IDstar – Di era digital saat ini, pengelolaan dokumen secara manual sering kali memakan waktu, kurang efisien, dan rentan terhadap kesalahan.
Banyak perusahaan mulai beralih ke solusi digital, salah satunya adalah sistem manajemen dokumen atau yang lebih dikenal dengan Document Management System (DMS).
Namun, apa sebenarnya document management system itu? Bagaimana sistem ini bekerja, dan siapa saja yang membutuhkannya?
Artikel ini akan menjelaskan konsep document management system dengan bahasa sederhana, menjawab pertanyaan-pertanyaan umum terkait, serta mengapa penting bagi organisasi modern.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Dokumen?
Manajemen dokumen adalah proses pengelolaan seluruh dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital, dalam satu sistem yang terorganisir.
Tujuan utamanya adalah memudahkan penyimpanan, pengambilan, dan pengaturan dokumen sehingga pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien.
Dalam konteks ini, document management system atau DMS menjadi solusi teknologi yang mendukung proses manajemen dokumen secara digital.
Di dalam sebuah perusahaan, dokumen bisa sangat beragam, mulai dari kontrak, laporan keuangan, faktur, invoice hingga dokumen-dokumen internal lainnya.
Tentu, dengan banyaknya dokumen akan membuat kita menjadi pusing. Dengan semakin banyaknya dokumen yang harus dikelola, tanpa sistem yang tepat, proses manajemen dokumen bisa menjadi tantangan yang signifikan.
Kami bisa membuatkan Anda software untuk sistem manajemen document, bahkan mengotomatisasikannya. Jika Anda butuh konsultasi dengan tim. Silakan hubungi Tim Kami melalui tombol di pojok Kanan.
Apa yang Dimaksud dengan Sistem Manajemen Dokumen?
Document Management System (DMS) adalah perangkat lunak atau platform yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dokumen secara elektronik.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan, melacak, dan mengelola dokumen digital maupun hasil digitalisasi dari dokumen fisik.
Dengan DMS, pengguna dapat mengakses dokumen secara online, berbagi dengan tim, serta mengatur alur kerja (workflow) terkait dengan dokumen tersebut.
Beberapa fitur utama yang biasanya ditemukan dalam DMS meliputi:
- Penyimpanan Terpusat: Semua dokumen disimpan di satu lokasi yang dapat diakses oleh pengguna dengan izin yang tepat.
- Kontrol Versi: DMS memungkinkan pengguna untuk melihat versi terbaru dari dokumen dan melacak perubahan yang terjadi.
- Keamanan: Dokumen penting dapat diberi akses terbatas untuk melindungi informasi sensitif.
- Pencarian Cepat: DMS menyediakan fungsi pencarian yang memudahkan pengguna menemukan dokumen hanya dengan memasukkan kata kunci terkait.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Automate Document Processing
Siapa Saja yang Membutuhkan Document Management System?
Document Management System cocok digunakan oleh berbagai jenis perusahaan atau organisasi, baik besar maupun kecil. Berikut adalah beberapa pihak yang sangat diuntungkan oleh DMS:
- Perusahaan Skala Besar: Organisasi dengan volume dokumen yang tinggi memerlukan sistem yang efisien untuk memastikan akses cepat dan pengelolaan dokumen yang aman. DMS membantu mengurangi biaya penyimpanan fisik serta waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen.
- Usaha Kecil dan Menengah (UKM): Meski mungkin memiliki dokumen yang lebih sedikit dibandingkan perusahaan besar, UKM tetap memerlukan sistem yang terstruktur untuk mengelola dokumen, terutama jika mereka mulai berkembang.
- Lembaga Pemerintahan: Dengan jumlah dokumen yang sangat besar dan kebutuhan akan penyimpanan jangka panjang, lembaga pemerintahan membutuhkan DMS untuk menjaga dokumen tetap terorganisir, mudah diakses, dan terjamin keamanannya.
- Sektor Pendidikan: Institusi pendidikan dapat menggunakan DMS untuk mengelola berbagai dokumen akademik, mulai dari data mahasiswa, silabus, hingga penelitian.
- Firma Hukum: Mengingat pentingnya menjaga keamanan dan akses terhadap dokumen-dokumen hukum, firma hukum sangat diuntungkan dengan adanya DMS.
- Bidang Kesehatan: Rumah sakit dan klinik medis menggunakan DMS untuk menyimpan dan mengelola rekam medis pasien, memudahkan akses cepat serta menjaga kerahasiaan data.
Manfaat Menggunakan Document Management System
Berikut adalah penjelasan yang lebih komprehensif mengenai manfaat penggunaan Document Management System (DMS):
1. Menghemat Waktu dan Biaya
Penggunaan DMS akan mengurangi banyak waktu ketimbang menggunakan sistem manual.
Dengan DMS, semua dokumen disimpan secara terpusat dan dapat diakses hanya dengan beberapa klik, berkat fitur pencarian yang canggih.
Karyawan hanya perlu memasukkan kata kunci atau filter tertentu untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan dalam hitungan detik.
Selain itu, DMS juga memangkas biaya penyimpanan fisik. Dokumen yang sebelumnya memerlukan ruangan khusus untuk penyimpanan (seperti arsip) kini bisa disimpan dalam format digital, menghemat ruang dan biaya operasional yang terkait.
