IDstar, IT Consulting Indonesia – Salah satu bukti keberhasilan bisnis adalah ketika pelanggan mereka merasa terpuaskan. Oleh karena itu, meningkatkan kualitas layanan pelanggan sangat penting bagi bisnis.
Menurut Jurnal ID, kepuasan pelanggan akan mendorong adanya loyalitas pelanggan yang selalu membeli secara rutin kepada produk atau jasa kita.
Tak hanya itu, pelanggan yang puas pun dapat berpotensi membantu mempromosikan bisnis kita secara word of mouth. Dan, menurut data, promosi secara WOM masih menjadi jenis promosi yang sangat disukai masyarakat.
Nah, untuk membantu Anda meningkatkan kualitas layanan pelanggan demi keberlangsungan bisnis, Artikel ini akan menyajikan bagaimana langkah yang harus Anda tempuh untuk meningkatkan kepuasan pelanggan Anda.
10 Langkah Meningkatkan Kualitas Layanan Pelanggan
Meningkatkan kualitas layanan pelanggan bukanlah pekerjaan yang bisa selesai dalam semalam.
Ini adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan komitmen, strategi yang tepat, dan tentunya, teknologi yang mendukung.
Berikut adalah 10 langkah yang dapat Anda tempuh untuk membawa layanan pelanggan Anda ke level selanjutnya:
1. Kenali Siapa Pelanggan Anda
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengenal siapa pelanggan Anda. Maksudnya, Anda harus menggali lebih jauh tentang kebutuhan, keinginan, keresahan, dan ekspektasi mereka.
Anda bisa menggunakan data yang ada seperti feedback dari mereka atau langsung berbicara dengan mereka secara langsung.
Setelahnya, Anda bisa mengumpulkan insight tersebut untuk memahami mereka serta sembari menyediakan layanan yang lebih personal dan relevan.
2. Memanfaatkan Teknologi
Untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan, Anda bisa memanfaatkan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA). Bot RPA dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan pelanggan.
Tak hanya itu, melalui produk RPA seperti Chat Bot dari IDstar dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan dasar pelanggan 24/7, membebaskan waktu agen layanan pelanggan Anda untuk masalah yang lebih kompleks.
Jadi, meskipun mereka dilayani oleh robot, tapi sebenarnya mereka merasa dilayani oleh manusia biasa.
Bot bisa mengenali keresahan pelanggan dan memberikan layanan secara lebih personal.
Baca juga: 10 Strategi Transformasi Digital untuk Bisnis Anda, Lengkap!
3. Lakukan Pelatihan untuk Tim
Tak hanya mengandalkan teknologi seperti RPA dan Chat Bot, tim Anda pun harus mendapatkan pelatihan dengan baik.
Tim harus paham betul dengan produk atau jasa yang ditawarkan, mereka juga harus paham bagiamana cara mengoperasikan tools. Tak hanya itu, dalam soft skill seperti komunikasi dan penanganan konflik juga menjadi poin penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan.
Tim yang terlatih akan memberikan pelayanan yang lebih baik dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Menjamin Kecepatan dan Akurasi Merespon
Tentu saja, siapa sih yang tak ingin masalahnya ditanggapi dengan cepat? Pelanggan tentu menghargai respons yang cepat dan akurat.
Maka itu, pastikan tim Anda dilengkapi dengan alat dan informasi yang mereka butuhkan untuk memberikan respons yang cepat dan tepat sesuai dengan keresahan pelanggan.
Ya, memang akan membutuhkan sedikit effort, tapi percayalah, pelanggan yang merasa puas adalah ujung tombak dari kemenangan bisnis mu.
5. Selalu Dengarkan Feedback Pelanggan
Pernah mendengar istilah pelanggan adalah raja? Ya, rasanya itu akan tetap relevan jika Anda sebagai seorang bisnis atau profesional marketing.
Selalu terbuka terhadap feedback dari pelanggan, entah itu positif atau negatif. Justru, semakin banyak feedback maka semakin bagus untuk melakukan evaluasi.
Gunakan feedback ini untuk membuat perbaikan berkelanjutan terhadap produk, layanan, maupun proses layanan pelanggan Anda.
6. Bangun Hubungan yang Kuat dengan Pelanggan
Fun Fact, layanan pelanggan bukan hanya soal bagaimana Anda mengatasi masalah pelanggan dengan baik.
Lebih dari itu, untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan, maka Anda harus membangun hubungan yang baik dengan mereka.
Upayakan untuk selalu membuat interaksi dengan pelanggan sehingga mereka merasa “diakui” keberadaannya.
Sehingga, hubungan Anda kepada pelanggan bukan hanya hubungan bisnis, melainkan lebih personal dan bermakna.
Baca juga: 10 Cara Membangun CRM dalam Perusahaan, Efektif!
7. Tawarkan Solusi Proaktif
Yang terbaik dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan adalah jangan menunggu mereka datang dengan masalahnya. Anda bisa mulai proaktif dengan mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah sebelum pelanggan menyadarinya.
8. Optimalkan pelayanan multichannel
Jangan sampai terdapat ketimpangan pelayanan. Di sinilah dibutuhkan tim yang konsisten serta tools yang mumpuni agar bisnis Anda konsisten dalam pelayanan pelanggan.
Maksudnya, pelanggan hari ini berinteraksi dengan bisnis Anda melalui berbagai channel. Maka pastikan pengalaman mereka konsisten dan positif, baik secara online maupun offline.
Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Omset Penjualan Bisnis
9. Tetapkan Standar Layanan Komunikasi
Ini penting, Anda harus menetapkan bagaimana standar kualitas layanan komunikasi Anda kepada pelanggan.
Utamakan jangan terlalu kaku dalam menetapkan standar ini. Yang paling penting adalah kualitas.
Anda bisa menetapkan standar layanan seperti, bagaimana nada interaksi dengan pelanggan, seberapa cepat maksimal pesan pelanggan dibalas, seberapa cepat maksimal masalah pelanggan harus berhasil diselesaikan, dan lainnya.
10. Selalu Berinovasi
Terdengar klise mungkin, tapi percayalah, dunia bisnis selalu berubah, begitu pun dengan ekspektasi pelanggan.
Maka itu, terus cari cara baru untuk meningkatkan layanan pelanggan Anda dan jangan pernah puas dengan status quo.
Kesimpulan
Kepuasan pelanggan adalah nomor satu dalam bisnis. Sebab, kita mendapatkan omset bisnis dari pelanggan. Maka upaya meningkatkan kualitas pelayanan adalah penting.
Anda bisa berkolaborasi dengan kemampuan tim dan robot untuk memaksimalkan kualitas layanan pelanggan.
Sebagai tambahan, Anda bisa menggunakan chat bot dari IDstar, untuk meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan melalui kanal online.
Chat bot dari IDstar mengkombinasikan teknologi RPA dan AI agar bisa memberikan pelayanan yang terpersonalisasi dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Dengan menggunakan Chat Bot, tim Anda bisa fokus dalam menganalisa masalah pelanggan yang lebih lanjut. Adapun masalah atau pertanyaan yang sifatnya berulang, akan langsung diatasi oleh chat bot.
Jangan ragu untuk menghubungi Kami untuk menanyakan seputar service kami seperti RPA, Intelligent Document Processing, Chat Bot, Process Business Automation, dan lainnya.
