Dalam proses pengadaan barang dan jasa, purchase order (PO) memiliki peran penting sebagai dokumen resmi antara perusahaan dan supplier yang berguna untuk membantu perusahaan mencatat item yang dibeli, dari siapa pembelian dilakukan, berapa jumlahnya, berapa harganya, serta bagaimana ketentuan pengiriman dan pembayarannya. Namun, ketika proses PO dilakukan secara manual, perusahaan seringkali menghadapi berbagai kendala. Mulai dari approval yang terlambat, data yang tidak konsisten, dokumen tercecer di email, kesalahan input, hingga sulitnya mencocokkan PO dengan bukti serah terima barang atau jasa (BAST) dan invoice.
Di sinilah purchase order automation membantu perusahaan kamu mengubah proses PO manual menjadi workflow digital yang lebih cepat, akurat, terukur, dan mudah dilacak.
Apa Itu Purchase Order Automation?
Purchase order automation adalah proses menggunakan teknologi digital untuk mengotomatisasi alur kerja purchase order, mulai dari pembuatan PO, validasi data, pengiriman ke supplier, tracking status, hingga pencocokan dengan invoice, BAST atau data penerimaan barang, hingga faktur.
Dengan sistem otomatis, data dari purchase requisition dapat diproses menjadi PO secara digital. Approval dapat diarahkan ke pihak yang tepat berdasarkan rule tertentu, seperti nominal pembelian, departemen, jenis barang, vendor, atau cost center. Setelah disetujui, PO dapat dikirim ke supplier dan dicatat dalam sistem perusahaan secara otomatis. (Sumber: ivalua – Purchase Order Automation: What It Is & How to Automate PO Approvals
Purchase order automation bukan hanya tentang mengubah dokumen kertas menjadi digital. Lebih dari itu, automation PO membantu perusahaan membangun workflow procurement yang lebih terkontrol, terukur, dan mudah diaudit.
Mengapa Proses Purchase Order Manual Sering Tidak Efisien?
Banyak perusahaan masih mengelola PO melalui spreadsheet, template dokumen, email, atau sistem yang belum saling terhubung. Cara ini masih bisa berjalan untuk volume transaksi kecil, tetapi akan menjadi tidak efisien ketika jumlah permintaan pembelian meningkat, approval melibatkan banyak pihak, atau perusahaan memiliki banyak cabang, departemen, dan supplier.
Beberapa kendala yang umum terjadi antara lain:
1. Approval Terlalu Lama
Dalam proses manual, permintaan pembelian barang atau jasa normalnya menunggu persetujuan ataupun approval dari atasan, finance, procurement, atau pihak lain yang berwenang. Jika approval masih dilakukan melalui email atau dokumen fisik, prosesnya mudah tertunda karena approver sulit melacak permintaan yang masuk.
Akibatnya, proses operasional perusahaan bisa terhambat.
2. Risiko Human Error Lebih Tinggi
Pembuatan purchase order manual sangat bergantung pada input manusia. Kesalahan kecil seperti salah memasukkan quantity item, harga, data supplier, nomor PO, atau tanggal pengiriman dapat berdampak pada proses selanjutnya, seperti invoice mismatch, keterlambatan pembayaran, dispute dengan supplier, pencatatan keuangan yang tidak akurat, perpajakan yang tidak sesuai.
3. Dokumen Sulit Dilacak
Ketika PO, invoice, kontrak, dan bukti penerimaan barang tersebar di email, folder lokal, atau spreadsheet yang berbeda, tim procurement dan finance akan kesulitan mencari dokumen yang dibutuhkan. Hal ini menjadi masalah besar ketika perusahaan perlu melakukan audit, mengecek status order, atau menyelesaikan perbedaan data antara PO dan invoice.
4. Visibility terhadap Penggunaan Anggaran Terbatas
Tanpa sistem yang terpusat, perusahaan sulit melihat pembelian berdasarkan departemen, supplier, kategori barang, atau periode tertentu. Akibatnya, manajemen tidak memiliki visibility yang cukup untuk mengontrol anggaran dan mengevaluasi efisiensi pembelian.
5. Sulit Mengontrol Maverick Spend
Maverick spend adalah pembelian yang dilakukan di luar prosedur procurement resmi. Ini bisa terjadi ketika karyawan membeli barang atau jasa tanpa PO, tanpa approval, atau tanpa vendor yang sudah disetujui.
