IDstar, IT Consulting Indonesia – Di era digital saat ini, proses onboarding yang efisien dan efektif menjadi kunci sukses untuk setiap bisnis. Digital onboarding, sebagai pengganti dari metode konvensional, menawarkan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan dan kliennya.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi manfaat dari digital onboarding dan cara implementasinya untuk bisnis, termasuk peran RPA dalam memaksimalkan efisiensi.
Apa Itu Digital Onboarding?
Digital onboarding adalah proses mengintegrasikan klien atau karyawan baru ke dalam sistem bisnis menggunakan solusi digital.
Proses dilakukan dengan memperoleh pelanggan baru untuk sebuah perusahaan, atau mendaftarkan pengguna baru ke layanan baru secara digital.
Tujuan utama dari onboarding digital adalah untuk memverifikasi identitas individu yang sedang didaftarkan agar perusahaan dapat memastikan bahwa individu tersebut benar-benar adalah orang yang mereka tuju.
Tujuan selanjutnya yakni mempercepat proses penerimaan dan pendaftaran sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
Untuk memverifikasi identitas pengguna secara digital dibutuhkan teknologi terbaru seperti facial biometrics and liveness detection technology yang dikombinasikan dengan pemrosesan dokumen identitas.
Contoh Implementasi Digital Onboarding untuk Bisnis
Implementasi digital onboarding di bisnis melibatkan penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses orientasi dan penerimaan karyawan baru, pelanggan, atau mitra.
Berikut beberapa contoh implementasinya di berbagai jenis bisnis:
1. Onboarding Karyawan Baru di Perusahaan Teknologi
- Penggunaan Aplikasi HR: Banyak perusahaan teknologi menggunakan platform onboarding digital seperti BambooHR atau Workday untuk mengelola proses orientasi karyawan baru. Karyawan baru dapat mengisi formulir, mengunggah dokumen, dan menandatangani kontrak secara digital sebelum hari pertama mereka bekerja.
- E-learning: Setelah onboarding administrasi selesai, karyawan mendapatkan akses ke modul pelatihan online melalui Learning Management System (LMS) untuk mengenal lebih dalam tentang budaya perusahaan, kebijakan, dan tanggung jawab pekerjaan.
2. Onboarding Nasabah di Perbankan atau Fintech
- e-KYC (Electronic Know Your Customer): Bank atau perusahaan fintech menerapkan proses onboarding digital dengan memverifikasi identitas pelanggan baru secara online melalui e-KYC. Pelanggan cukup mengunggah dokumen seperti KTP, NPWP, atau selfie untuk memvalidasi identitas mereka secara otomatis.
- Pembukaan Rekening Digital: Nasabah dapat membuka rekening bank tanpa harus datang ke kantor cabang dengan mengisi formulir online dan menyelesaikan proses verifikasi secara digital.
3. Onboarding Merchant di E-commerce
- Pendaftaran Mandiri: E-commerce seperti Tokopedia atau Shopee menawarkan onboarding digital kepada merchant dengan menyediakan platform mandiri. Merchant dapat mendaftar, mengunggah dokumen bisnis, serta menyelesaikan proses verifikasi toko secara online tanpa interaksi langsung.
- Portal Pelatihan Mandiri: Merchant baru juga diberikan akses ke portal pelatihan online yang mencakup tutorial tentang cara mengelola toko, memproses pesanan, dan memanfaatkan fitur promosi yang disediakan platform.
4. Onboarding Pelanggan di Perusahaan Telekomunikasi
- Registrasi SIM Card Online: Pelanggan baru dapat melakukan registrasi kartu SIM melalui situs web atau aplikasi resmi dengan memasukkan data pribadi dan nomor identifikasi seperti NIK secara digital. Beberapa perusahaan juga menerapkan verifikasi biometrik untuk mempercepat proses onboarding.