Sistem ini juga mengurangi kebutuhan tenaga kerja. Jika dulunya yang mengurus dokumen haruslah 10 karyawan, kini perusahaan bisa lebih efisien biaya dengan mempekerjaan hanya 1-2 orang saja.
Baca juga: Mengenal Apa Itu OCR dan Cara Kerjanya
2. Keamanan yang Lebih Baik
Keamanan dokumen menjadi salah satu keunggulan utama dari DMS. Dalam sistem manual, dokumen fisik rentan terhadap kehilangan, kerusakan, atau bahkan pencurian.
DMS menawarkan solusi dengan memberikan akses yang dikontrol secara ketat melalui fitur otorisasi dan enkripsi. Pengguna hanya bisa mengakses dokumen yang sesuai dengan hak akses yang telah diberikan kepada mereka.
Misalnya, hanya staf keuangan yang dapat mengakses laporan keuangan perusahaan, sementara bagian lain dari perusahaan tidak bisa melihat dokumen-dokumen tersebut.
Selain itu, audit trail yang terdapat dalam DMS memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap perubahan atau akses terhadap dokumen.
Setiap tindakan yang dilakukan pada sebuah dokumen (seperti melihat, mengedit, atau menghapus) akan tercatat secara otomatis, sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa yang melakukan tindakan tertentu pada dokumen, kapan dilakukan, dan apa yang diubah.
Fitur ini meningkatkan transparansi dan keamanan, terutama untuk dokumen sensitif yang memerlukan pengawasan ketat.
Baca juga: Mengenal Teknologi Intelligent Document Processing
3. Mempercepat Proses Bisnis
DMS mempercepat alur kerja dalam perusahaan, khususnya terkait dengan dokumen yang memerlukan persetujuan atau tinjauan dari berbagai pihak.
Misalnya, dalam proses persetujuan kontrak atau faktur, dokumen dapat langsung dikirim ke pihak terkait untuk ditinjau dan disetujui secara elektronik, tanpa harus menunggu proses manual seperti pencetakan atau pengiriman fisik.
Selain itu, DMS mendukung workflow automation atau otomatisasi alur kerja. Ini berarti dokumen dapat langsung diarahkan secara otomatis ke pihak yang tepat berdasarkan aturan yang telah ditetapkan.
Sebagai contoh, ketika sebuah faktur diunggah ke sistem, DMS dapat secara otomatis mengirimkannya ke departemen keuangan untuk diproses, tanpa perlu intervensi manual.
Dengan demikian, proses bisnis menjadi lebih efisien dan cepat, mengurangi kemungkinan penundaan atau kesalahan manusia.
4. Ramah Lingkungan
Dengan mengurangi penggunaan kertas secara signifikan, DMS mendukung upaya perusahaan dalam menjaga lingkungan.
Banyak perusahaan yang telah berkomitmen untuk mengurangi jejak karbon mereka dengan mengadopsi praktek-praktek yang lebih ramah lingkungan, salah satunya adalah dengan mendigitalisasi dokumen.
Tidak hanya mengurangi jumlah kertas yang digunakan, DMS juga mengurangi kebutuhan akan tinta, peralatan cetak, dan energi yang digunakan untuk mencetak dan menyimpan dokumen fisik.
Dalam skala besar, ini tidak hanya membantu lingkungan tetapi juga dapat mengurangi biaya operasional perusahaan.
5. Kepatuhan terhadap Regulasi
Banyak industri memiliki aturan ketat mengenai penyimpanan dan pengelolaan dokumen, seperti di sektor keuangan, hukum, kesehatan, dan pemerintahan.
Regulasi seperti General Data Protection Regulation (GDPR) di Eropa, Sarbanes-Oxley Act di Amerika Serikat, dan berbagai peraturan lainnya menuntut perusahaan untuk menyimpan dokumen dengan cara yang terstruktur dan aman, serta memberikan akses yang mudah saat audit dilakukan.
DMS membantu perusahaan mematuhi regulasi ini dengan menyediakan fitur pengelolaan dokumen yang memungkinkan penyimpanan yang terorganisir, pencarian yang mudah, serta audit trail yang lengkap.
Selain itu, sistem DMS dapat dikonfigurasi untuk memenuhi persyaratan hukum terkait masa penyimpanan dokumen dan aturan pemusnahan data yang sudah kadaluarsa.
Ini memberikan ketenangan bagi perusahaan bahwa mereka telah mematuhi semua aturan yang berlaku tanpa perlu mengkhawatirkan detail-detail teknis.
Penutup
Document Management System adalah solusi digital yang sangat dibutuhkan di era modern ini. Dengan kemampuannya untuk menyimpan, mengelola, dan mengamankan dokumen, DMS menjadi sistem yang sangat penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
Baik perusahaan besar, UKM, maupun institusi pendidikan dan kesehatan, semua dapat merasakan manfaat dari penggunaan DMS.
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan manajemen dokumen yang efisien, beralih ke DMS bukan lagi pilihan, melainkan keharusan bagi banyak organisasi.
Dengan mengimplementasikan document management system, perusahaan tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga berkontribusi dalam menjaga lingkungan melalui pengurangan penggunaan kertas.
Jadi, apakah perusahaan Anda sudah siap untuk beralih ke solusi manajemen dokumen yang lebih modern?
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
