IDstar IT Consulting Jakarta – Ingin tahu cara memaksimalkan proses onboarding karyawan? Anda berada di artikel yang tepat. Ya, sebelum masuk perusahaan tentunya karyawan akan menghadapi proses onboarding. Onboarding ini merupakan ajang dimana karyawan melewati masa perkenalan dengan perusahaan yang akan ditempati bekerja.
Perusahaan yang memiliki proses onboarding yang baik akan menciptakan kepuasan karyawan baru serta semangat untuk bekerja. Namun, jika proses onboardingnya saja berantakan, maka karyawan baru akan mempertanyakan kualitas dari perusahaan tersebut.
Sejauh perkembangan teknologi, proses onboarding karyawan pun bisa dimaksimalkan dengan menggunakan teknologi RPA. RPA dapat membantu memaksimalkan proses administrasi secara otomatis tanpa kesalahan sedikit pun.
Artikel ini akan menjelaskan bagaimana cara untuk memaksimalkan proses onboarding perusahaan baik secara general maupun dengan teknologi, agar karyawan baru merasa puas serta dapat meningkatkan produktivitas kerja secara menyeluruh.
Cara Memaksimalkan Proses Onboarding Karyawan
1. Persiapkan Sebelum Karyawan Masuk
First impression! Ya, sebaiknya persiapkan segala hal sebelum karyawan memasuki masa onboarding. Bahkan, berikan yang terbaik kepada karyawan sejak masa offering.
Karyawan akan menilai suatu perusahaan bahkan sebelum proses onboarding dilaksanakan. Bisa saja pada saat masa interview. Maka lakukan yang terbaik bahkan pada saat bersentuhan dengan karyawan.
Tak hanya setelah proses interview, pun sebelum masa onboarding, HR harus sudah menyiapkan perlengkapan jauh-jauh hari.
Beberapa hal yang sudah harus disiapkan sebelum menyambut karyawan baru masuk hari pertama adalah
- Memberikan buku orientasi terkait perusahaan (sejarah, pemegang saham, BOD & BOC, visi, misi, value, dan budaya perusahaan)
- Mulai memberikan persiapan perangkat kerja seperti laptop, dan lainnya
- Anda bisa memulai memperkenalkan perusahaan selerti himbauan mengikuti akun media sosial
- Persiapan pengumuman karyawan baru untuk diunggah di media sosial
- Pengumuman pada user tiap divisi dan pemimpin perusahaan bahwa mereka akan kedatangan karyawan baru dan mencantumkan profil
- Memberikan gift berupa staterpack seperti tumbler, kartu ucapan, lanyard, dan lainnya.
Sebuah survei dari Career Plug menyatakan bahwa terdapat keterkaitan antara proses on boarding dengan penerimaan offering karyawan, 49% pencari kerja menolak offer karena pengalaman buruk selama rekrutmen.
2. Berikan Informasi Jelas dan Tuntas
Kebanyakan keluhan karyawan baru saat masa onboading adalah kurangnya arahan dari HR sehingga karyawan baru akan mudah kebingungan.
Ada baiknya memberikan arahan seperti kepada siapa karyawan tersebut akan bekerja, apa saja jobdesk yang akan dilakukan, bagaimana kultur kerja perusahaan, room tour ruang kerja, dan perkenalkan ke berbagai divisi yang ada.
Dengan adanya panduan dan informasi yang lengkap dan tuntas, sudah pasti karywan baru akan merasa sangat puas dengan proses onboardingnya.
Baca juga: IT Outsourcing Terbaik Jakarta, Mengapa IDstar?
3. Berikan Pembimbing atau Mentor Khusus
Karyawan baru pasti masih meraba arah saat pertama kali bekerja, apalagi jika karyawan tersebut statusnya masih fresh graduate dan memang baru pertama kali menginjak dunia kerja.
Diperlukan pembimbing atau mentor khusus agar karyawan merasa terbiasa dengan kultur kerja. Di sinilah pentingnya peran atasan sebagai mentor. Jangan serta-merta memberikan tugas kepada karyawan baru yang mereka saja tidak mengerti bagaimana cara pengerjaannya.
Meskipun untuk karyawan yang berpengalaman, tapi percayalah setiap perusahaan berbeda metode kerjanya, maka jangan hanya karyawan berpengalaman lalu kemudian dilepas begitu saja di hari pertama masuk kerja.
4. Berikan Pelatihan
Pelatihan tentu menjadi hal yang didambakan para karyawan. Saat ini, sudah banyak karyawan yang menginginkan adanya pengembangan yang diberikan oleh kantornya untuk meningkatkan skill. Jadi, tugas karyawan bukan hanya sebagai budak bagi perusahaan melainkan tempat untuk bekerja sekaligus belajar untuk mengembangkan diri dan skillnya.
Maka penting untuk memberikan pelatihan pelatihan secara berkelanjutan kepada karyawan untuk menunjang skill serta meningkatkan efisiensi, produktivitas dan output yang berkualitas. Win win solution!
Jadi, pada saat onboarding, penting untuk mengetahui minat dan bakat seorang karyawan untuk diarahkan mengikuti pelatihan yang disupport oleh perusahaan.
