, Anda bisa menghitung efisiensi produksi dengan rumus mutlaknya.
Cara menghitungnya pun sangat sederhana, yakni melakukan pembagian antara output aktual dengan output maksimal dan dikalikan dengan angka 100%.
Contoh Perhitungan 1:
Misalkan sebuah pabrik manufaktur menghabiskan total input (termasuk bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya operasional lainnya) sebesar $100.000 untuk memproduksi barang. Dari proses produksi ini, pabrik tersebut berhasil menghasilkan barang yang dapat dijual dengan total nilai $150.000.
Langkah 1: Identifikasi Input dan Output
- Input (Biaya Produksi) = $100.000
- Output (Nilai Penjualan Barang) = $150.000
Langkah 2: Gunakan Rumus Efisiensi
Efisiensi = (Output / Input) × 100%Efisiensi=150.000/100.000×100%
Langkah 3: Lakukan Perhitungan
Efisiensi=1.5×100%
Efisiensi=150%
Interpretasi:
Efisiensi biaya produksi pabrik ini adalah 150%. Ini berarti bahwa untuk setiap dolar yang dihabiskan dalam produksi, pabrik menghasilkan nilai penjualan 1,5 kali dari biaya tersebut. Efisiensi lebih dari 100% menunjukkan bahwa perusahaan berhasil menghasilkan output yang bernilai lebih dari biaya yang dikeluarkan untuk produksinya.
Contoh Perhitungan 2:
Agar lebih memahami cara menghitung efisiensi produksi, mari kita lihat contoh studi kasus berikut. Misalkan sebuah pabrik memiliki kapasitas untuk menghasilkan 600 unit produk per hari, namun hanya mampu memproduksi 450 unit.
Dalam kasus ini, output aktual adalah 450 unit dan output maksimal adalah 600 unit. Dengan menggunakan rumus efisiensi produksi yang telah disebutkan sebelumnya, perhitungannya adalah sebagai berikut:
Hasil 75% dari perhitungan efisiensi produksi di atas menunjukkan bahwa pabrik beroperasi pada 75% dari kapasitas penuhnya. Ini berarti ada 25% kapasitas yang belum dimanfaatkan.
Hasil ini dapat digunakan sebagai titik awal untuk analisis lebih lanjut mengenai masalah-masalah di lantai produksi, atau mungkin menunjukkan perlunya penyesuaian dalam penjadwalan.
Interpretasi ini membantu dalam pengambilan keputusan strategis yang berkaitan dengan operasi produksi.
Indikator Tercapainya Efisiensi Produksi
Efisiensi produksi yang tercapai dapat diukur melalui beberapa indikator berikut:
Output Aktual Sesuai dengan Target: Pabrik menghasilkan jumlah produk yang mendekati atau sama dengan kapasitas maksimumnya. Misalnya, jika kapasitas maksimal adalah 600 unit, pabrik yang efisien akan menghasilkan setidaknya 570 unit atau lebih.
Minimnya Pemborosan: Pemborosan bahan baku, waktu, dan tenaga kerja diminimalkan. Produksi berjalan lancar tanpa adanya gangguan yang berarti atau kesalahan yang signifikan.
- Biaya Produksi Rendah: Total biaya produksi per unit tetap rendah. Ini mencakup biaya bahan baku, tenaga kerja, energi, dan overhead. Efisiensi tercapai jika biaya per unit tetap rendah tanpa mengorbankan kualitas produk.
- Kualitas Produk Tinggi: Produk yang dihasilkan memenuhi atau melebihi standar kualitas yang ditetapkan. Tingkat kecacatan produk yang rendah menunjukkan efisiensi dalam proses produksi.
- Waktu Produksi Optimal: Proses produksi berjalan sesuai jadwal dengan minimnya waktu tunggu atau downtime. Efisiensi tercapai ketika mesin dan tenaga kerja digunakan secara optimal dan terus menerus tanpa adanya waktu idle yang signifikan.
- Pemanfaatan Kapasitas Penuh: Tingkat pemanfaatan kapasitas mendekati 100%. Ini berarti semua sumber daya yang tersedia, baik mesin maupun tenaga kerja, digunakan secara optimal.
- Produktivitas Tenaga Kerja Tinggi: Tenaga kerja mampu menghasilkan lebih banyak output dalam waktu yang lebih singkat. Produktivitas yang tinggi menunjukkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya manusia.
- Kepuasan Pelanggan: Produk sampai ke pelanggan tepat waktu dan memenuhi kebutuhan mereka. Kepuasan pelanggan yang tinggi adalah indikator bahwa proses produksi berjalan efisien dan efektif.
Dengan memonitor indikator-indikator ini, manajemen pabrik dapat menilai dan memastikan bahwa efisiensi produksi tercapai dan dipertahankan.
Efisiensikan Biaya Operasional Bisnis dengan RPA
Dalam era digital yang serba cepat ini, efisiensi operasional bisnis adalah kunci utama dalam mempertahankan keunggulan kompetitif. Di sinilah Robotic Process Automation (RPA) dari IDstar berperan, sebuah solusi revolusioner yang dapat mengubah cara bisnis Anda beroperasi.
RPA, atau Robotic Process Automation, adalah teknologi yang memungkinkan automasi proses bisnis dengan menggunakan “robot” atau software yang dapat meniru dan mengintegrasikan tindakan manusia dalam berinteraksi dengan sistem digital. RPA dari IDstar khusus dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi beban kerja manual, dan meningkatkan akurasi dan kecepatan proses bisnis.
Baca juga: 10 Manfaat Menggunakan Konsultan IT untuk Bisnis
Dengan penggunaan teknologi otomasi RPA, memungkinkan bisnis Anda menjadi lebih efisien dalam penggunaan biaya operasional karena beberapa tugas dapat diotomatisasikan dengan perangkat lunak.
Namun, sebelum memutuskan menggunakan RPA, ada baiknya diskusikan terlebih dahulu berkonsultasi soal bagaimana sistem operasional bisnis Anda dan apa saja kebutuhan automation Anda agar penggunaan teknologi bisa cepat dan memberikan dampak maksimal.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
