10 Tips Mengelola Data Karyawan yang Efektif

IDstar, IT Consultant Jakarta – Sebagai tim HR atau SDM, mengelola data karyawan kadang kala menjadi hal yang sulit. Apalagi, jika skala karyawan sudah mencapai ratusan. Tentu, mengelola data sebegitu banyaknya bikin pusing.

Demi efisiensi, diperlukan beberapa tindakan untuk mengelola data karyawan agar lebih efisien. Apalagi, berbicara soal data sangatlah sensitif. Sedikit saja lengah, maka data tersebut dapat disalahgunakan.

Artikel ini akan membahas bagaimana tips mengelola data karyawan agar lebih efektif dan tidak terjadi penyalahgunaan.

10 Cara Mengelola Data Karyawan, Penting untuk HR

1. Gunakan Teknologi yang Proper

Menggunakan teknologi yang tepat sangat penting dalam mengelola data karyawan. Teknologi yang sesuai membantu dalam menyederhanakan proses pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data.

Misalnya, sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) yang terintegrasi dapat menyediakan solusi satu atap untuk berbagai kebutuhan pengelolaan data, mulai dari rekrutmen hingga pensiun.

Memilih teknologi yang cocok juga mencakup pertimbangan skalabilitas, keamanan, dan kemudahan penggunaan, memastikan bahwa sistem dapat beradaptasi dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan perusahaan.

2. Pahami Regulasi Data Privasi

Memahami dan mematuhi regulasi privasi data adalah kunci untuk mengelola data karyawan secara etis dan legal. Regulasi seperti GDPR di Uni Eropa dan berbagai undang-undang privasi di berbagai negara menetapkan standar tentang bagaimana data pribadi harus ditangani.

Perusahaan harus memastikan bahwa mereka mengumpulkan, menggunakan, dan menyimpan data karyawan sesuai dengan hukum ini, yang melibatkan mendapatkan persetujuan untuk pengumpulan data tertentu, memberikan transparansi tentang penggunaan data, dan memberikan hak kepada karyawan untuk mengakses atau menghapus data mereka.

3. Kelola Data Etis dengan Baik

Pengelolaan data etis mencakup lebih dari sekadar mematuhi hukum. Ini berarti menghormati privasi karyawan dan menggunakan data mereka hanya untuk tujuan yang sah dan transparan.

Perusahaan harus menghindari penggunaan data karyawan untuk tujuan yang tidak mereka setujui, dan harus selalu menjaga transparansi dalam penggunaan data tersebut.

Ini juga termasuk memastikan bahwa semua data yang dikumpulkan relevan dan tidak berlebihan untuk tujuan yang diinginkan.

Baca juga: Cara Mengatasi Human Error dalam Bisnis dengan RPA

4. Manajemen Akses Data

Mengatur siapa yang memiliki akses ke data karyawan penting untuk menjaga keamanan informasi. Ini berarti membatasi akses hanya kepada individu yang memerlukan informasi tersebut untuk melakukan pekerjaan mereka.

Penggunaan kontrol akses berlapis, seperti kata sandi, otentikasi dua faktor, dan enkripsi dapat membantu dalam mengamankan data.

Selain itu, audit reguler tentang siapa yang memiliki akses dan apa yang mereka lakukan dengan data itu juga penting untuk mengidentifikasi dan mencegah potensi penyalahgunaan data.

5. Lakukan Pencatatan dan Pembaruan Berkala

Data karyawan perlu diperbarui secara reguler untuk memastikan keakuratannya. Ini termasuk memperbarui informasi kontak, status pekerjaan, detail gaji, dan catatan prestasi atau pelatihan.

Pembaruan berkala ini penting tidak hanya untuk kebutuhan administratif internal tetapi juga untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan.

Perubahan dalam status karyawan, seperti promosi atau pengunduran diri, harus dicatat secara tepat waktu untuk memastikan bahwa database selalu mencerminkan situasi terkini.

6. Backup dan Pemulihan Data

Backup data secara teratur adalah langkah penting dalam manajemen data untuk mencegah kehilangan informasi akibat kegagalan sistem, serangan siber, atau bencana alam.

Backup harus disimpan di lokasi yang aman dan terpisah dari sistem utama untuk mencegah kerusakan atau kehilangan simultan.

Selain itu, rencana pemulihan data harus diterapkan untuk memastikan bahwa data dapat dengan cepat dan efisien dipulihkan setelah kehilangan.