Baca juga: Cara meningkatkan efisiensi bisnis dengan RPA
5. Kasih Kesempatan untuk Berekspresi
Selalu terbuka untuk kritik dan saran. Latihlah karyawan di masa onboardingnya untuk memberikan feedback dan bersuara terkait apa yang mereka ingin sampaikan.
Kebanyakan karyawan akan ragu untuk mengungkapkan apa yang ada di hatinya karena takut dinilai pembangkang. Padahal, keberanian untuk berekspresi sangatlah dibutuhkan bagi perusahaan. Perusahaan yang sehat adalah mereka yang terbuka akan kritik dan saran dari kalangan mana pun.
Jadi, perusahaan dan karyawan bisa saling terbuka akan kritik dan saran untuk pengembangan berkelanjutan.
6. Evaluasi dan Rencana Berkelanjutan
Setiap masukan dan saran yang didapatkan, jangan lupa untuk terus melakukan evaluasi dan rencana berkelanjutan. Mengapa? Sebab setiap masukan yang didapatkan tentu harus disaring dan dievaluasi mana yang cocok dengan kultur perusahaan. Apa yang harus ditambahkan dan apa yang harus dihilangkan.
Melakukan evaluasi tentu sangat berguna untuk memetakan rencana keberlanjutan proses onboarding.
Selanjutnya adalah rencana berkelanjutan, adalah strategi yang bertujuan untuk menjaga karyawan merasa terhubung dan mendapat dukungan setelah mereka menjalani proses onboarding awal yang sukses.
Ide dasarnya adalah bahwa onboarding tidak hanya berhenti setelah beberapa hari atau minggu pertama sejak karyawan bergabung, melainkan berlanjut selama perjalanan karir mereka di perusahaan
7. Gunakan Teknologi RPA
Robotic Process Automation (RPA) dapat memaksimalkan proses onboarding karyawan dengan mengotomatisasi sejumlah tugas administratif yang biasanya terlibat dalam proses tersebut. Dengan bantuan teknologi automation, proses onboarding akan jauh lebih mudah dan efisien sampai pada meningkatkan pengalaman untuk karyawan baru.
Sudah banyak yang mengadopsi teknologi RPA dalam proses onboarding karyawan. Penasaran bagaimana RPA bisa membantu proses onboarding? Baca lebih lanjut!
Baca juga: Berkenalan dengan RPA: Robot untuk Efisiensikan Proses Bisnis
Bagaimana RPA Memaksimalkan Proses Onboarding Karyawan?
Dengan mengotomatisasi tugas-tugas administratif yang melelahkan dan berulang, RPA memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk fokus pada aspek-aspek yang lebih strategis dan berorientasi pada pengembangan karyawan baru.
Hal ini juga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa proses onboarding berjalan lebih lancar dan efisien.
Berikut beberapa cara bagaimana RPA dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses onboarding:
1. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen
RPA dapat digunakan untuk mengumpulkan, memeriksa, dan mengelola dokumen yang diperlukan untuk onboarding, seperti identitas pribadi, kontrak kerja, dan formulir pajak. Sistem RPA dapat memeriksa integritas dan kelengkapan dokumen secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manusia.
2. Verifikasi Referensi dan Background Check
RPA dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses verifikasi referensi dan pemeriksaan latar belakang karyawan baru. Dengan menggunakan RPA, Anda dapat mempercepat proses ini dan memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan dilakukan dengan cepat dan akurat.
3. Pembuatan Akun dan Akses
RPA dapat secara otomatis membuat akun pengguna, akses ke sistem, dan peralatan teknologi informasi yang diperlukan oleh karyawan baru. Hal ini dapat menghindari kelalaian dalam memberikan akses yang dibutuhkan.
4. Proses Pelatihan
RPA dapat membantu dalam menjadwalkan dan melacak pelatihan yang diperlukan oleh karyawan baru. Sistem RPA dapat mengirimkan pengingat tentang pelatihan yang akan datang dan melacak kemajuan pelatihan.
5. Integrasi dengan Sistem HR dan Payroll
RPA dapat mengintegrasikan data karyawan baru dengan sistem HR dan payroll untuk memastikan bahwa informasi pribadi dan gaji yang benar disimpan dan dielola secara otomatis.
6. Pengiriman Pesan Selamat Datang
RPA dapat digunakan untuk mengirimkan pesan selamat datang dan informasi penting kepada karyawan baru segera setelah mereka bergabung. Hal ini membantu menciptakan pengalaman positif bagi karyawan baru.
7. Pelaporan dan Analisis
RPA dapat membantu dalam menghasilkan laporan yang diperlukan untuk melacak dan mengevaluasi efektivitas proses onboarding. Data yang dihasilkan dapat digunakan untuk perbaikan berkelanjutan.
Itulah penjelasan singkat mengenai bagiamana cara memaksimalkan proses onboarding karyawan baik secara umum maupun menggunakan teknologi. Jika kamu butuh bantuan untuk mengidentifikasi kebutuhan penggunaan RPA, kamu bisa berkonsultasi langsung dengan IDstar secara Gratis!
Kami akan membantu mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan memberikan solusi terbaik terkait penggunaan RPA yang cocok untuk bisnis Anda.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
