Dalam era digital saat ini, otomatisasi telah menjadi kunci dalam memperkuat efisiensi operasional, termasuk dalam fungsi rekrutmen dan onboarding.
Studi dari LinkedIn menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan otomatisasi untuk rekrutmen bisa mengurangi waktu perekrutan hingga 70% dan meningkatkan kualitas kandidat sebesar 67%.
Lebih lanjut, Deloitte mengungkap bahwa organisasi dengan proses onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82%.
Jelas, otomatisasi tidak hanya mengoptimalkan proses tetapi juga mendatangkan dampak signifikan terhadap pertumbuhan dan stabilitas bisnis.
Dalam artikel ini, Kami akan menjelaskan seluk-beluk tentang otomatisasi di bidang HR, khusunya di bagian proses rekrutmen dan onboarding, baca artikelnya sampai habis!
Apa Itu Otomatisasi Rekrutmen dan Onboarding
Otomatisasi rekrutmen dan onboarding adalah penggunaan teknologi, khususnya perangkat lunak dan alat berbasis AI, untuk mengotomatisasi dan mengelola proses perekrutan dan integrasi karyawan baru secara efisien.
Proses ini meliputi segala hal dari proses filtering resume, jadwal wawancara, proses penilaian kandidat, hingga tahap orientasi dan pelatihan awal karyawan secara sistematis dan terprogram.
Proses ini akan otomatisasikan dengan tools yang bernamakan Robotic Process Automation (RPA). RPA membantu dalam mengerjakan tugas-tugas berulang yang berbasis aturan, sehingga Anda bisa fokus memantau apa yang dilakukan oleh Bot tersebut.
Tentu hal ini sangat efisien dibandingkan Anda yang harus mengerjakannya secara manual, Bot akan mengefisiensikan waktu dan mengurangi tindakan human error.
Baca juga: Digital Onboarding: Manfaat dan Cara Implementasi untuk Bisnis
Manual Onboarding Vs Otomatisasi Onboarding
Sekarang, fokus pada proses onboarding dulu. Banyak yang bertanya, apa sih yang membedakan antara tindakan manual onboarding dibandingkan melakukannya dengan otomatisasi.
Nah, untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah perbandingan yang kami buat dalam bentuk tabel antara proses onboarding manual dan otomatisasi onboarding:
| Aspek | Onboarding Manual | Otomatisasi Onboarding |
|---|---|---|
| Kecepatan Proses | Memakan waktu dan sering kali tidak efisien | Cepat dan konsisten, menghemat waktu substansial |
| Human error | Tinggi, terutama dalam pengisian data | Minimal, dengan keakuratan data yang lebih tinggi |
| Biaya Operasional | Lebih tinggi karena memerlukan lebih banyak SDM | Lebih rendah, mengurangi kebutuhan SDM |
| Pengalaman Karyawan | Tidak konsisten, tergantung pada pelaksana | Konsisten dan menyeluruh, meningkatkan kepuasan |
| Skalabilitas | Terbatas | Tinggi, mudah menyesuaikan dengan volume yang besar |
Baca juga: 7 Cara Memaksimalkan Proses Onboarding Karyawan
5 Manfaat Otomatisasi Rekrutmen dan Onboarding
Selanjutnya, otomatisasi pada proses rekrutmen. Anda akan mengetahui apa saja manfaat yang diperoleh jika perusahaan Anda menggunakan otomatisasi dalam proses rekrutmen karyawan.
1. Efisiensi Tinggi
Otomatisasi proses rekrutmen dan onboarding dapat drastis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahapan.
Misalnya, dengan menggunakan Applicant Tracking System (ATS), perusahaan dapat mengotomatisasi penyaringan resume, identifikasi kandidat yang memenuhi syarat, dan komunikasi awal.
Sistem ini bekerja tanpa henti, memungkinkan HR untuk memproses sejumlah besar aplikasi lebih cepat daripada yang bisa dilakukan secara manual.
