Apa Itu OCR dan Bagaimana Cara Kerjanya?

IDstar – Anda ingin mencari tahu tentang apa itu OCR? Anda berada di artikel yang tepat.

Ya, di era digital ini, teknologi Optical Character Recognition (OCR) menjadi sangat relevan, terutama bagi perusahaan yang berurusan dengan data dalam bentuk fisik seperti dokumen, faktur, atau bahkan arsip lama.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang apa itu OCR, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya, serta bagaimana teknologi OCR berhubungan erat dengan Intelligent Document Processing (IDP).

Apa Itu OCR?

Apa itu OCR? OCR adalah teknologi yang mampu mengenali teks dalam gambar atau dokumen yang dipindai dan mengubahnya menjadi data yang dapat dibaca dan diolah oleh komputer.

Misalnya, ketika Anda memindai sebuah dokumen, gambar tersebut hanyalah file gambar biasa. Namun dengan bantuan OCR, teks di dalam gambar tersebut dapat dikenali dan diubah menjadi teks yang dapat diedit dan dicari.

Bagaimana Cara Kerja OCR?

Selain mengetahui apa itu OCR (Optical Character Recognition), kita juga perlu tahu seperti apa cara teknologi ini bekerja. OCR bekerja dengan serangkaian proses yang canggih untuk mengubah gambar berisi teks menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.

Agar lebih jelas, mari kita bahas setiap tahapan dalam proses kerja OCR secara lebih mendetail, lengkap dengan contoh yang relevan.

1. Pemindaian Gambar

Langkah pertama dari OCR adalah pemindaian gambar yang mengandung teks. Gambar ini bisa berasal dari berbagai sumber, seperti dokumen yang dipindai dengan perangkat pemindai (scanner), foto dari kamera smartphone, atau bahkan tangkapan layar dari file PDF.

Contoh: Bayangkan Anda memiliki dokumen fisik berupa faktur pembelian. Anda memindai dokumen tersebut menggunakan scanner atau kamera ponsel. Hasilnya berupa gambar yang berisi teks, seperti nomor faktur, nama pelanggan, dan detail pembelian.

2. Pre-processing (Praproses)

Setelah gambar dipindai, OCR melakukan tahapan pre-processing untuk memastikan gambar siap diolah lebih lanjut. Tahap ini sangat penting karena kualitas gambar yang rendah, seperti gambar buram atau terlalu gelap, bisa mengganggu proses deteksi karakter.

Beberapa teknik yang digunakan dalam pre-processing adalah:

• Penghapusan Noise: Menghilangkan elemen-elemen yang tidak diperlukan dalam gambar, seperti bintik atau garis acak, untuk meningkatkan kualitas gambar.
• Binarisasi: Proses ini mengubah gambar berwarna atau grayscale menjadi gambar hitam-putih, yang lebih mudah diidentifikasi oleh algoritma OCR.
• Rotasi dan Penyesuaian Orientasi: Jika gambar dokumen diambil dalam posisi miring atau terbalik, OCR dapat menyesuaikan orientasi gambar agar teks terbaca dengan benar.

Contoh: Jika Anda memindai dokumen yang sedikit buram atau tidak rata, OCR akan membersihkan gambar tersebut dengan menghapus noise dan menyesuaikan pencahayaan, sehingga teks menjadi lebih jelas dan mudah dikenali.

Baca juga: Apa Itu Automation Document Processing?

3. Deteksi Karakter

Setelah pre-processing selesai, OCR masuk ke tahap deteksi karakter. Pada tahap ini, OCR akan menganalisis gambar dan memetakan setiap bentuk karakter (huruf, angka, atau simbol) yang terlihat dalam dokumen. Algoritma OCR akan mencocokkan bentuk karakter yang ditemukan dengan pola yang ada dalam basis data OCR.

