IDstar – Artikel ini akan membahas secara tuntas tentang apa itu invoice processing, apa saja manfaatnya untuk bisnis dan seperti apa cara kerjanya.
Secara sederhana, invoice processing adalah serangkaian proses pembayaran yang diterima oleh vendor, berupa menerima, memeriksa, hingga memenuhi segala jenis pembayaran dari vendor.
Invoice processing sangat vital keberadaannya untuk bisnis, sebab, sebuah bisnis atau perusahaan harus mampu mengatur dan mengelola catatan keuangan bisnisnya.
Pekerjaan ini sebenarnya bisa dilakukan dengan 2 cara, yakni manual dengan software atau dengan teknologi otomatisasi seperti RPA (Robotic Process Automation).
Yuk, sebelum kita membahas mendalam, kita kupas terlebih dahulu pengertiannya.
Apa Itu Invoice Processing?
Invoice processing melibatkan serangkaian langkah yang dimulai dari saat invoice diterima dari supplier hingga pembayaran akhir dilakukan.
Proses ini tidak hanya melibatkan pembayaran, tapi juga verifikasi dan rekonsiliasi faktur untuk memastikan bahwa jumlah yang dibayarkan adalah akurat dan sesuai dengan pesanan yang dibuat.
Dengan kata lain, ini bukan hanya tentang membayar tagihan, tetapi juga memastikan bahwa setiap sen yang keluar telah diverifikasi.
Pentingnya Invoice Processing
Pengelolaan invoice yang efektif adalah kunci untuk menjaga likuiditas dan kesehatan finansial sebuah perusahaan.
Dengan proses yang teratur, perusahaan dapat menghindari pembayaran berlebih atau pembayaran pada faktur yang salah, yang dapat menyebabkan kerugian finansial.
Selain itu, proses yang cepat dan akurat membantu memperkuat hubungan dengan supplier, yang sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis.
Baca juga: Vendor Invoice Automation Terbaik, Mengapa IDstar?
5 Manfaat Invoice Processing
Sejatinya, invoice processing yang teroptimasi tidak hanya mengurangi beban administratif tetapi juga memberikan berbagai manfaat yang signifikan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari sistem invoice processing yang efisien:
1. Efisiensi Waktu dan Mengurangi Cost
Automatisasi proses ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengolah faktur dan mengurangi kesalahan yang biasa terjadi dalam proses manual.
Menurut sebuah studi oleh Ardent Partners, perusahaan yang menggunakan automatisasi dalam pengolahan invoice dapat mencapai pengurangan waktu proses hingga 80%.
Ini berarti tugas yang biasanya memakan waktu lima hari, misalnya, dapat diselesaikan dalam satu hari saja.
2. Meningkatkan Cashflow
Pengelolaan invoice yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal dan menghindari denda keterlambatan, yang dapat secara signifikan meningkatkan aliran kas.
3. Transparansi dan Kontrol
Dengan sistem invoice processing yang terintegrasi, manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih baik atas keuangan dan dapat membuat keputusan berbasis data yang lebih baik.
4. Menjaga Hubungan dengan Suplier
Proses invoice yang efisien dan tepat waktu meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pemasok, yang sangat penting dalam membangun hubungan jangka panjang yang stabil.
Dengan memproses pembayaran tepat waktu, perusahaan dapat menghindari konflik dan memastikan pasokan yang lancar, yang pada gilirannya membantu operasi bisnis berjalan lebih efisien.
5. Mematuhi Regulasi yang Berlaku
Pengelolaan invoice yang terorganisir dan terdokumentasi dengan baik membantu perusahaan mematuhi standar akuntansi dan regulasi pajak yang berlaku.
Hal ini mengurangi risiko hukuman keuangan atau sanksi karena ketidaksesuaian. Sistem yang efektif memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar dan tersedia untuk audit kapan saja, yang penting untuk transparansi dan akuntabilitas
6. Mengurangi Human Error
Otomatisasi invoices processing juga membantu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data.
Statistik dari Institute of Finance & Management (IOFM) menunjukkan bahwa tingkat kesalahan dalam pengolahan invoice manual dapat mencapai 1-2%, sedangkan dengan sistem yang terautomasi, tingkat kesalahan ini dapat dikurangi hingga kurang dari 0.5%.
Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Cara Kerja Invoice Processing
Proses ini biasanya dimulai dengan penerimaan invoice, baik dalam format fisik atau elektronik. Faktur tersebut kemudian perlu diverifikasi untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dicantumkan telah diterima atau dilaksanakan. Setelah diverifikasi, data dari invoice diinput ke dalam sistem akuntansi, di mana pembayaran akan diproses.
Berikut adalah detail dari penjelasan cara kerjanya
1. Penerimaan Invoice
Proses invoice processing dimulai saat sebuah invoice diterima oleh perusahaan, yang bisa dalam format fisik atau elektronik. Penerimaan ini menandai langkah pertama dalam rantai tugas pengelolaan invoice.
2. Verifikasi Invoice
Setelah invoice diterima, langkah selanjutnya adalah verifikasi. Tim terkait akan memeriksa invoice untuk memastikan keakuratan detail seperti jumlah, harga, dan keterangan barang atau jasa yang telah diterima atau dilaksanakan. Verifikasi ini penting untuk memastikan kebenaran setiap transaksi.
3. Input Data ke Sistem Akuntansi
Setelah diverifikasi, data dari invoice diinput ke dalam sistem akuntansi. Input data ini bisa dilakukan secara manual oleh staf atau secara otomatis melalui software. Ini melibatkan pengisian detail faktur ke dalam sistem yang akan digunakan untuk proses pembayaran dan pelaporan.
4. Proses Pembayaran
Setelah data berhasil dimasukkan dan diverifikasi dalam sistem akuntansi, tahap selanjutnya adalah proses pembayaran. Pembayaran bisa diatur sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang disepakati atau sesuai dengan kebijakan pembayaran perusahaan.
5. Otomatisasi Melalui Software
Dalam beberapa kasus, khususnya di perusahaan besar atau yang menghadapi volume invoice tinggi, banyak langkah ini dapat diotomatisasi menggunakan software. Teknologi seperti RPA dapat digunakan untuk mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dalam pengelolaan invoice.
Baca juga: Langkah Pembuatan Invoice Manual & Otomatis Mudah dan Cepat
Otomatisasi Invoice Processing dengan RPA dari IDstar
Robotic Process Automation dari IDstar menawarkan solusi otomatisasi untuk invoice processing yang tidak hanya mempercepat proses tetapi juga meningkatkan akurasi data.
Dengan RPA, perusahaan dapat mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas-tugas rutin dan berulang sehingga memungkinkan tim untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
Solusi IDstar ini dirancang untuk terintegrasi dengan mudah ke dalam sistem yang sudah ada, memberikan transisi yang mulus dan mengoptimalkan proses finansial secara keseluruhan.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