Jika proses PO tidak terkontrol, perusahaan akan sulit memastikan bahwa setiap pembelian sudah sesuai dengan kebijakan internal.
Bagaimana Cara Kerja Purchase Order Automation?
Secara umum, purchase order automation bekerja dengan menghubungkan beberapa tahapan dalam proses procurement ke dalam satu workflow digital. Berikut gambaran sederhananya:
1. Pengajuan Purchase Requisition secara Digital
Proses dimulai ketika user atau departemen mengajukan permintaan pembelian melalui form digital. Form ini dapat berisi detail barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, estimasi harga, supplier yang diusulkan, cost center, dan alasan pembelian.
Dengan form digital, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang masuk sudah lebih rapi dan sesuai format yang dibutuhkan.
2. Validasi terhadap Budget, Policy, dan Vendor
Setelah permintaan diajukan, sistem dapat melakukan validasi awal. Misalnya, apakah nominal pembelian masih sesuai budget, apakah supplier sudah terdaftar, apakah barang termasuk kategori yang diizinkan, atau apakah transaksi membutuhkan approval tambahan.
Validasi ini membantu mencegah pembelian yang tidak sesuai kebijakan sebelum proses berjalan lebih jauh.
3. Approval Workflow Otomatis
Sistem akan mengarahkan permintaan pembelian ke approver yang tepat berdasarkan rule yang sudah ditentukan.
Contohnya:
- Pembelian di bawah Rp10 juta cukup disetujui oleh manager departemen.
- Pembelian di atas Rp50 juta perlu approval finance.
- Pembelian terkait IT perlu approval dari tim IT.
- Pembelian dari vendor baru perlu approval procurement dan legal.
Dengan workflow otomatis, approver dapat menerima notifikasi dan memberikan persetujuan secara digital. Setiap keputusan juga tercatat dalam audit trail.
4. Pembuatan Purchase Order Otomatis
Setelah permintaan disetujui, sistem dapat membuat purchase order secara otomatis berdasarkan data yang sudah tersedia. Detail seperti nama supplier, nomor PO, item pembelian, kuantitas, harga, termin pembayaran, dan alamat pengiriman dapat ditarik dari database atau form pengajuan.
Proses ini mengurangi input manual dan membantu menjaga konsistensi data.
5. Pengiriman PO ke Supplier
PO yang sudah dibuat dapat dikirim ke supplier melalui email otomatis, vendor portal, API, atau sistem procurement yang terintegrasi. Supplier juga dapat menerima notifikasi dan memberikan konfirmasi atas pesanan yang diterima.
Dengan cara ini, komunikasi antara perusahaan dan supplier menjadi lebih terstruktur.
6. Tracking Status Order
Setelah PO dikirim, sistem dapat membantu memantau status pesanan. Tim procurement dapat melihat apakah PO sudah dikirim, sudah diterima supplier, sedang diproses, sudah dikirim, atau sudah diterima oleh perusahaan.
Status ini penting agar tim procurement, finance, dan user internal memiliki visibility yang sama.
7. Pencocokan PO dengan Invoice dan Goods Receipt
Salah satu manfaat penting dari purchase order automation adalah kemampuannya mendukung proses invoice matching. Ketika invoice dari supplier masuk, sistem dapat mencocokkan data invoice dengan PO dan data penerimaan barang.
Proses ini sering disebut sebagai two-way matching atau three-way matching.
Two-way matching mencocokkan invoice dengan PO. Sementara three-way matching mencocokkan invoice, PO, dan goods receipt atau bukti penerimaan barang (Sumber: IBM – Purchase Order Automation)
Jika data sesuai, invoice dapat diproses lebih lanjut untuk pembayaran. Jika ada selisih harga, jumlah barang, atau data penerimaan, sistem dapat menandai exception agar diperiksa oleh tim terkait.
Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?
8. Integrasi dengan ERP atau Sistem Accounting
Agar proses berjalan end-to-end, purchase order automation dapat diintegrasikan dengan ERP, accounting system, inventory system, atau sistem internal perusahaan lainnya.
Integrasi ini membantu mengurangi input data berulang. Data PO, status approval, invoice, penerimaan barang, dan pembayaran dapat tersinkronisasi antar sistem sehingga proses procurement dan finance menjadi lebih akurat.