• Segmentation (Segmentasi): Proses ini membagi teks yang ada dalam dokumen menjadi bagian-bagian lebih kecil, seperti baris, kata, dan karakter individu, untuk mempermudah identifikasi.
• Pattern Recognition (Pengenalan Pola): Algoritma kemudian membandingkan pola karakter yang terdeteksi dengan kumpulan karakter standar yang ada di dalam sistem OCR. Jika algoritma mendeteksi huruf “A”, maka akan dicocokkan dengan semua kemungkinan bentuk huruf “A” yang ada dalam basis datanya.

Contoh: Jika Anda memiliki dokumen faktur yang berisi angka “12345”, OCR akan mendeteksi bahwa setiap angka memiliki bentuk unik dan mencocokkannya dengan angka-angka dalam basis data OCR, lalu mengidentifikasinya sebagai “12345.”

4. Konversi ke Teks Digital

Setelah karakter dikenali, OCR akan mengubah pola-pola tersebut menjadi teks digital yang dapat diedit, dicari, dan disalin.

Teks ini bisa diubah menjadi format file yang lebih mudah diolah seperti PDF, Word, atau bahkan langsung diinput ke dalam database perusahaan.

Contoh: Setelah OCR mengenali nomor faktur dalam dokumen yang Anda pindai, nomor tersebut akan diubah menjadi teks digital yang bisa Anda salin dan tempel ke dalam software manajemen faktur, tanpa harus mengetiknya secara manual.

Baca juga: Automation Services Terbaik Indonesia, Mengapa IDstar?

Jenis-jenis OCR (Optical Character Recognition)

Ada beberapa jenis OCR yang digunakan untuk berbagai kebutuhan. Yuk, kita bahas satu per satu:

1. Simple OCR (Basic OCR)
   Ini adalah jenis OCR paling dasar yang hanya bisa mengenali teks yang dicetak secara jelas, seperti pada dokumen formal atau buku. Teknologi ini cocok untuk dokumen yang tidak memerlukan banyak format atau gaya tulisan.
2. Intelligent Character Recognition (ICR)
   ICR merupakan pengembangan dari OCR yang mampu mengenali tulisan tangan. Meskipun masih terbatas dan tidak seakurat teks cetak, ICR bisa sangat berguna untuk mengolah dokumen-dokumen yang mengandung form isian atau catatan tangan.
3. Optical Mark Recognition (OMR)
   OMR lebih sering digunakan untuk memindai tanda atau simbol, seperti yang ada di formulir ujian atau survei. Teknologi ini membantu mengenali pola atau tanda yang ditandai di tempat tertentu, seperti lingkaran yang diisi dalam lembar jawaban.
4. Zonal OCR
   Zonal OCR bekerja dengan cara mengidentifikasi dan mengekstrak informasi spesifik dari area tertentu dalam sebuah dokumen. Ini sering digunakan dalam aplikasi bisnis untuk mengambil data penting dari faktur, seperti nomor invoice atau nama pelanggan, tanpa harus membaca seluruh dokumen.
5. Multilingual OCR
   Teknologi ini mampu mengenali dan mengekstrak teks dari berbagai bahasa dalam satu dokumen. Cocok untuk perusahaan atau individu yang berurusan dengan dokumen dalam bahasa yang berbeda-beda.
6. OCR PDF
   Dirancang khusus untuk file PDF, OCR PDF mampu mengonversi gambar atau teks yang terkunci dalam PDF menjadi teks yang dapat dicari dan diedit. Ini penting jika Anda ingin mengubah atau mengambil teks dari file PDF yang tidak dapat diedit secara langsung.

Dengan memahami berbagai jenis OCR ini, Anda bisa memilih teknologi yang tepat sesuai kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda sering berurusan dengan dokumen cetak, OMR atau simple OCR mungkin cukup. Tapi kalau bisnis Anda mengelola data dalam berbagai bahasa atau dari tulisan tangan, teknologi ICR atau multilingual OCR adalah pilihan yang lebih tepat

Manfaat OCR untuk Perusahaan

Bagi perusahaan, khususnya yang beroperasi dalam lingkungan B2B seperti sektor perbankan, manufaktur, dan asuransi, OCR menawarkan berbagai manfaat yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional.