- Pengaktifan Layanan: Setelah registrasi selesai, pelanggan bisa langsung memilih dan mengaktifkan paket layanan telekomunikasi secara online tanpa perlu datang ke gerai fisik.
5. Onboarding Klien di Sektor Keuangan
- Pengelolaan Akun Investasi: Platform investasi online seperti Bibit atau Ajaib menggunakan onboarding digital untuk memudahkan investor baru. Klien dapat mendaftar akun, memilih profil risiko, serta mulai berinvestasi tanpa interaksi tatap muka. Sistem ini juga mengotomatiskan validasi data menggunakan integrasi ke database nasional.
- Digital Contract Signing: Perusahaan konsultan keuangan menggunakan platform seperti DocuSign atau Adobe Sign untuk memungkinkan klien baru menandatangani kontrak layanan secara digital, mempercepat proses persetujuan dokumen.
6. Onboarding Mitra di Platform Ride-Hailing
- Pendaftaran Pengemudi: Perusahaan ride-hailing seperti Gojek atau Grab mengadopsi sistem onboarding digital yang memungkinkan calon pengemudi mendaftar secara online dengan mengunggah dokumen seperti SIM dan STNK, mengikuti pelatihan online, dan menyelesaikan proses verifikasi melalui aplikasi.
- E-learning dan Sertifikasi: Setelah mendaftar, pengemudi baru biasanya diwajibkan menyelesaikan kursus e-learning tentang layanan pelanggan dan etika berkendara sebelum mulai bekerja.
Apa Saja Komponen Digital Onboarding?
Beberapa komponen penting dalam digital onboarding meliputi:
- E-registrasi: Proses pengumpulan informasi pribadi pengguna melalui formulir online yang aman dan user-friendly.
- Verifikasi Identitas: Penggunaan teknologi seperti e-KYC (electronic Know Your Customer), biometrik, atau verifikasi dokumen digital untuk memastikan identitas pengguna.
- Pengumpulan Data dan Dokumen: Meminta pengguna untuk mengunggah dokumen yang diperlukan, seperti KTP, NPWP, atau dokumen lain yang relevan, sering kali melalui platform yang terenkripsi.
- Pengaturan Akun: Memberikan akses kepada pengguna untuk mengatur preferensi akun, seperti pengaturan kata sandi, pertanyaan keamanan, dan pilihan notifikasi.
- Pengarahan dan Tutorial: Memberikan panduan langkah demi langkah atau tutorial video untuk membantu pengguna memahami bagaimana menggunakan produk atau layanan tersebut.
- Otentikasi Dua Faktor (2FA): Menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan mengharuskan pengguna untuk memverifikasi identitas mereka melalui kode yang dikirimkan ke ponsel atau email mereka.
- Tanda Tangan Digital: Memungkinkan pengguna untuk menandatangani dokumen secara elektronik untuk menyetujui syarat dan ketentuan, kontrak, atau perjanjian.
- Integrasi dengan Sistem Lain: Memastikan bahwa sistem digital onboarding terintegrasi dengan sistem back-end lain seperti CRM (Customer Relationship Management) atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
- Umpan Balik dan Dukungan Pelanggan: Menyediakan saluran untuk pengguna memberikan umpan balik atau mencari bantuan jika mereka mengalami kesulitan selama proses onboarding.
- Analisis Data dan Pemantauan: Menggunakan alat analitik untuk memantau proses onboarding dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, serta untuk memahami perilaku pengguna baru.
- Personalisasi: Menyediakan pengalaman yang disesuaikan berdasarkan preferensi atau perilaku pengguna selama proses onboarding, seperti rekomendasi produk atau layanan.
Manfaat Digital Onboarding
Digital onboarding membawa berbagai manfaat penting yang dapat mengubah cara perusahaan mengintegrasikan karyawan atau pelanggan baru ke dalam sistem mereka.
Implementasi digital onboarding bisa dengan memanfaatkan sistem Robotic Process Automation (RPA).
