IDStar, IT Consultant Jakarta – Dalam dunia bisnis, fraud atau penipuan merupakan salah satu isu kritis yang dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Untuk itu, upaya-upaya pencegahan harus dilakukan agar bisnis dapat berjalan dengan aman dan lancar.
Salah satu cara modern yang efektif dalam mencegah fraud dalam bisnis adalah dengan menggunakan teknologi automation seperti Robotic Process Automation (RPA). Namun, ada beberapa metode lain yang juga dapat diterapkan untuk meminimalkan risiko ini.
Namun, sebelum membahas bagaimana cara mencegah terjadinya fraud dalam perusahaan, terlebih dahulu kita harus memahami apa pengertian fraud.
Apa Itu Fraud?
Sederhananya, fraud atau penipuan adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan sengaja untuk mendapatkan keuntungan finansial atau materiil dengan cara yang menipu atau mengelabui sistem.
Fraud bisa terjadi dalam berbagai bentuk, mulai dari pemalsuan dokumen, manipulasi data keuangan, hingga penggelapan aset perusahaan. Jika tidak dicegah, fraud dapat mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan, baik dari segi finansial maupun reputasi.
Cara Mencegah Terjadinya Fraud dalam Perusahaan
Untuk mencegah fraud dalam bisnis, ada beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan:
1. Melakukan Audit Secara Teratur
Hal pertama yang harus dilakukan untuk mencegah terjadinya fraud adalah melakukan audit secara teratur. Audit ini bisa melibatkan pihak audit internal maupun eksternal perusahaan.
Audit internal dan eksternal secara teratur dapat membantu mengidentifikasi adanya kelemahan sistem atau ketidaksesuaian dalam transaksi yang bisa menjadi celah untuk terjadinya fraud. Dengan audit, perusahaan dapat mengetahui area-area yang rentan dan memperbaikinya sebelum terjadi penyalahgunaan.
Usahakan untuk melakukan audit ini dengan melibatkan pihak audit independen agar tidak ada kesalahan atau bias dalam proses audit.
Baca juga: Cara Cepat Menyusun Laporan Keuangan dengan Automation RPA
2. Memperketat pelaksanaan SOP
Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas dan diterapkan dengan ketat dapat mengurangi risiko terjadinya penyalahgunaan atau kesalahan dalam operasional perusahaan. Semua karyawan harus memahami dan menjalankan SOP dengan baik.
Namun, SOP biasanya hanya dianggap sebagai aturan formalitas bagi sebagian karyawan. Akibatnya, beberapa SOP akhirnya diabaikan oleh karyawan dan berdampak pada potensi terjadinya fraud.
Pastikan untuk terus melakukan sosialisasi terkait SOP yang ada baik untuk karyawan lama maupun karyawan baru. Penegasan diperlukan agar setiap karyawan aware dengan SOP yang sudah ditetapkan.
Baca juga: 7 Teknologi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan karyawan
3. Menggunakan Teknologi Automation
Saat ini, teknologi automation sudah banyak memberikan kemudahan bagi perusahaan, baik secara proses maupun output. Teknologi automation dapat membantu melakukan efisiensi kepada pekerjaan-pekerjaan berulang dengan cepat.
Nah, teknologi automation ini, seperti RPA, dapat membantu perusahaan mencegah terjadinya fraud dengan cara mengotomasi proses bisnis yang berulang dan meminimalkan intervensi manusia di dalamnya, sehingga mengurangi peluang terjadinya kesalahan atau manipulasi data.
Dengan meminimalkan intervensi manusia dalam satu bisnis proses, maka kecil kemungkinan fraud akan terjadi.
Ingin tahu bagaimana bisnis kamu dapat efisien dengan RPA? Yuk, konsultasikan kebutuhan bisnismu dengan Kami. Klik di Sini.
4. Memberikan Pelatihan Anti Fraud
Melalui pelatihan, karyawan dapat memahami cara kerja dan dampak dari fraud serta bagaimana cara mencegahnya. Dengan pengetahuan ini, karyawan lebih waspada terhadap potensi risiko dan tindakan yang mungkin mengarah ke fraud.
Perusahaan dapat memberikan pelatihan wajib bagi karyawan dengan cara mengundang pemateri-pemateri yang hebat setiap periodenya.
5. Penerapan Whistleblower System
Whistleblower merupakan mekanisme tempat pelaporan bagi seorang pelapor yang menemukan indikasi atau dugaan terjadinya fraud dalam satu instansi namun dalam status anonim atau tidak dapat dilacak.
