IDstar, IT Consulting Indonesia – Penggunaan software berbasis cloud atau SaaS sudah menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan modern. Tim marketing menggunakan CRM dan automation tools, tim sales menggunakan pipeline management, tim finance memakai accounting software, tim HR menggunakan HRIS, sementara tim IT mengelola berbagai aplikasi internal, akses user, dan perangkat kerja karyawan.
Di satu sisi, SaaS membantu perusahaan bekerja lebih fleksibel dan scalable. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, penggunaan SaaS juga bisa menimbulkan biaya tersembunyi.
Lisensi yang tidak terpakai, aplikasi dengan fungsi duplikat, akun karyawan yang belum dinonaktifkan, perangkat yang tidak terinventarisasi, hingga shadow IT dapat membuat biaya operasional IT meningkat tanpa disadari.
Karena itu, perusahaan membutuhkan pendekatan yang lebih terstruktur dalam mengelola SaaS dan perangkat kerja. Salah satunya melalui Manajemen Software as a Service (SaaS) dan device management.
Dengan SaaS & Device Management, perusahaan dapat melihat aplikasi apa saja yang digunakan, siapa saja user yang memiliki akses, lisensi mana yang aktif atau tidak digunakan, perangkat apa saja yang dimiliki perusahaan, serta bagaimana hubungan antara user, aplikasi, dan device dalam satu sistem yang lebih terpusat.
Di Indonesia, IDstar membantu perusahaan mengelola SaaS dan IT assets secara lebih efisien, aman, dan terukur.
Mengapa Biaya SaaS dan Perangkat IT Sering Tidak Terkontrol?
Banyak perusahaan mengadopsi SaaS secara bertahap. Awalnya hanya beberapa aplikasi, lalu bertambah seiring kebutuhan tiap departemen. Masalah mulai muncul ketika setiap tim membeli tools sendiri, lisensi tidak pernah diaudit, dan tim IT tidak memiliki visibility penuh terhadap seluruh aplikasi yang digunakan.
Akibatnya, perusahaan bisa membayar software yang jarang digunakan, memiliki beberapa aplikasi dengan fungsi sama, atau tetap membayar akun milik karyawan yang sudah resign.
Masalah serupa juga terjadi pada perangkat kerja seperti laptop, mobile device, atau hardware lain. Jika device inventory tidak rapi, perusahaan akan sulit mengetahui siapa pemegang perangkat, perangkat mana yang masih aktif, mana yang sudah tidak digunakan, mana yang perlu maintenance, dan mana yang berisiko dari sisi keamanan.
Biaya ini sering tidak terlihat sebagai pengeluaran besar sekaligus, tetapi terus menumpuk dari waktu ke waktu.
Beberapa sumber pemborosan yang umum terjadi antara lain:
- lisensi SaaS tidak terpakai;
- aplikasi dengan fungsi yang tumpang tindih;
- renewal SaaS yang tidak dikontrol;
- akun user yang masih aktif setelah offboarding;
- perangkat kerja yang tidak terinventarisasi;
- pembelian aplikasi tanpa persetujuan IT;
- proses administrasi SaaS dan device yang masih manual;
- kurangnya data untuk mengambil keputusan IT budget.
Jika tidak dikelola, SaaS dan device yang seharusnya mendukung produktivitas justru bisa menjadi sumber pemborosan biaya operasional.
Apa Itu SaaS & Device Management?
SaaS & Device Management adalah pendekatan untuk mengelola aplikasi SaaS, user, akses, lisensi, subscription, perangkat kerja, dan lifecycle IT asset dalam satu sistem yang lebih terpusat.
SaaS management membantu perusahaan memahami:
- aplikasi apa saja yang digunakan organisasi;
- siapa saja user yang memiliki akses;
- lisensi mana yang aktif, tidak aktif, atau jarang digunakan;
- aplikasi mana yang memiliki fungsi mirip;
- aplikasi apa saja yang dibeli tanpa sepengetahuan IT;
- kapan kontrak atau renewal perlu dievaluasi;
- bagaimana penggunaan software memengaruhi IT budget.
Sementara device management membantu perusahaan memahami:
- perangkat apa saja yang dimiliki perusahaan;
- siapa pemegang setiap device;
- status device aktif, idle, hilang, rusak, atau perlu maintenance;
- lifecycle device dari pengadaan hingga pengembalian;
- risiko keamanan dari perangkat yang tidak terpantau;
- kebutuhan audit dan kontrol aset IT.
Dengan menghubungkan data aplikasi, user, dan perangkat, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih akurat terkait biaya, keamanan, compliance, dan efisiensi operasional IT.
