Procurement automation adalah solusi modern yang memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa dalam sebuah bisnis.
Di era digital ini, banyak perusahaan yang beralih ke otomasi untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meminimalkan human error.
Dengan mengotomatiskan berbagai tahapan dalam procurement process, mulai dari pembuatan purchase order hingga manajemen vendor, perusahaan dapat memastikan bahwa operasional pengadaan berjalan lebih lancar dan transparan.
Nah, artikel ini akan membahas pentingnya procurement automation dan memberikan contoh-contoh proses pengadaan yang dapat diotomatisasi untuk mendukung kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Apa Itu Procurement Process?
Procurement process adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan guna mendukung operasionalnya.
Proses ini mencakup mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga penerimaan dan pembayaran barang atau jasa.
Tujuan utama dari procurement process adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan dalam waktu yang tepat.
Baca juga: Tips Memilih Solusi RPA untuk Bisnis
Mengapa Penting Melakukan Procurement Automation Process?
Procurement automation process menjadi semakin penting di era digital ini karena mampu meningkatkan efisiensi, mengurangi human error, dan mempercepat proses pengadaan.
Dengan otomasi, perusahaan dapat memantau dan mengelola seluruh tahapan procurement secara lebih efektif dan transparan. Selain itu, procurement automation membantu dalam:
- Mengurangi Biaya Operasional: Dengan mengotomatisasi proses pengadaan, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan produktivitas.
- Meningkatkan Akurasi: Otomasi mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat terjadi dalam proses manual, seperti kesalahan input data atau duplikasi pesanan.
- Transparansi dan Kepatuhan: Sistem otomasi memberikan jejak audit yang jelas, membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat: Dengan data yang terintegrasi dan dapat diakses secara real-time, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Baca juga: 8 Tips Memilih Software House untuk Bisnis
Contoh Procurement Proses yang Bisa di Otomatisasikan
Sudah kebayang bagaimana pengertian dan apa saja manfaat mengadopsi procurement automation dalam bisnis? Selanjutnya, mari kita lihat apa saja proses bisnis yang bisa Anda otomatisasikan yang erat kaitannya dengan procurement process.
1. Purchase Order (PO)
Purchase Order adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada vendor untuk memesan barang atau jasa. Proses ini melibatkan pembuatan, pengiriman, dan persetujuan PO.
Contoh Otomasi:
- Pembuatan PO: Sistem otomasi dapat menghasilkan PO secara otomatis berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui. Data seperti jenis barang, jumlah, harga, dan informasi vendor dapat diambil dari database.
- Pengiriman PO: PO yang sudah dibuat dapat dikirimkan secara otomatis ke vendor melalui email atau sistem elektronik lainnya.
- Persetujuan PO: Proses persetujuan dapat dilakukan secara digital. Misalnya, manajer dapat menerima notifikasi di platform mereka dan menyetujui atau menolak PO dengan satu klik.
Manfaat:
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat dan mengirim PO.
- Memastikan data yang dimasukkan akurat dan konsisten.
- Meningkatkan efisiensi proses persetujuan.
2. Invoice Management
Invoice Management adalah proses pengelolaan faktur mulai dari penerimaan hingga pembayaran.
Contoh Otomasi:
- Penerimaan Faktur: Faktur yang diterima dari vendor dapat dipindai dan diunggah ke sistem secara otomatis.
- Verifikasi Faktur: Sistem dapat memverifikasi faktur dengan membandingkannya dengan PO dan penerimaan barang.
- Pembayaran: Faktur yang sudah diverifikasi dapat diatur untuk pembayaran otomatis sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Manfaat:
- Mempercepat proses pembayaran faktur.
- Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencatatan dan verifikasi.
- Memudahkan pelacakan status faktur dan pembayaran.
3. Contract Management
Contract Management melibatkan pengelolaan flow kerja dokumen kontrak, termasuk pembuatan, penyimpanan, dan pembaruan kontrak kerja.
Contoh Otomasi:
- Pembuatan Kontrak: Sistem dapat membantu membuat draft kontrak berdasarkan template yang sudah ada, menyesuaikan detail spesifik sesuai kebutuhan.
- Penyimpanan: Kontrak yang sudah ditandatangani dapat disimpan secara digital dalam sistem yang terpusat.
- Pembaruan Kontrak: Sistem dapat mengirimkan notifikasi sebelum kontrak habis masa berlakunya dan secara otomatis mengelola proses pembaruan.
Manfaat:
- Mengurangi waktu dan biaya administrasi.
- Memastikan semua kontrak tersimpan dengan aman dan mudah diakses.
- Meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan kontrak.
4. Vendor Management
Vendor Management melibatkan pengelolaan hubungan dengan vendor, termasuk pemantauan kinerja hingga pengelolaan database vendor.
Contoh Otomasi:
- Database Vendor: Sistem dapat secara otomatis memperbarui dan mengelola informasi vendor, seperti kontak, produk/jasa yang ditawarkan, dan riwayat transaksi.
- Pemantauan Kinerja: Sistem dapat melacak kinerja vendor berdasarkan metrik yang ditentukan, seperti ketepatan waktu pengiriman dan kualitas produk.
Manfaat:
- Meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan informasi vendor.
- Mempermudah evaluasi dan pemilihan vendor.
- Memastikan vendor memenuhi standar yang ditetapkan.
Baca juga: Vendor Invoice Automation Terbaik, Mengapa IDstar?
5. Sourcing
Sourcing adalah proses pencarian dan pemilihan supplier untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa.
Contoh Otomasi:
- Pencarian Supplier: Sistem dapat secara otomatis mencari dan menyaring supplier berdasarkan kriteria yang ditentukan, seperti harga, kualitas, dan kapasitas produksi.
- Evaluasi dan Pemilihan: Sistem dapat membandingkan beberapa penawaran dari berbagai supplier dan memberikan rekomendasi terbaik.
Manfaat:
- Menghemat waktu dalam pencarian dan pemilihan supplier.
- Memastikan supplier yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan.
- Meningkatkan transparansi dalam proses sourcing.
6. Purchase Requisition
Purchase Requisition adalah proses pengajuan permintaan pembelian barang atau jasa oleh departemen atau individu dalam perusahaan.
Contoh Otomasi:
- Pengajuan Permintaan: Karyawan dapat mengajukan permintaan pembelian melalui sistem online, yang secara otomatis mengisi detail yang diperlukan.
- Persetujuan: Permintaan pembelian dapat dialirkan secara otomatis ke atasan atau manajer yang berwenang untuk disetujui atau ditolak.
- Tracking: Sistem dapat melacak status permintaan dari pengajuan hingga persetujuan.
Manfaat:
- Mempercepat proses pengajuan dan persetujuan permintaan pembelian.
- Memastikan semua permintaan sesuai dengan anggaran dan kebutuhan.
- Mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan transparansi.
Seperti itulah pembahasan mengenai apa itu procurement process, bagaimana manfaat bila disandingkan dengan automation serta apa saja contoh proses pengadaan yang bisa diotomatisasikan.
Jika Anda ingin melakukan otomatisasi di berbagai keperluan bisnis Anda, silakan melakukan konsultasi gratis pada Kami. Kami akan memberikan solusi terbaik sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