1. Mengurangi Beban Kerja Manual

Tanpa OCR, proses memasukkan data dari dokumen fisik ke dalam sistem digital sering kali memerlukan tenaga manusia yang melibatkan banyak waktu dan rawan kesalahan.

Dengan menggunakan OCR, perusahaan dapat secara otomatis mengonversi dokumen fisik menjadi data yang bisa diolah, tanpa perlu proses input manual.

2. Meningkatkan Akurasi Data

Kesalahan manusia (human error) sering terjadi saat proses input manual data. OCR membantu meminimalisir hal ini dengan mengotomatiskan proses konversi data dan mengurangi risiko kesalahan dalam penyalinan informasi dari dokumen fisik ke sistem digital.

3. Menghemat Waktu dan Biaya

Perusahaan yang memanfaatkan OCR akan merasakan penghematan signifikan, baik dari segi waktu yang diperlukan untuk memproses data, maupun dari sisi biaya, karena otomatisasi dapat mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia untuk tugas-tugas manual tersebut.

4. Meningkatkan Kepatuhan (Compliance)

OCR juga membantu perusahaan dalam hal kepatuhan terhadap regulasi. Sebagai contoh, banyak industri yang diatur oleh undang-undang yang mengharuskan perusahaan menyimpan dokumen fisik dalam bentuk digital.

Dengan OCR, perusahaan dapat menyimpan data secara lebih aman dan mudah diakses, sesuai dengan standar regulasi yang berlaku.

Baca juga: 10 Tantangan Bisnis di era Digital dan Solusi Konkretnya

Bagaimana OCR Berhubungan dengan IDP (Intelligent Document Processing)?

Teknologi OCR hanyalah langkah awal dalam proses digitalisasi dokumen. Saat ini, banyak perusahaan yang tidak hanya membutuhkan konversi teks, tetapi juga pemahaman konteks dan pengolahan informasi yang lebih cerdas dari dokumen mereka. Di sinilah Intelligent Document Processing (IDP) hadir sebagai solusi lanjutan.

Peran OCR dalam IDP

IDP menggunakan teknologi seperti AI (kecerdasan buatan), machine learning, dan OCR untuk membaca, memahami, dan mengekstrak informasi penting dari dokumen.

Berbeda dengan OCR yang hanya fokus pada konversi teks, IDP dapat mengenali konteks dokumen, mengklasifikasikan data, dan mengekstrak informasi spesifik berdasarkan kebutuhan bisnis.

Sebagai contoh, dalam industri keuangan, IDP dapat digunakan untuk membaca dan mengkategorikan faktur, kontrak, atau laporan keuangan dengan lebih cepat dan akurat.

Manfaat Integrasi OCR dengan IDP

Integrasi OCR dan IDP memberikan perusahaan kemampuan untuk tidak hanya mengonversi data dari dokumen fisik, tetapi juga mengoptimalkan proses pengambilan keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat:

1. Mengotomatisasi Pengambilan Keputusan: Data yang diambil dari dokumen dapat langsung digunakan untuk analisis atau pemrosesan lebih lanjut.
2. Mempercepat Proses Kerja: IDP mampu mengenali pola dan klasifikasi dokumen secara otomatis, mempercepat proses workflow dalam perusahaan.
3. Meminimalkan Kesalahan: IDP mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengolahan data karena adanya kecerdasan buatan yang dapat memvalidasi informasi secara otomatis.

Dapatkan Solusi IDP dari IDStar

Jika perusahaan Anda ingin mempercepat proses pengolahan data dan dokumen dengan teknologi terbaru, IDStar menyediakan layanan IDP yang didukung oleh OCR dan AI.

Dengan layanan kami, Anda dapat mengotomatiskan seluruh siklus pengolahan dokumen, dari input hingga analisis data, dengan akurasi yang lebih baik dan waktu yang lebih efisien.

Ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana IDP dapat membantu perusahaan Anda? Hubungi kami di IDStar, dan kami siap membantu Anda meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional dengan solusi teknologi terbaik.