Biaya Tersembunyi Tanpa SaaS & Device Management
Tanpa sistem pengelolaan yang jelas, perusahaan bisa mengeluarkan biaya lebih besar dari yang sebenarnya dibutuhkan. Berikut beberapa sumber biaya tersembunyi yang sering muncul.
1. Lisensi SaaS Tidak Terpakai
Salah satu pemborosan paling umum dalam penggunaan SaaS adalah lisensi yang tidak atau jarang digunakan.
Hal ini bisa terjadi karena:
- karyawan sudah resign tetapi akunnya belum dinonaktifkan;
- karyawan berpindah role dan tidak lagi membutuhkan aplikasi tertentu;
- perusahaan membeli paket lisensi lebih banyak dari kebutuhan aktual;
- aplikasi pernah digunakan untuk project tertentu, tetapi tidak dievaluasi kembali;
- user memiliki akses ke tools yang sebenarnya tidak digunakan.
Jika tidak dipantau, lisensi seperti ini tetap berjalan dan terus menambah biaya.
Dengan SaaS management, perusahaan dapat mengidentifikasi lisensi yang tidak aktif atau jarang digunakan. Setelah itu, tim IT dan finance dapat menentukan apakah lisensi perlu dialihkan ke user lain, dikurangi saat renewal, atau dinegosiasikan ulang sesuai ketentuan kontrak vendor.
2. Aplikasi dengan Fungsi Duplikat
Dalam perusahaan besar, beberapa departemen sering menggunakan tools berbeda untuk kebutuhan yang mirip. Misalnya, satu tim memakai aplikasi komunikasi A, tim lain memakai aplikasi komunikasi B, sementara tim lain lagi memakai platform collaboration yang berbeda.
Duplikasi seperti ini bisa terjadi pada berbagai kategori aplikasi, seperti:
- project management;
- komunikasi internal;
- cloud storage;
- CRM;
- analytics;
- design tools;
- automation tools;
- ticketing system;
- knowledge management.
Masalahnya bukan hanya biaya lisensi. Duplikasi aplikasi juga bisa membuat data tersebar, user bingung memilih tools, training menjadi lebih banyak, dan integrasi sistem semakin rumit.
SaaS management membantu perusahaan mengidentifikasi aplikasi dengan fungsi serupa. Dengan data tersebut, IT, finance, dan user department dapat mengevaluasi apakah konsolidasi aplikasi memungkinkan dilakukan.
3. Shadow IT dan Aplikasi Tidak Terdeteksi
Shadow IT terjadi ketika karyawan atau departemen menggunakan aplikasi tanpa sepengetahuan atau persetujuan tim IT.
Pada awalnya, hal ini mungkin terlihat praktis karena tim bisa memilih tools yang mereka butuhkan dengan cepat. Namun, shadow IT dapat menimbulkan risiko biaya dan keamanan.
Risiko yang bisa muncul antara lain:
- perusahaan membayar aplikasi yang tidak tercatat;
- data bisnis masuk ke tools yang tidak dievaluasi keamanannya;
- akses user tidak dikontrol;
- aplikasi tidak masuk proses audit;
- subscription terus berjalan tanpa pemantauan;
- risiko compliance meningkat.
Dengan visibility yang lebih baik, perusahaan dapat mengetahui aplikasi apa saja yang benar-benar digunakan, termasuk aplikasi yang sebelumnya tidak terdeteksi oleh tim IT.
4. Proses Onboarding dan Offboarding Manual
Pengelolaan user secara manual sering menjadi sumber pemborosan dan risiko keamanan.
Saat karyawan baru bergabung, tim IT perlu membuat akun di berbagai aplikasi. Saat karyawan resign atau berpindah role, tim IT perlu mencabut akses dari berbagai tools. Jika proses ini dilakukan manual, ada risiko akun tertinggal dan tetap aktif.
Akun yang masih aktif setelah offboarding dapat menimbulkan risiko:
- biaya lisensi tetap berjalan;
- akses data tetap terbuka;
- audit menjadi tidak rapi;
- security exposure meningkat;
- compliance sulit dijaga.
SaaS & Device Management membantu perusahaan mengelola user lifecycle dengan lebih terstruktur, mulai dari provisioning akses hingga deprovisioning saat offboarding.
5. Perangkat IT Tidak Terpantau
Selain aplikasi, perangkat kerja juga bisa menjadi sumber pemborosan jika tidak dikelola dengan baik.
