IDstar – Di era digital ini, teknologi Optical Character Recognition (OCR) menjadi sangat relevan, terutama bagi perusahaan yang berurusan dengan data dalam bentuk fisik seperti dokumen, faktur, atau bahkan arsip lama.
Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang apa itu OCR, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya, serta bagaimana teknologi OCR berhubungan erat dengan Intelligent Document Processing (IDP).
Daftar isi
ToggleApa Itu OCR?
OCR adalah teknologi yang mampu mengenali teks dalam gambar atau dokumen yang dipindai dan mengubahnya menjadi data yang dapat dibaca dan diolah oleh komputer.
Misalnya, ketika Anda memindai sebuah dokumen, gambar tersebut hanyalah file gambar biasa. Namun dengan bantuan OCR, teks di dalam gambar tersebut dapat dikenali dan diubah menjadi teks yang dapat diedit dan dicari.
Human-like Processing for many kinds of document
NPWP
BPJS
ID Card
Employement Contract
Invoice
Bank Account Statement
Tax Invoice
Bagaimana Cara Kerja OCR?
OCR (Optical Character Recognition) bekerja dengan serangkaian proses yang canggih untuk mengubah gambar berisi teks menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.
Agar lebih jelas, mari kita bahas setiap tahapan dalam proses kerja OCR secara lebih mendetail, lengkap dengan contoh yang relevan.
1. Pemindaian Gambar
Langkah pertama dari OCR adalah pemindaian gambar yang mengandung teks. Gambar ini bisa berasal dari berbagai sumber, seperti dokumen yang dipindai dengan perangkat pemindai (scanner), foto dari kamera smartphone, atau bahkan tangkapan layar dari file PDF.
Contoh: Bayangkan Anda memiliki dokumen fisik berupa faktur pembelian. Anda memindai dokumen tersebut menggunakan scanner atau kamera ponsel. Hasilnya berupa gambar yang berisi teks, seperti nomor faktur, nama pelanggan, dan detail pembelian.
2. Pre-processing (Praproses)
Setelah gambar dipindai, OCR melakukan tahapan pre-processing untuk memastikan gambar siap diolah lebih lanjut. Tahap ini sangat penting karena kualitas gambar yang rendah, seperti gambar buram atau terlalu gelap, bisa mengganggu proses deteksi karakter.
Beberapa teknik yang digunakan dalam pre-processing adalah:
- Penghapusan Noise: Menghilangkan elemen-elemen yang tidak diperlukan dalam gambar, seperti bintik atau garis acak, untuk meningkatkan kualitas gambar.
- Binarisasi: Proses ini mengubah gambar berwarna atau grayscale menjadi gambar hitam-putih, yang lebih mudah diidentifikasi oleh algoritma OCR.
- Rotasi dan Penyesuaian Orientasi: Jika gambar dokumen diambil dalam posisi miring atau terbalik, OCR dapat menyesuaikan orientasi gambar agar teks terbaca dengan benar.
Contoh: Jika Anda memindai dokumen yang sedikit buram atau tidak rata, OCR akan membersihkan gambar tersebut dengan menghapus noise dan menyesuaikan pencahayaan, sehingga teks menjadi lebih jelas dan mudah dikenali.
Baca juga: Apa Itu Automation Document Processing?
3. Deteksi Karakter
Setelah pre-processing selesai, OCR masuk ke tahap deteksi karakter. Pada tahap ini, OCR akan menganalisis gambar dan memetakan setiap bentuk karakter (huruf, angka, atau simbol) yang terlihat dalam dokumen. Algoritma OCR akan mencocokkan bentuk karakter yang ditemukan dengan pola yang ada dalam basis data OCR.
- Segmentation (Segmentasi): Proses ini membagi teks yang ada dalam dokumen menjadi bagian-bagian lebih kecil, seperti baris, kata, dan karakter individu, untuk mempermudah identifikasi.
- Pattern Recognition (Pengenalan Pola): Algoritma kemudian membandingkan pola karakter yang terdeteksi dengan kumpulan karakter standar yang ada di dalam sistem OCR. Jika algoritma mendeteksi huruf “A”, maka akan dicocokkan dengan semua kemungkinan bentuk huruf “A” yang ada dalam basis datanya.
Contoh: Jika Anda memiliki dokumen faktur yang berisi angka “12345”, OCR akan mendeteksi bahwa setiap angka memiliki bentuk unik dan mencocokkannya dengan angka-angka dalam basis data OCR, lalu mengidentifikasinya sebagai “12345.”
4. Konversi ke Teks Digital
Setelah karakter dikenali, OCR akan mengubah pola-pola tersebut menjadi teks digital yang dapat diedit, dicari, dan disalin.