Membuat sistem pelaporan anonim atau “whistleblower” bisa menekan terjadinya karyawan atau pihak lain untuk melakukan tindakan fraud. Sebab, adanya sistem ini akan membuat karyawan merasa takut dan waspada.
6. Pemeriksaan Latar Belakang Karyawan
Yang paling penting dalam merekrut karyawan baru adalah melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memastikan apakah kandidat tersebut memiliki catatan kriminal atau perilaku tidak baik yang dapat membahayakan perusahaan.
Makanya penting untuk melampirkan SKCK sebagai syarat penerimaan agar ke depannya bisa meminimalisir terjadinya fraud dalam perusahaan. Seorang yang memiliki catatan kriminal memang tidak selamanya akan berlaku kriminal, akan tetapi ini adalah konsekuensi atas tindakan masa lalu yang harus dijadikan pelajaran.
Cara Mendeteksi Fraud agar Lebih Efektif
Nah, selain mencegah fraud, penting juga untuk kita ketahui bagaimana sih mendeteksi fraud. Mengapa ini penting? Memang, mencegah lebih baik daripada mengobati, namun mendeteksi jauh lebih penting daripada mencegah.
Kita harus tahu, kapan waktu-waktu bahaya fraud itu datang ke depannya. Maka dari itu, Kami akan memberikan Anda edukasi bagaimana cara mendeteksi fraud agar lebih efektif.
1. Menggunakan Algoritma Prediktif
Algoritma prediktif adalah salah satu cara paling efektif untuk mendeteksi fraud. Teknologi ini memanfaatkan data historis untuk menganalisis pola yang berisiko tinggi.
Misalnya, di industri perbankan, algoritma ini dapat mendeteksi transaksi kartu kredit yang mencurigakan, seperti pembelian besar yang terjadi dalam waktu singkat atau transaksi dari lokasi geografis yang jauh berbeda dari biasanya.
Saat pola ini terdeteksi, sistem otomatis akan mengirimkan peringatan kepada tim keamanan atau langsung membatasi transaksi untuk investigasi lebih lanjut. Dengan langkah ini, potensi kerugian dapat diminimalisir secara signifikan.
2. Integrasi Sistem Keamanan Berlapis
Keamanan berlapis, seperti autentikasi multi-faktor (MFA), menjadi solusi efektif di dunia perbankan. Misalnya, saat nasabah melakukan transaksi online, mereka tidak hanya diminta memasukkan kata sandi, tetapi juga kode OTP yang dikirimkan ke ponsel mereka.
Ini memastikan bahwa hanya pengguna yang sah yang dapat mengakses akun, mengurangi risiko akses oleh pihak yang tidak berwenang. Dengan lapisan keamanan tambahan ini, bank dapat lebih cepat mendeteksi dan mencegah upaya login yang mencurigakan.
3. Real-Time Data Analytics
Perbankan memanfaatkan real-time data analytics untuk memantau transaksi dan mendeteksi aktivitas mencurigakan secara langsung. Misalnya, jika seorang nasabah melakukan transfer dalam jumlah besar yang tidak sesuai dengan pola biasanya, sistem akan memberikan peringatan dan bisa langsung memblokir transaksi tersebut untuk verifikasi lebih lanjut.
Hal ini sangat penting dalam mencegah tindakan fraud seperti phishing atau penipuan rekening, di mana pelaku berusaha menguras dana nasabah dalam waktu yang sangat cepat.
4. Pemanfaatan Teknologi Biometrik
Teknologi biometrik seperti pengenalan wajah atau sidik jari semakin banyak digunakan di sektor perbankan untuk meningkatkan keamanan.
Contohnya, beberapa bank telah menerapkan pengenalan wajah di mesin ATM sebagai pengganti kartu fisik dan PIN. Teknologi ini tidak hanya memudahkan nasabah tetapi juga menambahkan lapisan keamanan ekstra karena memverifikasi identitas pengguna melalui fitur unik yang sulit dipalsukan, sehingga mencegah akses ilegal ke rekening nasabah.
5. Penggunaan Blockchain untuk Keamanan Transaksi
Blockchain menawarkan solusi inovatif dalam deteksi fraud dengan mencatat setiap langkah transaksi secara transparan dan tidak dapat diubah.
Di industri perbankan, teknologi ini sering digunakan dalam transfer internasional, di mana setiap perubahan pada data transaksi tercatat dan dapat ditelusuri, membuat manipulasi menjadi hampir mustahil tanpa deteksi.
Dengan blockchain, bank dapat memastikan semua transaksi terlindungi dan bebas dari potensi fraud, sehingga meningkatkan kepercayaan nasabah.