Tanpa device management, perusahaan bisa kesulitan mengetahui:
- siapa pemegang perangkat;
- perangkat mana yang masih aktif;
- perangkat mana yang sudah tidak digunakan;
- perangkat mana yang hilang atau rusak;
- perangkat mana yang perlu dikembalikan saat offboarding;
- perangkat mana yang masih dalam masa garansi;
- perangkat mana yang perlu diganti atau di-maintain.
Device inventory yang tidak rapi dapat membuat perusahaan membeli perangkat baru padahal aset lama masih tersedia, atau kehilangan kontrol atas perangkat yang menyimpan data bisnis.
6. Risiko Akses Mantan Karyawan
Salah satu risiko yang sering diabaikan adalah akun dan perangkat milik mantan karyawan.
Jika offboarding tidak dilakukan dengan baik, mantan karyawan bisa saja masih memiliki akses ke aplikasi, file, email, atau perangkat tertentu. Selain berisiko dari sisi keamanan, ini juga dapat membuat perusahaan tetap membayar lisensi yang tidak digunakan.
SaaS & Device Management membantu perusahaan menghubungkan data user, aplikasi, dan perangkat sehingga proses offboarding dapat dilakukan lebih menyeluruh.
7. Renewal dan Kontrak SaaS Tidak Terkontrol
Banyak aplikasi SaaS menggunakan model subscription bulanan atau tahunan. Jika renewal tidak dipantau, perusahaan bisa memperpanjang kontrak aplikasi yang sebenarnya jarang digunakan.
Dengan data penggunaan aplikasi, tim IT dan finance dapat mengevaluasi renewal secara lebih objektif.
Pertanyaan yang bisa dijawab antara lain:
- apakah aplikasi ini masih aktif digunakan?
- berapa jumlah user aktif?
- apakah semua lisensi dibutuhkan?
- apakah ada aplikasi lain dengan fungsi serupa?
- apakah harga masih sesuai dengan value yang diberikan?
- apakah kontrak perlu dinegosiasikan ulang?
Data ini membantu perusahaan mengontrol software budget dengan lebih baik.
Bagaimana SaaS & Device Management Menghemat Biaya Operasional?
SaaS & Device Management membantu perusahaan menghemat biaya bukan hanya dengan memotong lisensi, tetapi juga dengan meningkatkan visibility, kontrol, dan efisiensi administrasi IT.
1. Memberikan Visibility atas Aplikasi, User, dan Perangkat
Perusahaan tidak bisa mengoptimalkan sesuatu yang tidak terlihat. Karena itu, visibility adalah langkah pertama dalam penghematan biaya SaaS dan device.
Dengan sistem terpusat, perusahaan dapat melihat:
- daftar aplikasi SaaS yang digunakan;
- jumlah user aktif;
- jumlah lisensi yang tersedia;
- tingkat penggunaan aplikasi;
- aplikasi yang jarang digunakan;
- perangkat yang dimiliki perusahaan;
- user yang terhubung dengan setiap device;
- status dan lifecycle perangkat.
Visibility ini membantu tim IT dan finance memahami kondisi aktual sebelum mengambil keputusan penghematan.
2. Mengoptimalkan Penggunaan Lisensi SaaS
Setelah perusahaan mengetahui lisensi mana yang aktif, jarang digunakan, atau tidak digunakan, langkah berikutnya adalah optimasi.
Optimasi lisensi dapat dilakukan melalui:
- reallocating lisensi ke user yang membutuhkan;
- mengurangi jumlah lisensi saat renewal;
- menegosiasikan paket subscription;
- menghapus akun yang tidak aktif;
- mengevaluasi aplikasi yang tidak lagi relevan;
- menyelaraskan pembelian lisensi dengan kebutuhan aktual.
Pendekatan ini membantu perusahaan menghindari pemborosan biaya SaaS yang tidak memberikan value bagi bisnis.
3. Mengurangi Duplikasi Aplikasi
SaaS management membantu perusahaan menemukan aplikasi dengan fungsi yang mirip. Setelah itu, perusahaan dapat mengevaluasi apakah aplikasi tersebut perlu dikonsolidasikan.
Konsolidasi aplikasi dapat membantu:
- mengurangi biaya subscription;
- menyederhanakan training user;
- mengurangi kompleksitas integrasi;
- meningkatkan konsistensi data;
- mempermudah support IT;
- mengurangi risiko shadow IT.
Namun, konsolidasi tidak harus dilakukan secara terburu-buru. Setiap aplikasi tetap perlu dievaluasi berdasarkan kebutuhan user, fitur kritikal, integrasi, dan risiko operasional.
4. Mengontrol Shadow IT
Shadow IT sering menjadi sumber biaya dan risiko yang tidak terlihat. Dengan SaaS management, perusahaan dapat mendeteksi aplikasi yang digunakan di luar pengawasan IT.
