Di tengah laju digitalisasi yang semakin cepat, divisi keuangan dalam perusahaan seringkali menjadi pusatperhatian. Perannya yang krusial dalam memastikan kesehatan finansial perusahaan membuat mereka harusbergerak cepat, namun tetap akurat dalam menjalankan tugasnya.
Sayangnya, banyak divisi keuangan masihterjebak dalam pekerjaan rutin yang sangat repetitif, seperti pemrosesan invoice, pelaporan pajak, rekonsiliasi data, dan berbagai tugas administratif lainnya.
Bayangkan saja, tim finance setiap bulannya harus memeriksa ribuan invoice satu per satu secara manual. Tidak heran bila kesalahan sering terjadi, mulai dari input angka yang salah hingga dokumen yang terlewat. Lebih buruk lagi, semua itu menumpuk beban kerja yang terus meningkat setiap bulannya.
Jika ini terdengar seperti situasi yang sedang terjadi di perusahaan Anda, maka artikel ini tepat untuk Anda baca sampai selesai. Kami akan membahas solusi yang bisa secara nyata mengubah cara kerja divisi keuangan Anda melalui teknologi yang kini semakin populer, yaitu Robotic Process Automation (RPA).
Apa Itu RPA dan Mengapa Divisi Finance Membutuhkannya?
RPA merupakan teknologi otomatisasi yang memungkinkan perusahaan mengelola tugas rutin yang sebelumnya memakan waktu secara manual. Teknologi ini menggunakan robot software (bot) untuk meniru aktivitas manusia seperti input data, verifikasi dokumen, dan pencocokan data yang biasanya dilakukan oleh manusia.
Dengan menggunakan RPA, Anda tidak hanya menghemat waktu, namun juga meningkatkan akurasi dan compliance dalam setiap proses keuangan. Menurut laporan terbaru dari Deloitte, perusahaan yang menerapkan RPA dalam divisi finance mereka merasakan peningkatan efisiensi hingga 80%, dan akurasidalam pelaporan meningkat hingga 99%.
Implementasi RPA di Bidang Finance
Sebenarnya, ada banyak manfaat jika Anda mengimplementasikan RPA di bidang finance, seperti mengotomatisasi proses rekonsiliasi bank hingga payroll. Berikut penjelasannya.
Rekonsiliasi Bank Otomatis
Rekonsiliasi bank merupakan proses penting namun seringkali memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan RPA, perusahaan dapat mengotomatisasi pencocokan antara data transaksi internal dan laporan bank harian.
Bot RPA akan secara rutin mengunduh data rekening koran, menyesuaikannya dengan jurnal, dan menandai transaksi yang tidak cocok untuk ditinjau lebih lanjut. Proses ini tidak hanya memangkas waktu kerja manual, tapi juga mempercepat proses closing dan meningkatkan akurasi laporan keuangan.
Baca juga: Cara Otomatisasi Rekonsiliasi Bank dengan RPA
Invoice Processing (Penerimaan dan Pembayaran Tagihan)
Proses penanganan invoice sering kali melibatkan input manual, validasi antar dokumen, dan approval dari berbagai level. RPA mampu mengotomatiskan seluruh alur ini—dari membaca data invoice menggunakan OCR, mencocokkannya dengan purchase order, hingga mengirimkannya untuk persetujuan otomatis dan menginputnya ke dalam sistem ERP.
Hasilnya, perusahaan dapat mempercepat proses pembayaran, menghindari denda keterlambatan, dan meningkatkan hubungan dengan vendor.
Baca juga: Otomatisasi Proses Invoice Anda dengan RPA dari IDstar
Tax Automation (e-Faktur, e-Bupot, SPT)
Di Indonesia, pengelolaan pajak seperti e-Faktur, e-Bupot, hingga pelaporan SPT bulanan dan tahunan membutuhkan konsistensi dan kepatuhan tinggi. Tax Automation membantu mengotomatisasi input data pajak ke sistem DJP, menghitung pajak terutang berdasarkan data transaksi, serta menggabungkan seluruh dokumen pendukung untuk pelaporan.
Otomatisasi ini meminimalisir risiko kesalahan input, menghindari sanksi perpajakan, dan mempercepat kepatuhan regulasi.
Pembuatan dan Distribusi Laporan Keuangan
Pembuatan laporan keuangan periodik sering kali membutuhkan data dari berbagai sistem yang harus digabungkan secara manual. Bot RPA dapat mengumpulkan data dari ERP, spreadsheet, dan sistem lainnya, lalu menyusun laporan sesuai format PSAK atau kebutuhan internal.
Setelah laporan selesai, sistem dapat mendistribusikannya otomatis ke email para stakeholder atau mengunggahnya ke portal yang ditentukan. Ini mempercepat pelaporan dan memastikan semua pihak mendapatkan informasi tepat waktu.
Budget Monitoring dan Variance Analysis
Mengawasi anggaran dan membandingkan dengan realisasi bisa menjadi tugas repetitif yang memerlukan konsistensi tinggi. Dengan RPA, sistem dapat secara berkala mengekstrak data anggaran dan realisasi, melakukan analisis selisih, dan memberikan alert jika terjadi deviasi signifikan.
Hal ini memungkinkan tim keuangan untuk mengambil tindakan lebih cepat dalam mengontrol pengeluaran dan menghindari pemborosan.
Payroll dan Kompensasi
Perhitungan gaji, potongan pajak, tunjangan, dan iuran BPJS membutuhkan ketelitian tinggi dan harus diselesaikan tepat waktu. Bot RPA dapat menangani seluruh proses ini secara otomatis, termasuk pengecekan kehadiran, penghitungan lembur, dan pengiriman slip gaji.
