IDStar, IT Consulting Jakarta – Teknologi semakin berkembang, dengan cepatnya, teknologi automation sudah merambah ke berbagai industri, utamanya retail. Kini, beberapa proses kerja di bidang retail bisa diotomatisasikan melalui teknologi automation, dalam hal ini RPA (robotic process automation).
Namun, karena teknologi automation baru saja booming belakangan ini, masih banyak yang bingung bagaimana implementasi dan cara kerja teknologi automation dalam industri retail. Nah, bagi kamu yang belum tahu, berikut kami jelaskan 11 implementasi automation di industri retail.
1. Pemesanan Otomatis
RPA dapat digunakan untuk memonitor stok dan secara otomatis melakukan pemesanan ulang saat persediaan mencapai batas ambang tertentu. Dalam hal ini, tak perlu lagi memakai tenaga kerja manusia untuk memantau stok yang tersedia, sehingga tenaga kerja bisa dialokasikan ke hal yang lebih strategis.
Berbagai cara kerja yang bisa dilakukan RPA dalam proses pemesanan otomatis adalah:
- Pemantauan stok barang
- Analisis data
- Pembuatan pesanan otomatis
- Konfirmasi pesanan
- Integrasi dengan sistem keuangan
- Pemberitahuan dan laporan
RPA membuat proses pemesanan menjadi otomatis lebih cepat, akurat, dan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Jadi, perusahaan tidak lagi merasakan kehabisan stok yang berakibat kacaunya flow kerja.
2. Otomatisasi Laporan Penjualan
Implementasi RPA juga dapat dilakukan untuk mengotomatisasi laporan penjualan. Cara kerjanya simpel, bot RPA akan mengumpulkan data dari berbagai sumber yang sudah diatur sebelumnya, mengolahnya, dan memberikan laporan penjualan, baik laporan harian, mingguan, hingga bulanan.
Berbagai cara kerja yang bisa dilakukan oleh RPA dalam proses pemesanan otomatis antara lain:
- Melakukan pengumpulan data
- Melakukan transformasi data mentah ke format yang disesuaikan
- Bot melakukan integrasi dengan alat laporan
- Melakukan validasi untuk memastikan data menjadi akurat
- Distribusi laporan
- Pemberitahuan dan pembaruan rutin
Dengan penggunaan RPA, laporan penjualan akan selesai selalu tepat waktu, akurat, dan bebas dari kesalahan manual yang mungkin terjadi. Dengan begitu, waktu karyawan bisa fokus untuk analisis dan tindakan berdasarkan wawasan yang diberikan dari RPA.
3. Penanganan Retur
Tak dapat dimungkiri, Teknologi automation juga dapat diimplementasikan untuk penanganan retur di industri retail. Proses penanganan retur memang satu hal yang kompleks karena melibatkan beberapa langkah dan interaksi sistem.
Namun, teknologi automation dalam hal ini RPA, juga dapat membantu menangani retur dengan cara:
- Menerima informasi retur
- Melakukan verifikasi data
- Melakukan pengaturan pengembalian barang
- Memantau barang yang dikembalikan
- Mengolah data refund atau pertukaran
- Melakukan pembaruan sistem
- Bot melakukan komunikasi dengan pelanggan tentang status retur
- Bot membuat pelaporan
- RPA melakukan optimasi berdasarkan data
Dengan menggunakan RPA dalam proses penanganan retur, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, kecepatan, serta akurasi dalam penanganan klaim retur. Alhasil, perusahaan bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi beban kerja manual.
4. Pengelolaan Data Pelanggan
Teknologi automation (RPA) pun bisa melakukan pengelolaan data pelanggan. Justru, inilah fungsi utama RPA yang banyak diadaptasi oleh perusahaan besar terutama untuk mengolah volume data yang besar dan memastikan kualitas data tetap terjaga.
Beberapa cara kerja RPA dalam proses pengelolaan data pelanggan di antaranya:
- Ekstraksi data
- Pengecekan duplikat
- Validasi dan normalisasi data
- Penggabungan dan pembersihan data
- Integrasi dengan sistem lain
- Pembaruan otomatis
- Pelaporan dan analisis
- Kepatuhan dan keamanan.
5. Analisis Sentimen Pelanggan
Perlu digaris bawahi bahwa analisis sentimen pelanggan cukup krusial di industri retail. Sebab, proses ini dibutuhkan untuk memahami persepsi dan tanggapan pelanggan terhadap produk atau layanan.
Teknologi automation ini dapat membantu untuk mengkombinasikan teks dan AI. Berikut cara kerja RPA dalam analisis sentimen pelanggan.
