IDstar – Apakah Anda merasa pusing dan lelah dalam proses pembayaran manual yang banyak memakan waktu? Its oke, jika payment manual dilakukan untuk beberapa data. Namun, bagaimana jika Anda harus melakukan payment untuk ratusan data?
Jika Anda pemilik bisnis atau yang bekerja di divisi yang relevan, tentu sudah tahu betapa pusingnya memanage banyak pembayaran dalam satu waktu. Maka, di sinilah pentingnya peranan payment dengan teknologi automation sebagai solusi pembayaran otomatis untuk bisnis.
Ya, artikel ini akan menjelaskan apa itu payment automation, bagaimana cara kerjanya, serta bagaimana payment automation dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.
Apa Itu Payment Automation?
Payment automation atau otomatisasi pembayaran adalah proses otomatisasi seluruh alur kerja pembayaran, mulai dari pembuatan faktur hingga penyelesaian pembayaran kepada vendor atau penyedia layanan.
Dengan menggunakan teknologi canggih, payment automation menghilangkan kebutuhan untuk input manual, mengurangi human error, dan mempercepat proses pembayaran. Ini mencakup berbagai aktivitas seperti validasi faktur, pengaturan jadwal pembayaran, hingga pengelolaan transaksi secara real-time.
Bagaimana Cara Kerja Payment Automation?
Otomatisasi pembayaran bekerja melalui integrasi sistem keuangan dan teknologi yang ada dalam perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam cara kerja payment automation:
1. Pengumpulan Data
Proses dimulai dengan pengumpulan data faktur dari berbagai sumber. Sistem payment automation dapat mengakses data dari email, portal vendor, atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning) perusahaan. Integrasi ini memastikan bahwa semua informasi faktur masuk ke dalam sistem secara otomatis tanpa perlu input manual.
Misalnya, saat vendor mengirimkan faktur melalui email, sistem payment automation akan mengenali email tersebut, mengekstrak data yang relevan, dan memasukkannya ke dalam database. Hal ini menghemat waktu dan mengurangi risiko kehilangan faktur atau data yang tidak lengkap.
2. Validasi dan Persetujuan
Setelah data terkumpul, sistem akan memvalidasi informasi yang ada untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan. Validasi ini meliputi pengecekan apakah detail faktur sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order) dan apakah harga serta jumlahnya sesuai dengan kesepakatan awal.
Jika ditemukan ketidaksesuaian atau jika faktur memerlukan persetujuan lebih lanjut, sistem akan mengirimkan notifikasi kepada pihak terkait. Misalnya, seorang manajer keuangan akan menerima pemberitahuan untuk memeriksa dan menyetujui faktur tersebut. Proses ini memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan berdasarkan data yang akurat dan sudah diverifikasi.
3. Penjadwalan Pembayaran
Setelah faktur divalidasi dan disetujui, sistem payment automation akan mengatur jadwal pembayaran. Penjadwalan ini berdasarkan tanggal jatuh tempo dan prioritas yang telah ditentukan.
Sistem akan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan dan untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal jika tersedia.
Misalnya, jika sebuah faktur memiliki tanggal jatuh tempo 30 hari dari tanggal penerimaan, sistem akan menjadwalkan pembayaran pada hari ke-30 tersebut. Jika ada insentif untuk pembayaran lebih awal, seperti diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, sistem dapat mengatur agar pembayaran dilakukan pada hari ke-10.
Baca juga: Vendor Invoice Automation Terbaik, Mengapa IDstar?
4. Eksekusi Pembayaran
Pada tanggal yang telah ditentukan, sistem akan mengeksekusi pembayaran melalui metode yang telah dipilih. Metode pembayaran bisa berupa transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran digital lainnya seperti e-wallet atau pembayaran melalui platform fintech.
Sistem akan mengirimkan instruksi pembayaran ke bank atau penyedia layanan pembayaran yang sesuai. Proses ini dilakukan secara otomatis, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan pembayaran secara manual dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat dan efisien.
5. Pelacakan dan Pelaporan
Semua transaksi akan dilacak secara real-time oleh sistem. Informasi mengenai status pembayaran, tanggal pembayaran, metode pembayaran, dan detail lainnya akan disimpan dalam database. Data ini kemudian dapat diakses untuk membantu analisis dan audit keuangan.
Sistem payment automation juga menghasilkan laporan yang komprehensif. Laporan ini mencakup rincian transaksi, analisis tren pembayaran, dan informasi lain yang relevan untuk pengelolaan keuangan. Dengan laporan ini, perusahaan dapat memantau kesehatan keuangan mereka, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Bagaimana Dampak Otomatisasi Pembayaran untuk Efisiensi Bisnis?
Implementasi payment automation membawa dampak signifikan terhadap efisiensi bisnis. Berikut beberapa manfaat utamanya:
1. Penghematan Waktu
Dengan mengotomatiskan proses pembayaran, perusahaan dapat menghemat waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas administratif seperti memasukkan data manual dan memeriksa faktur satu per satu. Hal ini memungkinkan staf keuangan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah.
2. Mengurangi Human Error
Kesalahan dalam proses pembayaran dapat menimbulkan biaya tambahan dan masalah reputasi. Otomatisasi pembayaran meminimalkan risiko human error dengan memastikan setiap langkah dilakukan secara akurat dan konsisten. Validasi otomatis dan pengecekan ganda oleh sistem membantu mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses manual.
3. Peningkatan Transparansi
Semua transaksi tercatat secara rinci dan dapat diakses secara real-time. Hal ini meningkatkan transparansi dan memudahkan proses audit serta pelacakan keuangan. Dengan akses mudah ke data pembayaran, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.
4. Efisiensi Biaya
Dengan mengurangi kebutuhan untuk proses manual dan mengoptimalkan alur kerja, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan manajemen pembayaran. Penghematan biaya ini dapat dialokasikan untuk investasi dalam area bisnis lainnya, seperti pengembangan produk atau pemasaran.
5. Meningkatkan Hubungan dengan Vendor
Pembayaran tepat waktu dan akurat meningkatkan hubungan dengan vendor dan pemasok. Hal ini dapat membuka peluang negosiasi yang lebih baik dan meningkatkan kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat. Vendor yang puas dengan keandalan pembayaran cenderung memberikan layanan yang lebih baik dan mungkin menawarkan diskon atau syarat pembayaran yang lebih menguntungkan.
Payment automation adalah solusi inovatif yang membawa banyak keuntungan bagi bisnis.
Dengan mengimplementasikan teknologi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja pembayaran, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi pembayaran di perusahaan Anda, sudah saatnya mempertimbangkan untuk beralih ke payment automation.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