Jenis-jenis Fraud dalam Bisnis
Sebenarnya, ada banyak sekali jenis fraud, namun di sini akan kita persempit menjadi fraud yang seringkali terjadi dalam kegiatan bisnis.
1. Fraud Laporan Keuangan
Fraud laporan keuangan melibatkan penggelembungan pendapatan untuk memberikan kesan kinerja yang lebih baik, pengurangan biaya untuk meningkatkan keuntungan yang dilaporkan, dan manipulasi cadangan untuk menutupi kerugian atau biaya di masa depan. Praktik-praktik ini menipu pemangku kepentingan tentang kondisi keuangan perusahaan.
2. Penyalahgunaan Aset
Penyalahgunaan aset meliputi penggelapan uang tunai, pencurian inventaris, dan penggunaan sumber daya perusahaan untuk kepentingan pribadi tanpa izin. Tindakan ini merugikan perusahaan secara finansial dan merusak reputasinya.
3. Fraud Pengadaan
Fraud pengadaan melibatkan berbagai cara untuk menipu perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Penipuan vendor adalah salah satunya, di mana pembayaran disetujui untuk barang atau jasa yang tidak pernah diterima atau dengan harga yang dilebih-lebihkan.
Kolusi dengan pemasok terjadi ketika staf perusahaan bekerja sama dengan pemasok untuk mendapatkan keuntungan melalui kontrak yang tidak adil.
Selain itu, kickback atau penerimaan suap dari vendor sebagai imbalan untuk memberikan kontrak atau order pembelian juga merupakan bentuk umum dari fraud pengadaan ini.
4. Fraud Penggajian
Fraud penggajian melibatkan berbagai bentuk manipulasi terkait pembayaran kepada karyawan. Salah satunya adalah penggajian fiktif, di mana karyawan palsu didaftarkan untuk menerima gaji.
Selain itu, manipulasi waktu kerja sering terjadi, dengan meningkatkan jam kerja yang dilaporkan untuk mendapatkan upah lembur yang tidak sah.
Penyalahgunaan tunjangan juga merupakan bentuk fraud penggajian, di mana tunjangan atau kompensasi yang tidak berhak diterima diklaim oleh karyawan.
Praktik-praktik ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan dan menurunkan moral karyawan yang jujur.
5. Fraud Penjualan dan Pemasaran
Salah satu bentuknya adalah pembuatan faktur palsu untuk penjualan yang tidak pernah terjadi, yang dapat memperlihatkan pendapatan yang lebih tinggi dari yang sebenarnya.
Diskon dan pengembalian palsu juga sering dilakukan, di mana diskon atau pengembalian yang tidak sah diberikan untuk mencuri uang dari perusahaan.
Selain itu, penipuan komisi terjadi ketika karyawan mengklaim komisi atas penjualan fiktif atau menggelembungkan angka penjualan untuk mendapatkan komisi yang lebih tinggi.
Praktik-praktik ini merusak integritas proses penjualan dan pemasaran serta dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan.
6. Fraud Kredit
Fraud dalam pemberian kredit melibatkan berbagai bentuk penipuan untuk mendapatkan persetujuan kredit atau menggunakan dana kredit secara tidak sah.
Salah satu bentuknya adalah manipulasi skor kredit, di mana informasi palsu disajikan untuk meningkatkan peluang mendapatkan kredit.
Selain itu, pencucian uang juga merupakan jenis fraud dalam pemberian kredit, di mana bisnis digunakan untuk mencuci uang yang diperoleh secara ilegal.
Praktik-praktik ini tidak hanya merugikan lembaga keuangan yang memberikan kredit, tetapi juga dapat merusak stabilitas ekonomi secara keseluruhan dan meningkatkan risiko kerugian finansial.
Bagaimana RPA Membantu Mengatasi Fraud dalam Bisnis?
Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi yang memungkinkan otomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang dalam bisnis dengan menggunakan “bot” atau robot. RPA memiliki potensi besar dalam mendukung upaya pencegahan fraud dalam bisnis. Berikut adalah beberapa cara spesifik bagaimana RPA membantu:
- Pemantauan transaksi secara real-time
- Pelacakan dan Audit Otomatis
- Pengurangan Intervensi Manusia
- Integrasi dengan Sistem Keamanan Lain
- Optimasi Laporan dan Pemberitahuan
Dengan keunggulan-keunggulan di atas, RPA tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga memperkuat keamanan dan upaya pencegahan fraud dalam bisnis. Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan digital, adopsi teknologi seperti RPA menjadi penting untuk menjaga integritas dan keberlanjutan operasional perusahaan.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