Berikut merupakan penjelasan manfaat digital onboarding dan bagaimana korelasinya dengan RPA.
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Mengadopsi proses digital onboarding mengotomatisasi entri data, verifikasi dokumen, dan tugas administratif lainnya yang biasanya memerlukan waktu dan sumber daya manusia yang signifikan.
Dengan mengurangi kebutuhan akan interaksi manusia dalam proses ini, perusahaan dapat memotong jam kerja yang dibutuhkan dan biaya operasional terkait, seperti biaya cetak, pengiriman dokumen, dan penyimpanan fisik.
2. Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik
Digital onboarding menawarkan pengalaman yang lebih personal dan interaktif bagi karyawan baru.
Dengan memanfaatkan teknologi, perusahaan dapat menyediakan materi orientasi yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja, memungkinkan karyawan baru untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri.
Ini juga memungkinkan integrasi interaktif dengan video, kuis, dan modul pelatihan lainnya yang meningkatkan pemahaman dan keterlibatan.
Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?
3. Keamanan Data Perusahaan yang Kuat
Platform digital onboarding yang modern dilengkapi dengan teknologi keamanan terkini, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kepatuhan terhadap standar industri seperti GDPR untuk perlindungan data.
Teknologi ini memastikan bahwa informasi sensitif, seperti data pribadi karyawan dan dokumen legal, dilindungi dari akses tidak sah dan pelanggaran data.
4. Mempercepat Proses Verifikasi dan Validasi Data
RPA memungkinkan otomatisasi proses verifikasi dan validasi data dengan cepat dan akurat. Robot-robot ini dapat diprogram untuk mengidentifikasi, mengekstrak, dan memverifikasi informasi dari dokumen digital atau formulir online, kemudian membandingkannya dengan database atau sistem lain untuk validasi.
Hal ini sangat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses onboarding, yang secara konvensinal memerlukan input dan pemeriksaan manual oleh staf, yang bisa memakan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari.
Contohnya dalam pembukaan rekening bank online, RPA dapat memverifikasi identitas pelanggan, mengecek keaslian dokumen yang diupload, dan memastikan semua informasi sesuai dengan persyaratan hukum dan perbankan dalam waktu yang singkat.
5. Mengurangi Human Error
Human error atau kesalahan manusia adalah salah satu tantangan terbesar dalam proses yang melibatkan entri data manual dan pengelolaan dokumen.
RPA mengeliminasi banyak kesalahan dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang dan rentan kesalahan, seperti pengisian formulir, entri data, dan pengolahan dokumen.
Dengan mengurangi intervensi manusia, kesalahan dapat diminimalisir, yang pada gilirannya meningkatkan keakuratan data dan efisiensi proses.
Misalnya, dalam onboarding karyawan baru, RPA dapat otomatis mengisi data karyawan ke dalam sistem HR, memastikan bahwa informasi seperti detail pribadi, informasi bank, dan dokumen pendukung dimasukkan dengan benar dan konsisten.
6. Layanan Konsisten Tanpa Henti
RPA beroperasi 24/7 tanpa perlu istirahat atau libur, yang berarti proses onboarding dapat dilaksanakan kapan saja, meningkatkan aksesibilitas dan kepuasan bagi pengguna akhir.
Dengan kemampuan untuk bekerja tanpa henti, RPA memastikan bahwa layanan onboarding dapat disediakan secara konsisten, tanpa gangguan, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan, tanpa memandang volume kerja atau waktu.
Implementasinya, dalam konteks onboarding pelanggan untuk layanan keuangan, RPA memungkinkan pelanggan untuk menyelesaikan proses pendaftaran di luar jam kerja normal, mempercepat aktivasi akun dan akses ke layanan tanpa penundaan.
7. Meminimalisir Biaya Operasional
RPA dapat menurunkan biaya operasional dengan mengotomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Pengurangan tugas manual tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengelolaan dan eksekusi proses onboarding.