Dengan begitu, HR dan finance dapat menghindari kesalahan perhitungan yang dapat berdampak pada kepuasan karyawan maupun risiko hukum.
Baca juga: Otomatisasi Rekrutmen dan Payroll dengan RPA IDstar
Cerita Nyata: Transformasi Divisi Finance Melalui RPA
Untuk menggambarkan manfaat RPA secara nyata, mari kita lihat kisah sukses sebuah perusahaan distribusi barang konsumsi yang berbasis di Jakarta. Sebut saja perusahaan ini PT. Sentosa Distribusi. Sebelum mengenal RPA, tim finance PT. Sentosa menghabiskan hampir setengah waktunya hanya untuk proses manual seperti pengecekan invoice, rekonsiliasi pembayaran, dan pelaporan pajak.
Setiap akhir bulan adalah mimpi buruk. Karyawan lembur sampai tengah malam, dan tetap saja hasilnya penuh kesalahan akibat kelelahan dan kebosanan. Kepala divisi keuangan mereka, Pak Anton, pun sadarbahwa situasi ini tidak bisa dibiarkan terus menerus.
Suatu hari, dalam sebuah seminar online tentang otomatisasi bisnis, Pak Anton mendengar tentang teknologi RPA. Dengan penasaran, ia menghubungi IDstar, vendor spesialis RPA di Indonesia. Setelah sesi konsultasi awal, tim IDstar melakukan evaluasi mendalam tentang proses yang bisa diotomatisasi, khususnya invoice processing dan pelaporan pajak PPh23.
Proses Implementasi RPA yang Mudah dan Cepat
Implementasi RPA ternyata tidak serumit yang dibayangkan Pak Anton. Dalam waktu kurang dari satu bulan, sistem RPA sudah diintegrasikan dengan ERP mereka. Tim IDstar menggunakan teknologi UiPath yang terkenal handal, serta dilengkapi teknologi OCR untuk membaca dokumen invoice dalam berbagai format.
Bot RPA yang dikembangkan IDstar mampu secara otomatis menarik data dari invoice, memverifikasinya dengan Purchase Order (PO) dan data penerimaan barang, lalu memasukkan hasilnya ke sistem e-Faktur dan laporan pajak secara otomatis. Apa yang dulunya membutuhkan waktu berhari-hari, kini selesai dalam hitungan menit.
Manfaat yang Diraih Setelah Mengimplementasikan RPA
Perubahan di PT. Sentosa Distribusi sangat signifikan. Menurut Pak Anton, divisi keuangan kini lebih fokus pada analisis dan strategi bisnis dibandingkan sebelumnya yang hampir seluruhnya didominasi pekerjaan administratif. Kesalahan data turun drastis, dan timnya bisa pulang tepat waktu hampir setiap hari.
Lebih jauh, auditor eksternal mereka bahkan memuji peningkatan compliance dan akurasi data keuangan yang jauh lebih baik setelah penerapan RPA.
Studi global oleh Number Analytics menunjukkan hasil serupa, di mana perusahaan yang mengadopsi RPA di finance bisa menghemat biaya operasional 25-50%, sekaligus meningkatkan produktivitas karyawan hingga dua kali lipat. Ini bukan hanya angka, tapi realitas baru yang kini dialami tim finance PT. Sentosa Distribusi.
Pelajaran Penting dari Kisah PT. Sentosa Distribusi
Yang menarik dari transformasi ini bukan hanya tentang penghematan waktu atau efisiensi, tetapi tentang bagaimana teknologi mampu mengubah budaya kerja dalam perusahaan. Tim finance kini tidak lagi dibebani oleh pekerjaan berulang yang membosankan, namun lebih bersemangat dalam menyusun strategi yang berdampak langsung bagi pertumbuhan bisnis.
Pak Anton bahkan berkata, “Awalnya saya skeptis. Tapi kini saya sadar bahwa teknologi seperti RPA bukanlah ancaman, tapi justru mitra terbaik yang membantu kami mengerjakan pekerjaan yang lebih bermakna dan strategis.”
Bagaimana Perusahaan Anda Bisa Mulai Menggunakan RPA?
Jika Anda merasa kondisi perusahaan Anda serupa dengan PT. Sentosa Distribusi sebelum menggunakan RPA, mungkin saatnya Anda mulai mempertimbangkan teknologi ini. Implementasi RPA tidak harus langsung besar-besaran. Mulailah dengan pilot project untuk proses tertentu seperti pemrosesan invoice atau pelaporan pajak, lalu evaluasi hasilnya sebelum menerapkan secara luas.
IDstar telah terbukti membantu banyak perusahaan dalam berbagai skala dan industri untuk mulai mengadopsi RPA dengan sukses. Kami memastikan proses implementasi yang cepat, integrasi yang lancar dengan sistem yang sudah ada, dan support penuh dalam setiap tahap implementasi.
Langkah Nyata Menuju Transformasi Digital Bersama IDstar
Teknologi RPA bukan lagi sekadar tren, melainkan kebutuhan nyata bagi bisnis yang ingin bertahan dan unggul dalam persaingan modern. Dengan implementasi yang tepat, RPA tidak hanya akan meningkatkan efisiensi, tetapi juga membuka pintu bagi inovasi dan pertumbuhan bisnis yang lebih cepat.
Jika Anda ingin memahami lebih lanjut bagaimana RPA bisa diterapkan di perusahaan Anda, tim IDstar siap membantu Anda. Hubungi kami melalui form konsultasi di bawah ini atau subscribe ke newsletter kami untuk mendapatkan berbagai insight terbaru tentang otomatisasi dan teknologi bisnis.
Kini saatnya Anda membuat langkah nyata menuju transformasi digital yang akan membawa bisnis Anda kelevel berikutnya. Jangan tunda perubahan yang akan membawa dampak besar ini.
Chat Us