Teks ini bisa diubah menjadi format file yang lebih mudah diolah seperti PDF, Word, atau bahkan langsung diinput ke dalam database perusahaan.
Contoh: Setelah OCR mengenali nomor faktur dalam dokumen yang Anda pindai, nomor tersebut akan diubah menjadi teks digital yang bisa Anda salin dan tempel ke dalam software manajemen faktur, tanpa harus mengetiknya secara manual.
Baca juga: Automation Services Terbaik Indonesia, Mengapa IDstar?
Manfaat OCR untuk Perusahaan
Bagi perusahaan, khususnya yang beroperasi dalam lingkungan B2B seperti sektor perbankan, manufaktur, dan asuransi, OCR menawarkan berbagai manfaat yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional.
1. Mengurangi Beban Kerja Manual
Tanpa OCR, proses memasukkan data dari dokumen fisik ke dalam sistem digital sering kali memerlukan tenaga manusia yang melibatkan banyak waktu dan rawan kesalahan.
Dengan menggunakan OCR, perusahaan dapat secara otomatis mengonversi dokumen fisik menjadi data yang bisa diolah, tanpa perlu proses input manual.
2. Meningkatkan Akurasi Data
Kesalahan manusia (human error) sering terjadi saat proses input manual data. OCR membantu meminimalisir hal ini dengan mengotomatiskan proses konversi data dan mengurangi risiko kesalahan dalam penyalinan informasi dari dokumen fisik ke sistem digital.
3. Menghemat Waktu dan Biaya
Perusahaan yang memanfaatkan OCR akan merasakan penghematan signifikan, baik dari segi waktu yang diperlukan untuk memproses data, maupun dari sisi biaya, karena otomatisasi dapat mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia untuk tugas-tugas manual tersebut.
4. Meningkatkan Kepatuhan (Compliance)
OCR juga membantu perusahaan dalam hal kepatuhan terhadap regulasi. Sebagai contoh, banyak industri yang diatur oleh undang-undang yang mengharuskan perusahaan menyimpan dokumen fisik dalam bentuk digital.
Dengan OCR, perusahaan dapat menyimpan data secara lebih aman dan mudah diakses, sesuai dengan standar regulasi yang berlaku.
Baca juga: 10 Tantangan Bisnis di era Digital dan Solusi Konkretnya
Bagaimana OCR Berhubungan dengan IDP (Intelligent Document Processing)?
Teknologi OCR hanyalah langkah awal dalam proses digitalisasi dokumen. Saat ini, banyak perusahaan yang tidak hanya membutuhkan konversi teks, tetapi juga pemahaman konteks dan pengolahan informasi yang lebih cerdas dari dokumen mereka. Di sinilah Intelligent Document Processing (IDP) hadir sebagai solusi lanjutan.
Peran OCR dalam IDP
IDP menggunakan teknologi seperti AI (kecerdasan buatan), machine learning, dan OCR untuk membaca, memahami, dan mengekstrak informasi penting dari dokumen.
Berbeda dengan OCR yang hanya fokus pada konversi teks, IDP dapat mengenali konteks dokumen, mengklasifikasikan data, dan mengekstrak informasi spesifik berdasarkan kebutuhan bisnis.
Sebagai contoh, dalam industri keuangan, IDP dapat digunakan untuk membaca dan mengkategorikan faktur, kontrak, atau laporan keuangan dengan lebih cepat dan akurat.
Manfaat Integrasi OCR dengan IDP
Integrasi OCR dan IDP memberikan perusahaan kemampuan untuk tidak hanya mengonversi data dari dokumen fisik, tetapi juga mengoptimalkan proses pengambilan keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat:
- Mengotomatisasi Pengambilan Keputusan: Data yang diambil dari dokumen dapat langsung digunakan untuk analisis atau pemrosesan lebih lanjut.
- Mempercepat Proses Kerja: IDP mampu mengenali pola dan klasifikasi dokumen secara otomatis, mempercepat proses workflow dalam perusahaan.
- Meminimalkan Kesalahan: IDP mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengolahan data karena adanya kecerdasan buatan yang dapat memvalidasi informasi secara otomatis.
Dapatkan Solusi IDP dari IDStar
Jika perusahaan Anda ingin mempercepat proses pengolahan data dan dokumen dengan teknologi terbaru, IDStar menyediakan layanan IDP yang didukung oleh OCR dan AI.
Dengan layanan kami, Anda dapat mengotomatiskan seluruh siklus pengolahan dokumen, dari input hingga analisis data, dengan akurasi yang lebih baik dan waktu yang lebih efisien.
Ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana IDP dapat membantu perusahaan Anda? Hubungi kami di IDStar, dan kami siap membantu Anda meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional dengan solusi teknologi terbaik.