Setelah aplikasi terdeteksi, perusahaan dapat menentukan langkah yang tepat:
- memasukkan aplikasi ke daftar resmi;
- mengevaluasi aspek keamanan;
- menghapus aplikasi jika tidak sesuai kebijakan;
- menggabungkan fungsi dengan aplikasi yang sudah ada;
- mengatur hak akses dan ownership;
- menyesuaikan kebijakan procurement software.
Dengan kontrol yang lebih baik, perusahaan dapat mengurangi biaya yang tidak terpantau dan memperkuat governance penggunaan software.
5. Mengotomatisasi Onboarding dan Offboarding
SaaS & Device Management juga membantu mengurangi pekerjaan manual tim IT saat onboarding dan offboarding karyawan.
Pada proses onboarding, perusahaan dapat memastikan user mendapatkan akses aplikasi dan perangkat yang sesuai dengan role mereka.
Pada proses offboarding, perusahaan dapat memastikan akses dicabut, lisensi dikembalikan, dan perangkat tercatat untuk dikembalikan atau diamankan.
Proses ini membantu mengurangi:
- akun yang tertinggal;
- lisensi tidak terpakai;
- akses berlebihan;
- perangkat yang tidak dikembalikan;
- risiko keamanan;
- pekerjaan administratif tim IT.
Jika perusahaan memiliki proses IT yang semakin kompleks, peran automation specialist juga dapat membantu memetakan proses mana yang perlu diotomatisasi. Anda dapat membaca artikel IDstar tentang Apa Itu Process Automation Specialist? Proses Karier, Tugas, dan Gaji untuk memahami bagaimana role ini berhubungan dengan otomatisasi proses bisnis.
6. Mengelola Device Lifecycle
Device lifecycle management membantu perusahaan mengelola perangkat sejak pengadaan, distribusi, penggunaan, maintenance, hingga pengembalian atau penghapusan aset.
Dengan device management, perusahaan dapat mengetahui:
- perangkat mana yang digunakan;
- siapa pengguna perangkat tersebut;
- status perangkat;
- tanggal pengadaan;
- masa garansi;
- kebutuhan maintenance;
- perangkat yang idle;
- perangkat yang perlu diganti.
Data ini membantu perusahaan menghindari pembelian perangkat yang tidak perlu dan memastikan aset IT digunakan secara optimal.
7. Membantu Keputusan IT Budget Berbasis Data
SaaS & Device Management menyediakan data yang dapat membantu IT, finance, dan manajemen membuat keputusan lebih objektif.
Misalnya:
- aplikasi mana yang paling banyak digunakan;
- aplikasi mana yang jarang digunakan;
- biaya lisensi per departemen;
- device mana yang sudah tidak produktif;
- user mana yang memiliki akses terlalu banyak;
- aplikasi mana yang perlu dikonsolidasikan;
- renewal mana yang perlu diprioritaskan;
- aset mana yang perlu diganti atau di-maintain.
Dengan data ini, perusahaan dapat mengalokasikan IT budget berdasarkan kebutuhan aktual, bukan asumsi.
Untuk pembahasan lebih lanjut tentang manajemen SaaS, Anda juga dapat membaca artikel IDstar tentang Optimalkan Kinerja Bisnis dengan Manajemen SaaS Terbaik IDstar.
Kapan Perusahaan Membutuhkan SaaS & Device Management?
SaaS & Device Management semakin relevan ketika perusahaan mulai menggunakan banyak aplikasi dan perangkat kerja. Berikut beberapa tanda perusahaan membutuhkan solusi ini.
1. Jumlah Aplikasi SaaS Semakin Banyak
Jika setiap departemen menggunakan aplikasi berbeda dan tim IT mulai kesulitan memantau semuanya, perusahaan membutuhkan sistem yang dapat memberikan visibility lebih jelas.
2. Banyak Lisensi Tidak Aktif
Jika perusahaan tidak tahu lisensi mana yang benar-benar digunakan, risiko pemborosan biaya akan semakin besar.
3. Tim IT Sulit Melacak Akses User
Jika user memiliki terlalu banyak akses atau akun mantan karyawan masih aktif, perusahaan membutuhkan access governance yang lebih rapi.
4. Perangkat Karyawan Tidak Terinventarisasi
Jika laptop, mobile device, atau hardware kerja tidak memiliki data kepemilikan dan status yang jelas, perusahaan akan sulit mengontrol aset IT.
5. Proses Offboarding Masih Manual
Jika proses offboarding masih mengandalkan checklist manual, ada risiko akun dan perangkat tertinggal.
