Purchase Order (PO): Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, efisiensi operasional dan pengelolaan yang tepat terhadap pembelian barang dan jasa menjadi kunci keberhasilan. Salah satu alat penting yang digunakan untuk mengelola pembelian ini adalah Purchase Order (PO).

Purchase Order bukan hanya sekadar dokumen transaksi, tetapi juga merupakan alat yang vital dalam memastikan bahwa semua pembelian dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan, serta membantu dalam pelacakan dan pengendalian biaya.

Melalui artikel ini, kita akan mengeksplorasi apa itu Purchase Order, perbedaannya dengan invoice, fungsinya, cara kerjanya, dan langkah-langkah untuk membuatnya.

Selain itu, kita juga akan melihat bagaimana otomatisasi PO dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda dengan solusi yang ditawarkan oleh IDStar.

Apa Itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang berisi detail tentang produk atau jasa yang ingin dibeli, jumlah, harga yang disepakati, dan syarat-syarat lainnya terkait pembelian tersebut.

PO merupakan bentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual sebelum transaksi dilakukan, dan bertujuan untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui rincian transaksi.

Purchase Order umumnya mencakup informasi berikut:

• Informasi Pembeli dan Penjual: Nama, alamat, dan kontak dari kedua belah pihak.
• Nomor PO: Nomor identifikasi unik untuk melacak dan merujuk transaksi.
• Tanggal PO: Tanggal ketika PO dikeluarkan.
• Deskripsi Barang atau Jasa: Penjelasan rinci tentang produk atau jasa yang dibeli.
• Kuantitas: Jumlah barang atau jasa yang dipesan.
• Harga: Harga per unit dan total harga untuk setiap item.
• Syarat Pengiriman: Detil tentang cara dan waktu pengiriman barang.
• Syarat Pembayaran: Ketentuan pembayaran yang disepakati, termasuk jangka waktu pembayaran.
• Tanda Tangan dan Persetujuan: Tanda tangan dari pihak yang berwenang untuk mengesahkan PO.

Purchase Order berfungsi sebagai bukti tertulis yang memastikan bahwa semua pihak memahami dan setuju dengan rincian transaksi, sehingga mengurangi risiko miskomunikasi dan perselisihan di kemudian hari.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Invoice, atau faktur, adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, yang berisi daftar barang atau jasa yang telah dikirimkan atau diselesaikan, beserta jumlah yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice mencakup informasi penting seperti deskripsi produk atau jasa, kuantitas, harga per unit, total harga, dan syarat pembayaran.

Perbedaan Utama antara Purchase Order dan Invoice

1. Tujuan dan Fungsi:
   • Purchase Order (PO): Digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual sebelum pengiriman atau penyelesaian transaksi. PO menciptakan kontrak antara pembeli dan penjual, memastikan bahwa pesanan disetujui dan diverifikasi sebelum pengiriman dilakukan.
   • Invoice: Dikeluarkan oleh penjual setelah barang atau jasa dikirimkan atau diselesaikan. Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.
2. Waktu Penerbitan:
   • Purchase Order (PO): Diterbitkan sebelum transaksi berlangsung dan barang atau jasa dikirimkan.
   • Invoice: Diterbitkan setelah transaksi selesai dan barang atau jasa telah dikirimkan atau diselesaikan.
3. Isi Dokumen:
   • Purchase Order (PO): Memuat informasi pesanan seperti jenis barang atau jasa, kuantitas, harga yang disepakati, syarat pengiriman, dan syarat pembayaran.
   • Invoice: Memuat informasi pengiriman atau penyelesaian barang atau jasa, total jumlah yang harus dibayar, dan rincian pembayaran.
4. Sisi yang Mengeluarkan:
   • Purchase Order (PO): Dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual.
   • Invoice: Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Contoh Situasi Penggunaan PO dan Invoice

• Situasi Penggunaan PO: Sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan komponen elektronik untuk produksi. Sebelum pengiriman dilakukan, mereka mengeluarkan PO kepada pemasok, merinci jumlah komponen yang dipesan, harga per unit, dan syarat-syarat lainnya. PO ini berfungsi sebagai kontrak awal yang memastikan bahwa kedua belah pihak setuju dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
• Situasi Penggunaan Invoice: Setelah komponen elektronik dikirimkan oleh pemasok dan diterima oleh perusahaan manufaktur, pemasok mengeluarkan invoice kepada perusahaan tersebut. Invoice ini mencantumkan detail pengiriman, total jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.

