Bagaimana Otomatisasi Pengadaan Bisa Meningkatkan Kinerja Bisnis Anda

Proses pengadaan barang dan jasa adalah bagian integral dari setiap bisnis. Namun, meskipun krusial, pengadaan seringkali dianggap sebagai proses yang memakan waktu, rentan kesalahan, dan penuh birokrasi. Di sinilah otomatisasi pengadaan dapat memainkan peran penting untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja bisnis Anda.

Menurut Zycus, otomatisasi pengadaan bisa meningkatkan produktivitas hingga 30%, dan juga meningkatkan 40% kepatuhan karena pengurangan human error. Sebuah studi dari Ivalua juga menyatakan perusahaan yang mengadopsi platform otomatisasi Source-to-Pay (S2P) dapat mengurangi biaya operasional pengadaan dan akun payable hingga 20–30%.

Apa Itu Otomatisasi Pengadaan?

Otomatisasi pengadaan adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, mulai dari pencarian vendor, negosiasi, pemesanan, hingga manajemen kontrak.

Alih-alih mengandalkan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan, otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk melakukan semuanya dengan lebih cepat, tepat, dan efisien.

Namun, sebelum membahas lebih lanjut, mari kita lihat contoh konkret bagaimana proses pengadaan biasanya terjadi dalam sebuah perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Otomatisasi Proses Bisnis?

Proses Pengadaan yang Sering Dihadapi Bisnis

Di banyak perusahaan, pengadaan barang atau jasa melibatkan beberapa tahapan yang bisa sangat rumit, seperti:

1. Pencarian Vendor
   Tim pengadaan sering kali harus melakukan riset yang memakan waktu untuk menemukan vendor yang tepat. Biasanya, mereka harus memeriksa kualifikasi dan harga vendor secara manual.

2. Negosiasi dan Persetujuan
   Setelah menemukan vendor yang sesuai, tahap berikutnya adalah negosiasi harga dan persyaratan. Ini memerlukan koordinasi antara tim pengadaan, keuangan, dan legal yang bisa memakan waktu lama, terutama jika melibatkan banyak dokumen.

3. Pembuatan dan Pengelolaan Kontrak
   Pembuatan kontrak dan persetujuan akhir sering kali melibatkan banyak revisi dan persetujuan dari berbagai pihak. Ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan.

4. Manajemen Pengiriman dan Pembayaran
   Setelah kontrak disetujui, ada proses verifikasi pengiriman barang dan pembayaran. Jika ini tidak dipantau dengan cermat, bisa menyebabkan keterlambatan atau kesalahan pembayaran.

Setiap tahapan ini bisa mempengaruhi kinerja dan efisiensi perusahaan jika tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, otomatisasi pengadaan menjadi solusi yang sangat relevan.

Baca juga: Hemat budget perusahaan dengan penggunaan outsourcing dari IDstar

Bagaimana Otomatisasi Meningkatkan Kinerja Bisnis?

1. Meningkatkan Kecepatan Proses Pengadaan
   Proses manual seringkali membuat pengadaan berjalan lambat. Otomatisasi menghilangkan banyak tahapan manual, seperti pengumpulan data vendor atau pembuatan dokumen kontrak. Dengan otomatisasi, perusahaan bisa mempercepat seluruh proses pengadaan, sehingga barang atau jasa yang dibutuhkan bisa segera tersedia tanpa menunggu berlama-lama.

2. Mengurangi Kesalahan Manusia
   Dalam pengadaan manual, ada banyak kesempatan untuk human error terjadi, seperti salah memasukkan data vendor atau kesalahan dalam dokumen kontrak. Otomatisasi mengurangi potensi kesalahan ini dengan memastikan data terinput secara akurat dan kontrak yang dibuat sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

3. Peningkatan Transparansi dan Kontrol
   Dengan otomatisasi, perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik terhadap seluruh proses pengadaan. Sistem otomatisasi memberikan visibilitas real-time atas status pengadaan, mulai dari pemesanan hingga pembayaran. Hal ini memungkinkan manajer untuk memantau kemajuan, mengidentifikasi masalah lebih awal, dan membuat keputusan yang lebih tepat.

4. Pengelolaan Vendor yang Lebih Efisien
   Mengelola hubungan dengan vendor bisa menjadi tugas yang sangat memakan waktu. Dengan otomatisasi, data tentang vendor, termasuk kinerja dan harga, dapat dengan mudah diakses dan dianalisis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memilih vendor terbaik dan mengelola hubungan mereka dengan lebih efisien.

5. Menghemat Biaya
   Otomatisasi pengadaan tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya operasional. Dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual untuk menangani proses pengadaan, perusahaan bisa menurunkan biaya administrasi dan alokasi sumber daya yang lebih efisien.

Contoh Kasus, Bagaimana Otomatisasi Pengadaan Bisa Meningkatkan Efisiensi

Berikut beberapa contoh kasus real yang menggambarkan bagaimana otomatisasi pengadaan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi tantangan sehari-hari:

1. Perusahaan Manufaktur: Mengurangi Waktu Pencarian Vendor

Situasi:
Sebuah perusahaan manufaktur besar sering kali menghadapi tantangan dalam mencari dan mengevaluasi vendor untuk material produksi mereka. Proses ini biasanya memakan waktu beberapa minggu, karena tim pengadaan harus mencari penawaran harga, mengevaluasi vendor, dan melakukan negosiasi harga secara manual.