Baca juga: Cara Mencegah Kebocoran Data Perusahaan dengan RPA

7. Buat Pelatihan Pengelolaan Data

Pelatihan karyawan dan manajer dalam pengelolaan data adalah langkah penting untuk memastikan bahwa semua orang memahami prosedur dan kebijakan terkait data.

Pelatihan ini harus mencakup topik seperti keamanan data, privasi, dan prosedur pengelolaan data yang benar.

Meningkatkan kesadaran akan pentingnya keamanan data dan cara mengidentifikasi potensi risiko keamanan dapat membantu mencegah pelanggaran data dan memastikan penanganan data yang etis.

8. Perhatikan Keamanan Penyimpanan Data

Menjaga keamanan tempat penyimpanan data karyawan sangat penting. Ini melibatkan menggunakan enkripsi untuk melindungi data saat disimpan dan saat ditransfer, serta memastikan bahwa penyedia layanan cloud atau penyimpanan data pihak ketiga juga memenuhi standar keamanan yang tinggi.

Audit keamanan reguler dan pengujian kerentanan dapat membantu mengidentifikasi dan menangani potensi celah keamanan.

9. Gunakan format formulir digital

Menggantikan formulir kertas dengan formulir digital dapat meningkatkan efisiensi dalam pengumpulan dan pengolahan data karyawan.

Formulir digital lebih mudah diisi, disimpan, dan diakses, dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Mereka juga memungkinkan integrasi data yang lebih mudah dengan sistem lain, seperti payroll atau manajemen kinerja.

10. Evaluasi dan Penyesuaian Sistem

Evaluasi reguler terhadap sistem pengelolaan data membantu memastikan bahwa mereka tetap relevan, efisien, dan aman.

Ini termasuk meninjau prosedur, teknologi, dan kebijakan untuk memastikan bahwa mereka tetap sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perubahan dalam teknologi atau regulasi.

Penyesuaian atau perbaruan mungkin diperlukan untuk mengatasi kekurangan, memenuhi kebutuhan baru, atau memanfaatkan teknologi baru.

Baca juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Biaya Produksi dan Contohnya

Bagaimana RPA Memudahkan Proses Pengelolaan Data Karyawan?

RPA alias robotic process automation merupakan teknologi yang dimanfaatkan untuk mengotomatisasikan tugas berulang pada perusahaan, termasuk pada urusan pengelolaan data karyawan.

Berikut merupakan proses bagaimana RPA membantu mengelola data karyawan di perusahaan:

• Automasi Entri Data: RPA memungkinkan entri data otomatis untuk informasi karyawan, mengurangi kesalahan dan meningkatkan kecepatan proses.
• Pembaruan Data Berkala: RPA secara otomatis memperbarui data karyawan secara berkala, memastikan informasi selalu terkini.
• Proses Onboarding dan Offboarding: RPA mengotomatiskan proses onboarding dan offboarding, mempercepat penyiapan akun dan tugas administratif lainnya.
• Integrasi Data Antar Sistem: RPA memfasilitasi integrasi data karyawan antara berbagai sistem, memastikan konsistensi data di seluruh organisasi.
• Manajemen Cuti dan Absensi: RPA mengotomatiskan pengelolaan cuti dan absensi, mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan dengan akurat.
• Laporan dan Analisis Data: RPA digunakan untuk mengumpulkan data dan menghasilkan laporan HR yang akurat, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
• Pemantauan Kepatuhan: RPA memantau kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan, memberikan notifikasi jika ada penyimpangan.
• Penanganan Permintaan Karyawan: RPA mengotomatiskan respons terhadap permintaan rutin karyawan, membebaskan tim HR untuk tugas strategis.

Penggunaan RPA dalam pengelolaan data karyawan tidak hanya menghemat waktu dan mengurangi kesalahan, tetapi juga memungkinkan tim HR untuk fokus pada aspek-aspek strategis dari pekerjaan mereka, seperti pengembangan karyawan dan inisiatif kepuasan kerja. Ini juga meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyediakan proses yang lebih lancar dan responsif.

Bagi Anda yang ingin menggunakan teknologi RPA untuk mengelola data karyawan. Silakan konsultasikan kebutuhan Anda secara gratis kepada Kami. Dan, kami akan memberikan solusi terbaik sesuai kebutuhan bisnis Anda.