Cara Otomatisasi Entri Data untuk Efisiensi Perusahaan

IDstar – Tahukah Anda, rata-rata karyawan menghabiskan 20% waktu kerja untuk proses entri data manual?

Proses repetitif dan rentang kesalahan ini tidak hanya menyita waktu, namun juga berdampak pada efisiensi dan akurasi bisnis secara keseluruhan.

Melihat hal ini, otomatisasi entri data dengan teknologi OCR, RPA, dan AI, dapat menjadi solusi untuk mengurangi error, dan meningkatkan produktivitas.

Mengapa Otomatisasi Entri Data Penting?

Berikut adalah beberapa alasan, mengapa entri data perlu di otomatisasi.

1. Efisiensi Waktu dan Biaya

Dengan otomatisasi, proses entri data yang memakan waktu dapat diselesaikan dalam hitungan detik, dan memungkinkan tim Anda lebih fokus pada tugas yang lebih strategis dan kompleks.

2. Meminimalisir Human Error

Salah input data sering kali jadi masalah umum dalam proses entri data. Dengan otomatisasi, kesalahan input dapat ditekan hingga 90%.

3. Meningkatkan Produktivitas

Otomatisasi memungkinkan bisnis memproses lebih banyak data dengan SDM yang sama, bahkan lebih sedikit. Sehingga, produktivitas dapat lebih meningkat.

4. Data yang Konsisten dan Terstruktur

Otomatisasi menjamin format data lebih seragam sehingga dapat lebih mudah untuk dianalisis dan digunakan dalam pengambilan keputusan.

Teknologi yang digunakan dalam Otomatisasi Entri Data

Otomatisasi entri data menggunakan beberapa teknologi utama di dalamnya, seperti:

1. Optical Character Recognition (OCR)

OCR ini digunakan untuk mengekstrak teks dari dokumen fisik seperti invoice, formulir, atau tanda terima yang akan diubah menjadi data digital yang siap diolah.

2. Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) dapat digunakan untuk menjalankan tugas-tugas repetitif secara otomatis seperti pengisian formulir online, ataupun melakukan transfer data antar sistem tanpa kesalahan, dan akurasi tinggi.

3. Kecerdasan Buatan (AI)

AI digunakan untuk verifikasi data, deteksi anomali, dan pengambilan keputusan berdasarkan pola historis.

Langkah-langkah Implementasi Otomatisasi Entri Data

Otomatisasi entri data bukan hanya soal implementasi, namun juga pendekatan sistematis untuk hasil yang optimal.

Berikut adalah langkah dalam implementasi otomatisasi entri data.

1. Analisis Proses Bisnis

Pertama, pahami secara menyeluruh bagaimana data Anda diproses saat ini, dan identifikasi bagian mana yang:

Sifatnya repetitif (berulang), seperti input data invoice, form pendaftaran pelanggan, transfer data dari email ke sistem.

Sering mengalami keterlambatan atau menimbulkan human error

Melibatkan volume data besar dengan format seragam.

Dengan mengidentifikasi proses bisnis ini, Anda dapat menentukan proses mana yang paling butuh untuk di otomatisasikan.

2. Pilih Teknologi yang Tepat

Tiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga pemilihan dan kombinasi teknologi berikut bisa jadi pilihan terbaik, seperti:

• OCR (Optical Character Recognition) – Untuk membaca teks dari dokumen seperti PDF, gambar, atau hasil scan.
• RPA (Robotic Process Automation) – Dapat digunakan untuk menjalankan tugas-tugas repetitif seperti pengisian form, copy-paste, dan kirim email otomatis.
• AI/ML – Dapat digunakan untuk validasi data, deteksi anomali, dan pengambilan keputusan otomatis.

Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan teknologi OCR, IDP dan RPA untuk entri data dari formulir kertas untuk diinput ke sistem manual secara internal.

3. Penyiapan Data dan Infrastruktur

Saat hendak mengotomatisasi entri data, pastikan data yang akan diotomatisasi sudah berada dalam format yang seragam dan mudah diubah.

Data dapat disimpan dalam format excel, database, cloud, dan bukan hanya file acak di desktop.

Infrastruktur seperti komputer, server, dan koneksi juga jadi hal penting untuk menjalankan sistem otomatisasi.

4. Buat Flow dan Konfigurasi Sistem

Pada tahap ini, Anda mulai menyusun alur kerja atau flow otomatisasi, misalnya:

Langkah awal: Buka file, baca kolom A-C, input ke sistem A, kirim email ke Supervisor

Selain itu Anda juga bisa mengatur logika verifikasi otomatis, misalnya jika total invoice > Rp10 juta, minta persetujuan.

5. Lakukan Uji Coba dan Validasi

Setelah menentukan flow, lakukan uji coba dalam skala kecil untuk melihat hasil dari otomatisasi.

Selain itu Anda juga bisa mengidentifikasi bottleneck atau kendala yang belum dipikirkan sebelumnya.

Anda juga dapat melibatkan tim pengguna dalam uji coba agar validasi sesuai dengan kondisi lapangan.

6. Berikan Pelatihan Pengguna

Adaptasi teknologi yang optimal tidak akan berhasil tanpa adanya tim yang mengerti tentang cara penggunaan, monitoring, dan solving saat ada masalah.

Itulah mengapa, penting bagi Anda untuk memberikan pelatihan pada tim terkait dalam bentuk tertulis ataupun video tutorial.

Pelatihan ini penting untuk membangun kepercayaan dan adopsi sistem baru.

7. Monitoring dan Optimasi Berkelanjutan

Setelah implementasi otomatisasi data diterapkan, monitoring performa seperti kecepatan input, akurasi, dan penyelesaian perlu untuk diperhatikan.

Kumpulkan feedback dari pengguna sebagai tambahan perbaikan untuk memperbaiki dan menyesuaikan sistem seiring dengan proses bisnis yang berkembang atau bertambah kompleks.

Anda dapat melakukan monitoring dan evaluasi tiap bulan atau kuartal agar sistem tetap relevan dan efisien.

Tips Sukses Menerapkan Otomatisasi Entri Data

1. Mulai dari proses sederhana & berulang.
2. Libatkan tim IT dan pengguna akhir sejak awal.
3. Tetapkan target ROI & pengukuran akurasi.
4. Dokumentasikan setiap langkah dan pastikan backup data berjalan otomatis.

Kesimpulan

Otomatisasi entri data merupakan langkah penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan akurasi data.

Dengan mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang berharga, serta mengurangi risiko kesalahan manusia.

Selain itu, otomatisasi memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah, yang pada gilirannya dapat mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih cepat.

Langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini, mulai dari analisis kebutuhan bisnis hingga pelatihan karyawan, memberikan panduan komprehensif bagi perusahaan yang ingin memulai perjalanan otomatisasi mereka.

Dengan mengikuti tips dan best practices yang telah dibahas, perusahaan dapat memastikan implementasi yang sukses dan menghindari kesalahan umum yang sering terjadi.

Baca juga: Solusi IT Terbaik Jakarta: Otomatisasi dan Outsourcing untuk Bisnis Anda

Pada akhirnya, otomatisasi entri data tidak hanya tentang mengadopsi teknologi baru, tetapi juga tentang mengubah cara kerja untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan efisien.

Dengan memanfaatkan teknologi yang tepat dan melibatkan tim dalam proses perubahan, bisnis Anda dapat meraih manfaat maksimal dari otomatisasi entri data.

Jadi, apakah perusahaan Anda siap untuk melangkah ke masa depan yang lebih efisien dan produktif? Hubungi Kami untuk mulai konsultasi mengenai kebutuhan bisnis Anda.