Solusi Otomatisasi:
Dengan menggunakan sistem otomatisasi pengadaan, perusahaan dapat mengakses database vendor yang telah terverifikasi dan memilih berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Vendor yang sesuai dapat ditemukan lebih cepat dan tanpa kesalahan input manual.

Hasil:
Proses pencarian vendor yang sebelumnya memakan waktu beberapa minggu, sekarang dapat diselesaikan dalam beberapa jam. Dengan otomatisasi, perusahaan menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya terbuang untuk riset vendor, memungkinkan mereka untuk fokus pada peningkatan produksi.

2. Perusahaan Teknologi: Mempercepat Proses Kontrak

Situasi:
Sebuah perusahaan teknologi dengan banyak proyek IT dan perangkat lunak sering harus menegosiasikan kontrak dengan berbagai penyedia perangkat keras dan perangkat lunak. Proses ini melibatkan banyak pihak, termasuk tim legal, pengadaan, dan keuangan. Negosiasi kontrak seringkali berlarut-larut karena keterlambatan dalam review dokumen dan persetujuan kontrak.

Solusi Otomatisasi:
Dengan mengimplementasikan platform otomatisasi untuk manajemen kontrak, perusahaan bisa mengelola semua draft kontrak dalam satu sistem terpusat. Semua pihak yang terlibat—legal, pengadaan, dan keuangan—dapat mengakses dan menyetujui dokumen secara real-time.

Hasil:
Proses negosiasi dan persetujuan kontrak yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari menjadi lebih cepat, dengan pengurangan waktu yang signifikan, sehingga vendor dapat segera dipilih dan barang atau layanan mulai dikirimkan lebih cepat.

3. Perusahaan Retail: Mengurangi Kesalahan Pembayaran

Situasi:
Perusahaan retail yang memiliki banyak pemasok menghadapi masalah dengan kesalahan pembayaran. Terkadang, tim keuangan melakukan pembayaran yang salah karena data dari vendor yang tidak terintegrasi dengan baik ke sistem akuntansi. Hal ini sering menyebabkan keterlambatan pembayaran atau pembayaran ganda.

Solusi Otomatisasi:
Dengan menggunakan sistem otomatisasi yang terintegrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning), semua transaksi dan informasi vendor akan otomatis terinput ke sistem pembayaran. Setiap pengiriman dan faktur yang diterima dari vendor akan otomatis diperiksa untuk memastikan tidak ada kesalahan pembayaran.

Hasil:
Kesalahan pembayaran yang sebelumnya sering terjadi, sekarang dapat diminimalisir. Proses verifikasi faktur menjadi lebih cepat, dan perusahaan dapat menghindari pembayaran ganda atau keterlambatan pembayaran, yang berujung pada hubungan yang lebih baik dengan vendor dan pengurangan biaya operasional.

4. Perusahaan Konstruksi: Manajemen Pembelian Material

Situasi:
Sebuah perusahaan konstruksi besar sering kali memiliki banyak proyek yang membutuhkan berbagai jenis material. Proses pemesanan material untuk berbagai proyek dilakukan secara manual dan seringkali tidak terkoordinasi dengan baik. Hal ini menyebabkan keterlambatan pengiriman material atau bahkan pembelian material yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Solusi Otomatisasi:
Dengan platform otomatisasi, perusahaan bisa membuat pesanan otomatis berdasarkan stok yang tersedia dan kebutuhan proyek. Sistem akan memberi tahu tim pengadaan kapan bahan tertentu harus dibeli dan menyarankan vendor terbaik berdasarkan harga dan waktu pengiriman.

Hasil:
Proses pemesanan material menjadi lebih efisien, dengan pengurangan pengiriman terlambat atau kesalahan pemesanan material. Perusahaan juga bisa mengurangi pembelian material yang berlebihan, sehingga mengurangi biaya dan memastikan kelancaran proyek konstruksi.

5. Perusahaan Ritel Global: Mengelola Pengadaan Multinasional

Situasi:
Perusahaan ritel global yang memiliki cabang di berbagai negara menghadapi kesulitan dalam mengelola pengadaan barang secara terpusat. Setiap cabang memiliki prosedur pengadaan dan manajer yang berbeda, yang menyebabkan inkonsistensi dan keterlambatan pengadaan.

Solusi Otomatisasi:
Perusahaan mengimplementasikan platform otomatisasi pengadaan berbasis cloud yang dapat diakses oleh cabang-cabang di seluruh dunia. Semua permintaan dan pesanan barang diproses dalam sistem terpusat, dan vendor dapat diakses berdasarkan lokasi dan kriteria spesifik lainnya.

Hasil:
Dengan sistem terpusat, perusahaan dapat memantau dan mengelola pengadaan secara real-time di seluruh cabang. Hal ini mengurangi inkonsistensi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya pengadaan di berbagai negara.

Jadii…

Otomatisasi pengadaan tidak hanya membuat proses lebih cepat, tetapi juga memberikan manfaat besar dalam hal akurasi, transparansi, dan pengelolaan biaya. Dari perusahaan manufaktur yang mengurangi waktu pencarian vendor, hingga perusahaan retail global yang mengelola pengadaan multinasional secara efisien, otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Jika Anda ingin meningkatkan kinerja pengadaan bisnis Anda, solusi otomatisasi pengadaan bisa menjadi langkah awal yang sangat efektif. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana teknologi ini dapat membantu perusahaan Anda.