Baca juga: Langkah Pembuatan Invoice Manual & Otomatis Mudah dan Cepat

Dengan memahami perbedaan dan penggunaan masing-masing dokumen, bisnis dapat mengelola transaksi dengan lebih efektif dan memastikan bahwa semua proses pembelian dan pembayaran berjalan lancar.

Apa Fungsi dari PO?

Berikut beberapa fungsi dari purhcase order untuk bisnis:

1. Mengontrol Pembelian Barang dan Jasa

Purchase Order (PO) berfungsi sebagai alat kontrol yang penting dalam proses pembelian. Dengan mengeluarkan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pembelian telah disetujui sebelumnya, dan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan bisnis. PO membantu menghindari pembelian yang tidak perlu dan memastikan penggunaan anggaran yang tepat.

2. Menjamin Kesepakatan antara Pembeli dan Penjual

PO berfungsi sebagai kontrak yang mengikat antara pembeli dan penjual. Dengan mencantumkan semua rincian transaksi secara tertulis, PO memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui syarat-syarat pembelian, termasuk harga, kuantitas, dan syarat pengiriman. Hal ini membantu mengurangi risiko miskomunikasi dan perselisihan di kemudian hari.

3. Mencatat dan Melacak Transaksi Keuangan

PO menyediakan catatan yang jelas dan rinci tentang setiap transaksi pembelian. Dokumen ini dapat digunakan untuk melacak status pesanan, mengelola inventaris, dan memastikan bahwa semua barang atau jasa yang dipesan telah diterima. Dengan adanya catatan yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat melakukan audit internal dan mengelola keuangan dengan lebih efisien.

4. Mempermudah Proses Audit dan Akuntansi

Dalam proses audit dan akuntansi, PO berperan penting sebagai dokumen referensi. PO memberikan bukti tertulis tentang setiap transaksi pembelian, yang mempermudah auditor dalam memverifikasi keabsahan dan keakuratan pembelian. Selain itu, PO juga membantu memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar dalam buku besar perusahaan.

Dengan fungsi-fungsi tersebut, Purchase Order menjadi elemen penting dalam manajemen pembelian yang efektif, membantu bisnis dalam mengontrol pengeluaran, memastikan kesepakatan yang jelas dengan pemasok, dan menyediakan catatan yang diperlukan untuk proses audit dan akuntansi.

Bagaimana Cara Kerja PO?

Alur Proses Purchase Order dari Pembuatan hingga Penyelesaian:

1. Identifikasi Kebutuhan Barang atau Jasa: Proses dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Tim atau departemen terkait mengajukan permintaan pembelian berdasarkan kebutuhan operasional.
2. Pemilihan Vendor yang Sesuai: Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan memilih vendor yang sesuai untuk menyediakan barang atau jasa tersebut. Pemilihan vendor dilakukan berdasarkan kriteria tertentu seperti kualitas, harga, dan keandalan.
3. Pembuatan Purchase Order: Setelah vendor dipilih, perusahaan membuat Purchase Order (PO). PO ini mencakup informasi rinci seperti deskripsi barang atau jasa, kuantitas, harga, syarat pengiriman, dan syarat pembayaran.
4. Pengiriman PO kepada Vendor: PO yang telah dibuat kemudian dikirimkan kepada vendor untuk persetujuan. Vendor meninjau PO tersebut untuk memastikan bahwa semua detail sesuai dengan kesepakatan.
5. Konfirmasi Penerimaan oleh Vendor: Vendor mengkonfirmasi penerimaan PO dan menyetujui syarat-syarat yang tercantum di dalamnya. Konfirmasi ini biasanya dilakukan melalui tanda tangan atau balasan email resmi.
6. Pengiriman Barang atau Jasa: Setelah PO dikonfirmasi, vendor mulai memproses pesanan dan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan detail yang tercantum dalam PO.
7. Penerimaan dan Verifikasi: Perusahaan menerima barang atau jasa yang dikirimkan oleh vendor. Tim terkait melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan tercantum dalam PO.
8. Penyelesaian Transaksi: Setelah barang atau jasa diterima dan diverifikasi, perusahaan melakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. PO digunakan sebagai referensi dalam proses pembayaran dan pencatatan keuangan.

Peran Masing-masing Pihak dalam Proses PO

• Pembeli: Mengidentifikasi kebutuhan, membuat PO, memilih vendor, dan melakukan pembayaran.
• Vendor: Menerima dan mengkonfirmasi PO, mengirimkan barang atau jasa, dan menerima pembayaran.
• Departemen Keuangan: Mengelola pencatatan keuangan, memproses pembayaran, dan melakukan audit.

