Anda mungkin merasa pengeluaran operasional perusahaan semakin sulit dikendalikan, biaya pemasok naik, pembelian tak terkendali, invoice tercecer, atau banyak vendor sekaligus.
Spend management bisa menjadi solusi efektif untuk mendapatkan kontrol, efisiensi, dan transparansi. Mari kita selami apa itu spend management dan bagaimana hal ini membantu menekan biaya.
Pengertian Spend Management
Spend management adalah proses strategis untuk mengelola seluruh pengeluaran perusahaan, dari pengadaan barang/jasa, vendor, invoice, hingga pembayaran, dengan cara sistematis agar biaya lebih efisien dan pengeluaran lebih terkendali (Ivalua, 2024).
Dengan spend management, perusahaan mencatat, memantau, dan menganalisis semua jenis pengeluaran, baik pembelian besar maupun pengeluaran rutin harian.
Tujuannya untuk memastikan bahwa setiap rupiah dikeluarkan sesuai kebijakan, di vendor terbaik, dengan harga & kondisi terbaik (Lyrid Prima, 2024; Mekari, 2025).
Pentingnya Spend Management untuk Perusahaan Besar
Sebelum kita membahas lebih jauh, berikut beberapa peran krusial dan manfaat nyata dari spend management, dengan data konkret dari riset dan praktik terbaik, yang menunjukkan mengapa perusahaan besar semakin serius menerapkannya.
1. Hemat biaya operasional hingga 5,8%
Perusahaan dengan praktik spend management yang baik dilaporkan bisa memangkas sekitar 5,8% dari total pengeluaran mereka (Veridion, 2024).
Artinya, bila perusahaan Anda memiliki pengeluaran operasional besar (misalnya ratusan miliar per tahun), penerapan spend management dapat menghasilkan penghematan jutaan sampai miliaran Rupiah, dana yang bisa dialihkan ke investasi strategis.
2. Menurunkan biaya pembelian hingga 8–12%
Studi menunjukkan bahwa tim procurement yang terampil mampu menurunkan cost base pembelian perusahaan sebesar 8–12%, terutama melalui negosiasi kontrak, konsolidasi supplier, dan strategi pembelian yang efisien (Ignite.no, 2023).
Dengan demikian, pengeluaran untuk pengadaan barang/jasa bisa jauh lebih terkendali, bukan hanya efisiensi di bagian kecil, tetapi efisiensi menyeluruh dalam pengadaan perusahaan.
Baca juga: Sistem Manajemen Kontrak, Solusi Bisnis Lebih Efisien
3. Mengurangi “tail spend” dan pemborosan kecil
Bagian pengeluaran kecil tetapi frekuentif (tail spend) sering terabaikan. Dengan manajemen spend yang baik, termasuk pemantauan, kategorisasi, dan otomatisasi, perusahaan bisa mengurangi pengeluaran tak terencana dan pengeluaran impulsif.
Riset menunjukkan bahwa melalui tail spend management bisa memangkas biaya procurement tahunan hingga 5–10% (Mekari, 2025; Precoro, 2025). Artinya, penghematan bukan hanya dari pengadaan besar, tapi juga dari hal-hal kecil yang biasanya luput dari kontrol.
4. Mencegah kebocoran anggaran & kesalahan administrasi
Spend management memungkinkan perusahaan memiliki visibilitas penuh terhadap siapa membeli apa, kapan, dari vendor mana, dan lewat jalur mana, sehingga meminimalkan risiko “maverick spend”, duplikasi vendor, invoice tak terdeteksi, atau pengeluaran tidak sesuai kebijakan (Software Seni, 2024).
Dengan data dan kontrol yang jelas, audit internal maupun eksternal jadi lebih mudah, compliance meningkat, dan risiko penyalahgunaan dana bisa dicegah sejak awal.
5. Efisiensi operasional & produktivitas tim
Dengan sistem spend management modern, termasuk otomasi proses pengadaan, approval, pembayaran, dan pelaporan, banyak proses manual dan administratif bisa diminimalkan.
Hasilnya, tim procurement atau finance dapat fokus pada tugas strategis, bukan sekadar menyelenggarakan PO atau invoice (Software Seni, 2024).
Efisiensi proses ini membuat waktu siklus pembelian lebih cepat, kesalahan manusia turun, dan kecepatan pengambilan keputusan meningkat, hal penting bagi perusahaan besar dengan volume operasional tinggi.
Peran Spend Management dalam Menekan Biaya Operasional
Implementasi spend management yang tepat bisa memainkan beberapa peran kunci dalam pengelolaan biaya. Berikut peran-peran pentingnya:
1. Konsolidasi dan standarisasi proses pengeluaran
Dengan spend management, perusahaan mengonsolidasikan berbagai jenis pengeluaran, procurement, vendor, invoice, pembayaran, ke dalam satu alur terstruktur.
Ini membantu menghindari pembelian impulsif, duplikasi vendor, atau invoice tercecer. Banyak organisasi yang menerapkan spend management melaporkan pengurangan biaya operasional melalui proses yang lebih efisien (JAGGAER, 2025).
2. Negosiasi vendor dan pengadaan berdasarkan data
Karena semua pengeluaran tercatat dan dianalisis, Anda bisa melihat vendor mana yang sering digunakan, volume pembelian, dan histori harga.