Teknologi yang Digunakan dalam Purchase Order Automation
Purchase order automation dapat menggunakan beberapa teknologi, tergantung pada kebutuhan dan kondisi sistem perusahaan. Beberapa teknologi yang umum digunakan antara lain:
1. Workflow Automation
Workflow automation digunakan untuk mengatur alur persetujuan purchase order. Sistem dapat menentukan siapa yang harus menyetujui permintaan, kapan approval perlu dieskalasi, dan bagaimana status permintaan diperbarui.
Teknologi ini membantu perusahaan memastikan setiap pembelian mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan.
2. Robotic Process Automation (RPA)
RPA dapat digunakan untuk mengotomatisasi aktivitas berulang dalam proses PO, seperti memindahkan data dari spreadsheet ke sistem ERP, membuat draft PO, mengirim email notifikasi, atau memperbarui status transaksi.
RPA sangat berguna ketika perusahaan masih menggunakan beberapa sistem yang belum sepenuhnya terintegrasi.
3. Intelligent Document Processing (IDP)
IDP membantu membaca, mengekstrak, dan memvalidasi data dari dokumen seperti purchase order, invoice, kontrak, atau dokumen supplier. Dengan IDP, data dari dokumen PDF, scan, atau email attachment dapat diproses secara lebih cepat dan akurat.
Teknologi ini sangat relevan untuk perusahaan yang masih menerima banyak dokumen procurement dalam format tidak terstruktur.
4. ERP Integration
Integrasi ERP membantu menghubungkan proses PO dengan finance, inventory, accounting, dan reporting. Dengan integrasi ini, data yang sama tidak perlu dimasukkan berulang kali ke beberapa sistem berbeda.
Hasilnya, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan data dan meningkatkan visibility terhadap proses pengadaan.
Manfaat Purchase Order Automation untuk Perusahaan
Purchase order automation memberikan berbagai manfaat, terutama bagi perusahaan yang memiliki volume pembelian tinggi, banyak supplier, banyak departemen, atau proses approval yang kompleks. (sumber: Tilpati – Purchase Order Automation Process Explained: Step-by-Step Guide
1. Mempercepat Workflow Approval
Dengan automation, proses approval PO dapat berjalan lebih cepat. Tim tidak perlu lagi mengejar approval manual, membuat dokumen dari awal, atau mengirim follow-up berulang melalui email.
2. Mengurangi Human Error
Data yang diambil dari sistem atau form digital lebih konsisten dibandingkan input manual. Hal ini membantu mengurangi kesalahan pada nomor PO, harga, kuantitas, supplier, dan informasi pembayaran.
3. Meningkatkan Kontrol Anggaran
Sistem dapat membantu memvalidasi pembelian terhadap budget, policy, dan approval threshold. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pembelian sudah sesuai dengan aturan internal.
4. Cost Saving dalam Procurement
Alur kerja PO yang terintegrasi secara digital dan otomatis akan menjadikan proses procurement lebih streamline dan dapat menghemat pengeluaran mengurangi potensi biaya berganda
5. Mempermudah Audit dan Compliance
Setiap aktivitas dalam workflow PO dapat dicatat secara otomatis, mulai dari siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui, kapan disetujui, hingga perubahan apa saja yang terjadi. Kelengkapan data yang tersedia secara otomatis tersebut dapat memudahkan proses Audit trail secara real-time untuk kepatuhan, transparansi, dan evaluasi internal.
6. Meningkatkan Visibility terhadap Pengeluaran
Dengan data yang terpusat, perusahaan dapat melihat spending berdasarkan supplier, departemen, kategori barang, atau periode tertentu. Informasi ini membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih tepat.
7. Memperbaiki Hubungan dengan Supplier
PO yang akurat dan dikirim tepat waktu membantu supplier memproses pesanan dengan lebih cepat. Jika status PO, invoice, dan pembayaran lebih mudah dilacak, potensi miskomunikasi dengan supplier juga dapat berkurang.
8. Mendukung Proses Procure-to-Pay
Purchase order automation dapat menjadi bagian penting dari proses procure-to-pay, yaitu alur dari permintaan pembelian hingga pembayaran supplier. Ketika PO terhubung dengan invoice automation dan payment automation, perusahaan dapat membangun proses procurement yang lebih end-to-end.