- Melakukan pengumpulan data
- Melakukan pembersihan data yang tidak relevan
- Mengintegrasikan dengan tools analisis
- Mengkategorisasikan sentimen
- Melakukan agregasi dan visualisasi data
- Melakukan pemberitahuan dan tindakan otomatis
- Integrasi dengan sistem lain
- Melakukan pelaporan berkala
Dengan melakukan otomatisasi analisis sentimen pelanggan, perusahan dapat memperoleh wawasan secara real-time tentang bagaimana pelanggan merasakan produk atau layanan. Sehingga, memungkinkan perusahaan merespon dengan cepat terkait masalah dan mengidentifikasi peluang untuk improvement.
6. Penyusunan Jadwal Karyawan
Pada umumnya, penyusunan jadwal karyawan seringkali memakan waktu, utamanya bagi toko yang memiliki banyak karyawan untuk shifting. Nah, peran RPA di sini dapat membantu untuk melakukan penjadwalan secara otomatis dari banyak aspek.
Maka dari itu, daripada sibuk mengurus penyusunan jadwal yang memakan waktu banyak, lebih baik serahkan tugas tersebut pada teknologi automation, dalam hal ini RPA. Bagaimana cara kerja RPA dalam penyusunan jadwal karyawan?
- Melakukan pengumpulan data karyawan
- Integrasi dengan sistem absensi
- Menyusun jadwal dasar
- Melakukan optimasi jadwal
- Mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan
- Melakukan penanganan perubahan jadwal
- Memberikan pelaporan dan pembaruan secara otomatis.
7. Manajemen Tagihan dan Pembayaran
Teknologi automation juga dapat membantu dalam proses manajemen tagihan dan pembayaran. Biasanya hal ini krusial dan bisa berdampak serius jika terjadi human error di dalamnya. Maka menggunakan kombinasi dengan RPA adalah keputusan yang bijak.
Berikut cara kerja automation dalam manajemen tagihan dan pembayaran di industri retail:
- Pembuatan tagihan otomatis
- Pengiriman tagihan
- Rekonsiliasi pembayaran
- Penanganan keterlambatan pembayaran
- Integrasi dengan sistem akuntansi
- Manajemen supplier dan pembayaran
- Otomatisasi pengecekan fraud
- Pembaruan data pelanggan
Otomatisasi proses tagihan dan pembayaran dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan aliran kas yang lancar untuk produktivitas bisnis.
8. Pemrosesan Klaim Garansi
Tak hanya dalam industri retail, pemanfaatan teknologi automation juga dapat membantu proses klaim garansi. Proses klaim garansi memang menjadi tugas yang cukup kompleks jika dikerjakan secara manual, maka menggunakan teknologi automation seperti RPA dapat membantu meringankan pekerjaan.
Berikut cara kerja RPA dalam pemrosesan klaim garansi di industri retail:
- Bot RPA menerima klaim
- RPA melakukan validasi klaim dengan data yang ada
- Kategorisasi dan penugasan dilakukan untuk ditindak lebih lanjut
- Melakukan pengecekan kriteria sesuai data yang ada
- Melakukan komunikasi dengan pelanggan terkait status pengklaiman
- Mengintegrasikan dengan vendor atau pusat service
- Melakukan pembaruan status klaim
- Melakukan pelaporan dan rekonsiliasi keuangan
- Belajar dengan pola-pola tertentu secara otomatis.
9. Sistem Kasir Otomatis
Industri retail tentu tidak lepas dari sistem perkasiran. Nah, teknologi automation dapat membantu dalam otomatisasi sistem kasir. Dengan menggunakan RPA, sistem kerja kasir dapat mempercepat transaksi, mengurangi kesalahan human error, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Berikut cara kerja RPA dalam melakukan otomatisasi sistem kasir:
- RPA melakukan pemindaian produk
- Melakukan integrasi promosi dan diskon
- Melakukan penghitungan total harga
- Menerima pembayaran dari berbagai metode pembayaran
- Melakukan pencetakan struk otomatis
- Pembaruan inventaris
- Manajemen pelanggan hingga pelaporan harian.
10. Chatbots
Demi meningkatkan interaksi kepada pelanggan dan mendapatkan kepuasan pelanggan, perusahaan seringkali menggunakan RPA untuk memaksimalkan chatbots. Berikut cara kerja RPA dalam berkomunikasi dengan pelanggan melalui chatbots:
- Menerima permintaan
- Memahami niat dari instruksi pelangan
- Melakukan pengambilan data
- Mengelola transaksi
- Melakukan rekomendasi produk sesuai permintaan
- Melakukan tanggapan otomatis
- Memberikan pelaporan dan analisis
- Memberikan pengingat dan notifikasi
Itulah 10 implementasi teknologi automation dalam industri retail. Sebenarnya, masih banyak hal yang bisa dilakukan oleh teknologi automation untuk membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.
Kamu bisa menggunakan teknologi automation RPA dalam meningkatkan efisiensi bisnis dengan melakukan konsultasi dengan IDStar. Konsultasikan bagaimana proses bisnis kamu sekarang dan biarkan kami memberikan rekomendasi RPA yang cocok untuk meningkatkan efisiensi bisnismu secara maksimal.