Dengan data ini, perusahaan bisa menegosiasikan kontrak atau harga lebih baik, sehingga mendapatkan harga & layanan optimal (Ivalua, 2024).
Baca juga: Procurement Automation: Pengertian dan Contoh Prosesnya dalam Bisnis
3. Otomatisasi alur pengeluaran dan pembayaran
Spend management modern sering meliputi sistem otomatis seperti pengajuan pembelian, approval, pembayaran, pelacakan invoice, semuanya dalam satu sistem terpusat. Ini mempercepat proses, mengurangi human error, dan memangkas biaya operasional administratif (SAP, 2025).
4. Transparansi, kontrol, dan audit pengeluaran
Dengan data pengeluaran tersentralisasi, perusahaan bisa dengan mudah melakukan audit, melacak siapa membeli apa, kapan, dan dari vendor mana membelinya.
Menurut Sievo (2024), pengeluaran tersentralisasi dapat memperkuat akuntabilitas dan membantu mencegah penyalahgunaan anggaran.
5. Perencanaan anggaran dan cash flow lebih akurat
Data historis dan analisis pengeluaran memungkinkan finance & manajemen merencanakan anggaran dengan lebih realistis, menghindari over-spending, dan menjaga kesehatan cash flow, penting untuk stabilitas keuangan jangka panjang (Tipalti, 2024).
Bagaimana IDstar Bisa Membantu Perusahaan Anda?
Jika Anda ingin membawa sistem spend management ke perusahaan Anda, kami di IDstar hadir sebagai mitra strategis, bukan sekadar penyedia talent IT. Berikut cara kami membantu dalam pengimplementasian spend management.
-
Kami mendukung integrasi sistem digital & automation. Dengan keahlian IT Outsourcing & agentic AI, kami bisa membantu menerapkan platform spend management modern agar pengeluaran bisa dipantau, dianalisis, dan dikontrol otomatis.
-
Kami memahami kompleksitas perusahaan besar. Dengan pengalaman melayani berbagai klien enterprise, kami bisa membantu menyesuaikan sistem spend management agar cocok dengan struktur organisasi & anggaran Anda.
-
Kami menyediakan konsultasi & support end-to-end. Dari audit awal pengeluaran, mapping supplier/vendor, sampai setup sistem & pelatihan, sehingga implementasi tidak merepotkan.
-
Kami membantu efisiensi total. Bukan hanya pengeluaran operasional perusahaan, tetapi juga operasional IT, sehingga efisiensi menyeluruh bisa tercapai.
Baca juga: 7 Tanda Bisnis Anda Perlu Jasa IT Outsourcing Terbaik
Spend Management Penting untuk Masa Depan Bisnis Anda
Spend management adalah strategi menyeluruh untuk mengelola semua pengeluaran perusahaan, dari procurement, vendor, invoice, hingga pembayaran, secara transparan, terukur, dan efisien.
Dengan penerapan yang tepat, perusahaan mendapatkan visibilitas penuh atas pengeluaran, bisa menegosiasikan kontrak atau vendor dengan lebih baik, mengurangi pengeluaran duplikat atau tidak perlu, serta memangkas biaya operasional secara signifikan.
Selain itu, otomatisasi dan proses yang terstruktur membuat alur procurement lebih cepat, kesalahan administratif berkurang, dan kontrol internal semakin kuat.
Untuk perusahaan besar dengan volume pengeluaran tinggi, spend management bukan sekadar opsi, ini adalah fondasi untuk menjaga efisiensi dan kesehatan keuangan.
Sebagai mitra IT outsourcing dan automation, IDstar siap membantu implementasinya agar Anda bisa fokus pada pertumbuhan, sementara pengeluaran terkendali dan efisien. Digital Transformation? #IDstarinAja
Referensi Kredibel:
- Ignite. (2025). All You Need to Know About Spend Management. https://www.ignite.no/blog/all-you-need-to-know-about-spend-management
- Ivalua. (2025). What Is Spend Management? A Comprehensive Guide. https://www.ivalua.com/blog/spend-management
- Jaggaer. (2025). What is Spend Management? Process & Best Practices. https://www.jaggaer.com/blog/what-is-spend-management-process-best-practices
- Lyrid Prima Indonesia. (2024). Spend Management: Mengelola Pengeluaran dengan Efektif. https://lyrid.co.id/spend-management-mengelola-pengeluaran-dengan-efektif
- Mekari. (2025). Spend Management System: Strategi dan Implementasi. https://mekari.com/blog/spend-management-system
- Precoro. (2025). Spend Under Management: What It Is & How It Helps. https://precoro.com/blog/spend-under-management
- SAP. (2025). What is spend management and its best practices? https://www.sap.com/sea/products/spend-management/what-is-spend-management.html
- Sievo. (2025). What Is Spend Management? https://sievo.com/blog/what-is-spend-management
- Softwareseni. (2024). Spend Management System: Efesiensikan Biaya. https://www.softwareseni.co.id/blog/spend-management-system
- Tipalti. (2025). What Is Spend Management? How To Control Costs and Improve Efficiency. https://tipalti.com/en-eu/resources/learn/what-is-spend-management/
- Veridion. (2024). The Relationship Between Spend Under Management and Category Management. https://www.veridion.com/blog-posts/spend-under-management-category-management-relationship/
Chat Us