8. Meningkatkan Akurasi Data
Dengan kemampuannya untuk mengotomatisasi pengumpulan dan pengolahan data, RPA memastikan bahwa informasi yang dimasukkan ke dalam sistem perusahaan akurat. Hal ini mengurangi risiko kesalahan input data, yang sering terjadi dalam proses manual.
9. Memfasilitasi Kepatuhan dan Keamanan
RPA membantu bisnis mematuhi standar keamanan dan regulasi yang ketat dengan memastikan bahwa semua proses onboarding dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Automasi ini juga menciptakan audit trail yang dapat ditelusuri, memudahkan dalam hal audit dan verifikasi kepatuhan.
10. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Dengan mengotomatisasi proses onboarding, pelanggan dapat menyelesaikan pendaftaran atau pengaktifan layanan dengan lebih cepat dan mudah.
RPA membantu dalam menyediakan proses yang lebih lancar dan bebas hambatan, meningkatkan kepuasan pelanggan.
11. Skalabilitas dan Fleksibilitas
RPA memberikan kemampuan untuk dengan mudah menyesuaikan dan menskalakan proses onboarding sesuai dengan pertumbuhan bisnis dan perubahan kebutuhan.
Bisnis dapat menambah atau mengurangi robot RPA sesuai dengan volume pekerjaan, memberikan fleksibilitas operasional yang besar.
12. Integrasi Sistem yang Lebih Baik
RPA dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem dan aplikasi tanpa memerlukan perubahan besar pada infrastruktur IT yang ada.
Ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses onboarding melintasi sistem yang berbeda, menyederhanakan alur kerja dan mempercepat proses secara keseluruhan.
Dengan memanfaatkan RPA, bisnis dapat meraih berbagai manfaat dari efisiensi dan efektivitas proses onboarding digital, memperkuat posisi mereka dalam pasar yang kompetitif dengan meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kepuasan pelanggan.
Langkah Implementasi Digital Onboarding di Bisnis
mplementasi digital onboarding penting untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pengguna. Berikut langkah-langkah utamanya:
- Evaluasi Kebutuhan Bisnis: Tentukan pengguna yang akan di-onboard dan data yang dibutuhkan. Contoh, bank perlu memastikan sistem onboarding digital dapat menangani KYC, verifikasi dokumen, dan pembukaan rekening secara efisien.
- Pilih Platform yang Tepat: Pilih platform yang fleksibel, aman, dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain. Bank, misalnya, memilih platform yang otomatis memproses KYC dan terintegrasi dengan database nasional.
- Integrasi dengan Sistem Existing: Pastikan sistem onboarding terhubung dengan CRM atau HRMS. Perusahaan teknologi, misalnya, mengintegrasikan platform onboarding karyawan dengan HRMS untuk mengupdate data secara otomatis.
- Pelatihan dan Dukungan: Latih staf dan siapkan dukungan teknis. Perusahaan e-commerce, misalnya, mengadakan pelatihan virtual untuk tim dan penjual, serta menyediakan dukungan 24/7.
Dapatkan Sistem Digital Onboarding melalui layanan intelligent automation dari IDstar. Dapatkan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Hubungi Kami!
Baca juga: Automation Services Terbaik Indonesia, Mengapa IDstar?
Kesimpulan
Digital onboarding merupakan langkah penting bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan menyediakan pengalaman yang superior bagi pelanggan atau karyawan baru mereka.
Dengan memanfaatkan teknologi terkini seperti RPA, bisnis dapat lebih lanjut mengoptimalkan proses onboarding mereka, menjadikannya lebih cepat, lebih aman, dan lebih menyenangkan bagi semua pihak yang terlibat.
Menerapkan digital onboarding memerlukan perencanaan yang cermat dan eksekusi yang tepat. Dengan mengikuti panduan implementasi di atas dan memanfaatkan kekuatan RPA, bisnis Anda dapat mengambil langkah besar menuju transformasi digital yang sukses.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