Contoh Use Case Purchase Order Automation
Berikut beberapa contoh penerapan purchase order automation dalam perusahaan:
1. Otomatisasi Approval PO Multi-Level
Perusahaan dapat mengatur approval berdasarkan nominal transaksi, cost center, jenis barang, atau departemen. Jika pembelian melebihi threshold tertentu, sistem akan mengarahkan approval ke finance atau manajemen.
2. Otomatisasi Pembuatan PO dari Purchase Requisition
Setelah purchase requisition disetujui, sistem dapat membuat PO secara otomatis tanpa input ulang. Data dari form pengajuan langsung masuk ke template PO yang sudah ditentukan.
3. Otomatisasi Pengiriman PO ke Supplier
PO yang sudah disetujui dapat dikirim secara otomatis ke supplier melalui email atau sistem terintegrasi. Supplier juga dapat menerima notifikasi dan memberikan konfirmasi.
4. Otomatisasi Matching PO dan Invoice
Ketika invoice masuk, sistem dapat mencocokkan invoice dengan PO dan goods receipt. Jika data sesuai, invoice dapat diproses ke tahap pembayaran. Jika ada perbedaan, sistem akan menandai exception untuk diperiksa.
5. Otomatisasi Input Data PO ke ERP
Jika perusahaan masih melakukan input manual ke ERP, RPA atau integrasi API dapat digunakan untuk memindahkan data PO secara otomatis ke sistem ERP.
6. Dashboard Monitoring Purchase Order
Tim procurement dan finance dapat melihat status PO secara real-time, termasuk PO yang masih menunggu approval, sudah dikirim ke supplier, sudah diterima, atau masih memiliki mismatch dengan invoice.
Kapan Perusahaan Perlu Menggunakan Purchase Order Automation?
Tidak semua perusahaan harus langsung mengotomatisasi seluruh proses PO. Namun, purchase order automation mulai penting ketika perusahaan mengalami beberapa kondisi berikut:
- Volume purchase order semakin tinggi.
- Approval PO sering terlambat.
- Banyak data PO masih dibuat secara manual.
- Dokumen PO, invoice, dan goods receipt tersebar di email atau folder berbeda.
- Tim finance sering menemukan mismatch antara PO dan invoice.
- Perusahaan sulit melacak status pembelian.
- Proses audit membutuhkan waktu lama.
- Banyak pembelian terjadi di luar prosedur resmi.
- Perusahaan menggunakan ERP, tetapi masih banyak proses procurement yang manual.
- Tim procurement dan finance membutuhkan visibility yang lebih baik terhadap spending.
Jika beberapa kondisi tersebut sudah terjadi, purchase order automation dapat membantu perusahaan membangun proses procurement yang lebih efisien dan terkontrol.
Hubungan Purchase Order Automation dan Procurement Automation
Purchase order automation adalah salah satu bagian penting dari procurement automation. Jika procurement automation mencakup proses pengadaan secara lebih luas, maka purchase order automation berfokus pada proses PO, mulai dari pengajuan, approval, pembuatan, pengiriman, tracking, hingga pencocokan dengan invoice.
Dengan kata lain, PO automation berada di tengah proses procurement dan finance. Proses ini menghubungkan kebutuhan pembelian dari user internal dengan proses pembayaran yang dikelola oleh finance.
Karena itu, purchase order automation sebaiknya tidak dilihat sebagai sistem yang berdiri sendiri. Akan lebih efektif jika PO automation terhubung dengan purchase requisition, vendor management, invoice automation, payment automation, dan ERP.
Baca juga: Procurement Automation: Pengertian dan Contoh Prosesnya dalam Bisnis
Bagaimana IDstar Membantu Otomatisasi Proses Purchase Order?
IDstar membantu perusahaan mengembangkan solusi automation berbasis Agentic AI Automation, RPA, Intelligent Document Processing, dan integrasi sistem untuk berbagai workflow bisnis, termasuk procurement dan purchase order.
Dalam konteks purchase order automation, IDstar dapat membantu perusahaan menganalisis proses PO yang masih manual, mengidentifikasi bottleneck, merancang workflow approval, mengotomatisasi input data, membaca dokumen dengan IDP, menghubungkan proses PO dengan invoice, serta mengintegrasikannya dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan.
Dengan kombinasi IT outsourcing dan AI & intelligent automation, IDstar dapat mendukung perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses procurement tanpa harus membangun semuanya dari nol.
Tinggalkan proses manual. Bangun workflow purchase order yang lebih cepat, akurat, dan scalable bersama IDstar.