6. IT, Finance, dan HR Tidak Memiliki Data yang Sama
SaaS dan device management menyentuh banyak fungsi, mulai dari IT, finance, HR, procurement, hingga security. Jika data antar tim tidak sinkron, pengambilan keputusan akan lebih lambat dan kurang akurat.
SaaS Management vs Device Management: Apa Perbedaannya?
SaaS management dan device management saling melengkapi, tetapi fokusnya berbeda.
| Aspek | SaaS Management | Device Management |
|---|---|---|
| Fokus utama | Aplikasi, subscription, lisensi, dan user access | Laptop, mobile device, hardware asset, dan lifecycle perangkat |
| Risiko utama | License waste, shadow IT, access sprawl | Device loss, asset tidak terpantau, perangkat tidak aman |
| Data yang dipantau | App usage, user, subscription, renewal, akses | Device owner, status, warranty, inventory, lokasi penggunaan |
| Dampak biaya | Optimasi lisensi dan konsolidasi aplikasi | Kontrol aset, pengadaan, maintenance, dan pengembalian device |
| Dampak keamanan | Access governance dan shadow IT control | Device security, remote action, dan audit perangkat |
| Tim yang terlibat | IT, finance, HR, procurement | IT, asset management, HR, security |
SaaS management membantu perusahaan mengontrol software dan akses. Device management membantu perusahaan mengontrol perangkat dan lifecycle aset. Jika keduanya terhubung, perusahaan dapat melihat hubungan antara user, aplikasi, dan perangkat secara lebih menyeluruh.
Bagaimana IDstar Membantu SaaS & Device Management
Mengelola SaaS dan perangkat IT tidak cukup hanya dengan spreadsheet. Perusahaan membutuhkan visibility yang jelas terhadap aplikasi, user, lisensi, perangkat, akses, dan lifecycle asset.
IDstar membantu perusahaan mengelola SaaS dan IT assets dalam satu platform. Perusahaan dapat memantau penggunaan aplikasi, mengidentifikasi lisensi yang tidak aktif, mengurangi aplikasi duplikat, mengelola akses user, serta memantau perangkat IT dari satu dashboard.
Dalam implementasinya, IDstar dapat membantu perusahaan untuk:
- memetakan aplikasi SaaS yang digunakan organisasi;
- mengidentifikasi shadow IT dan aplikasi yang tidak terdeteksi;
- menganalisis lisensi tidak aktif atau jarang digunakan;
- mengevaluasi aplikasi dengan fungsi duplikat;
- mengelola onboarding dan offboarding user;
- menghubungkan data user, aplikasi, dan perangkat;
- memantau inventory perangkat seperti laptop dan mobile device;
- memperkuat access governance dan audit trail;
- membantu IT, HR, dan finance mengambil keputusan berbasis data.
Dengan pendekatan ini, SaaS & Device Management tidak hanya membantu menghemat biaya lisensi, tetapi juga meningkatkan kontrol, keamanan, dan efisiensi operasional IT.
Jika perusahaan Anda juga ingin mengembangkan otomatisasi proses lain di luar SaaS dan device management, Anda dapat membaca artikel IDstar tentang Automation Services Terbaik Indonesia, Mengapa IDstar?.
Untuk dukungan operasional teknologi yang lebih luas, perusahaan juga dapat mempertimbangkan Operational Support & Maintenance Teams agar sistem, aplikasi, dan proses IT dapat dikelola secara lebih berkelanjutan.
Anda juga dapat melihat pengalaman IDstar dalam membantu kebutuhan teknologi enterprise melalui halaman Clients & Projects IDstar.
Kesimpulan
SaaS dan perangkat IT membantu perusahaan bekerja lebih fleksibel, tetapi keduanya juga dapat menjadi sumber pemborosan jika tidak dikelola dengan baik.
Lisensi tidak terpakai, aplikasi duplikat, shadow IT, akun user yang belum dinonaktifkan, perangkat tidak terinventarisasi, dan renewal yang tidak terkontrol dapat meningkatkan biaya operasional IT tanpa disadari.
Dengan SaaS & Device Management, perusahaan dapat memperoleh visibility yang lebih baik terhadap aplikasi, user, lisensi, perangkat, akses, dan lifecycle asset. Data ini membantu tim IT, finance, HR, dan manajemen mengambil keputusan yang lebih tepat terkait biaya, keamanan, dan efisiensi operasional.
Jika perusahaan Anda ingin mengurangi pemborosan biaya SaaS, mengontrol shadow IT, dan mengelola perangkat kerja secara lebih terpusat, IDstar dapat membantu melalui solusi SaaS & Device Management.