Manfaat dari Proses PO yang Terstruktur

• Efisiensi Operasional: Proses PO yang terstruktur membantu dalam mengelola pembelian dengan lebih efisien, mengurangi waktu yang diperlukan untuk setiap transaksi.
• Transparansi dan Akuntabilitas: Dengan PO, semua transaksi pembelian terdokumentasi dengan baik, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan.
• Mengurangi Risiko Kesalahan: PO membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pemesanan dan pembayaran, memastikan bahwa semua detail transaksi telah disepakati dan diverifikasi.

Dengan memahami cara kerja PO, perusahaan dapat mengelola proses pembelian dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa semua transaksi dilakukan dengan transparan dan akuntabel.

Langkah-langkah Membuat Purchase Order

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat purchase order yang bisa Anda lakukan:

1. Identifikasi Kebutuhan Barang atau Jasa

Langkah pertama dalam pembuatan Purchase Order adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan.

Kegiatain ini melibatkan diskusi internal antar tim atau departemen untuk menentukan spesifikasi yang tepat dan kuantitas yang dibutuhkan.

2. Pemilihan Vendor yang Sesuai

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih vendor yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Pemilihan vendor biasanya didasarkan pada kriteria seperti kualitas produk, harga, reputasi vendor, dan waktu pengiriman.

3. Pembuatan PO dengan Detail Spesifikasi

Setelah vendor dipilih, Purchase Order dibuat dengan rincian spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan. Detail yang perlu dicantumkan dalam PO meliputi:

• Deskripsi barang atau jasa
• Kuantitas yang dibutuhkan
• Harga per unit dan total harga
• Syarat pengiriman
• Syarat pembayaran
• Informasi kontak pembeli dan penjual

4. Pengiriman PO kepada Vendor

Setelah PO selesai dibuat, dokumen tersebut dikirimkan kepada vendor untuk persetujuan. Pengiriman PO dapat dilakukan melalui email, fax, atau sistem manajemen pembelian online.

5. Konfirmasi Penerimaan oleh Vendor

Vendor menerima PO dan meninjau rincian yang tercantum di dalamnya. Jika semua rincian telah sesuai, vendor akan mengkonfirmasi penerimaan PO.

Konfirmasi ini dapat dilakukan melalui tanda tangan atau balasan email resmi.

6. Monitoring dan Penyelesaian Transaksi

Setelah PO dikonfirmasi, perusahaan perlu memonitor proses pengiriman barang atau penyelesaian jasa. Setelah barang atau jasa diterima, tim terkait harus memverifikasi kesesuaian dengan PO.

Jika semua sesuai, langkah terakhir adalah melakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan syarat yang telah disepakati.

Langkah Membuat Purchase Order Secara Singkat:

1. Identifikasi kebutuhan
2. Pilih vendor yang sesuai
3. Buat PO dengan detail spesifikasi
4. Kirim PO kepada vendor
5. Terima konfirmasi dari vendor
6. Monitor pengiriman dan verifikasi penerimaan
7. Selesaikan pembayaran

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pembelian berjalan dengan lancar dan efisien, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kesepakatan yang jelas antara pembeli dan penjual.

Dapatkan Metode PO Automation di IDStar

Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pembuatan Purchase Order, perusahaan dapat memanfaatkan solusi otomasi PO yang ditawarkan oleh IDStar.

Dengan automasi PO, perusahaan dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses persetujuan, dan meningkatkan transparansi dalam pengelolaan pembelian.

Baca juga: Tips Memilih Solusi RPA untuk Bisnis

Keunggulan Automasi PO dari IDStar:

• Efisiensi Proses: Mengurangi waktu yang diperlukan untuk pembuatan dan persetujuan PO.
• Akurasi Data: Mengurangi kesalahan input data dengan sistem otomatis.
• Transparansi: Meningkatkan visibilitas dan pelacakan setiap transaksi pembelian.
• Integrasi Mudah: Integrasi yang mudah dengan sistem manajemen pembelian yang sudah ada.

Ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pembuatan Purchase Order Anda? Hubungi IDStar hari ini untuk konsultasi gratis dan temukan bagaimana solusi otomasi PO kami dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Dengan solusi otomasi PO dari IDStar, Anda dapat fokus pada aspek strategis bisnis Anda, sementara kami mengurus proses pembelian Anda dengan lebih efisien dan akurat.

Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.

Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!

Hubungi Kami