Ini berarti HR memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan pertimbangan manusia, seperti wawancara mendalam dan pengambilan keputusan strategis.
2. Meningkatkan Kualitas Kandidat
Dengan otomatisasi, rekrutmen menjadi lebih objektif dan kurang bias. Algoritma canggih dan pembelajaran mesin membantu dalam menilai kualifikasi kandidat berdasarkan parameter yang ditetapkan, memastikan bahwa seleksi kandidat didasarkan pada merit dan cocok dengan kebutuhan peran yang spesifik.
Selain itu, otomatisasi membantu dalam mengidentifikasi kandidat yang mungkin terlewatkan oleh evaluasi manusia karena subtleti dalam keterampilan atau pengalaman yang mereka tawarkan.
3. Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik
Otomatisasi onboarding menyediakan pengalaman yang konsisten dan menyeluruh untuk semua karyawan baru.
Proses ini mencakup semua aspek dari pelatihan mandiri, orientasi perusahaan, hingga tugas administratif seperti pengaturan sistem dan manajemen dokumen.
Dengan mengurangi tugas manual yang membosankan dan potensial untuk kesalahan manusia, karyawan baru dapat mengalami transisi yang lebih mulus dan menyenangkan ke peran baru mereka, yang meningkatkan kepuasan dan engagement mereka dari hari pertama.
4. Pengurangan Biaya
Mengotomatisasi rekrutmen dan onboarding dapat memangkas biaya signifikan. Otomatisasi mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia dalam pelaksanaan tugas-tugas rutin dan mengurangi biaya terkait waktu serta materi yang terbuang dalam proses yang tidak efisien.
Misalnya, dengan mengurangi jumlah wawancara tatap muka melalui penyaringan kandidat yang lebih akurat, perusahaan bisa menghemat biaya perjalanan dan waktu.
Selain itu, proses onboarding yang efisien mengurangi turnover karyawan, yang merupakan penghematan biaya besar dalam jangka panjang.
Baca juga: 8 Studi Kasus Otomatisasi (RPA) dalam Human Resource
5. Analitik dan Pelaporan
Otomatisasi membawa kemampuan analitik yang lebih besar. Sistem dapat mengumpulkan dan menganalisis data selama proses rekrutmen dan onboarding untuk menilai efektivitas berbagai taktik dan strategi.
Hal ini memungkinkan HR untuk membuat keputusan yang berbasis data, seperti mengidentifikasi sumber rekrutmen terbaik atau menilai elemen-elemen program onboarding yang paling efektif.
Data ini juga berguna untuk peningkatan proses berkelanjutan, membantu organisasi untuk secara terus-menerus menyesuaikan dan meningkatkan praktek rekrutmen dan onboarding mereka.
Mengimplementasikan otomatisasi dalam rekrutmen dan onboarding tidak hanya menguntungkan efisiensi operasional, tetapi juga membawa dampak positif pada kualitas perekrutan, pengalaman karyawan, pengurangan biaya, dan kemampuan analitik perusahaan.
Ini menjadikan otomatisasi investasi yang berharga untuk masa depan bisnis.
Cara Otomatisasi Rekrutmen dan Onboarding dengan RPA
Robotic Process Automation (RPA) menawarkan berbagai cara untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses rekrutmen dan onboarding, menjadikan kedua proses ini lebih efisien dan efektif.
Berikut adalah beberapa cara bagaimana RPA dapat digunakan untuk meningkatkan proses rekrutmen dan onboarding di perusahaan:
1. Screening CV Otomatis
RPA dapat diintegrasikan dengan sistem Applicant Tracking System (ATS) untuk mengotomatisasi proses screening CV.
Dengan menggunakan RPA, perusahaan dapat memprogram bot untuk memindai ribuan resume dan aplikasi, mencari kata kunci dan frasa yang relevan yang sesuai dengan kriteria pekerjaan.
Ini menghemat waktu yang signifikan dan memastikan bahwa hanya CV yang memenuhi syarat yang maju ke tahap selanjutnya.
2. Otomatisasi Penjadwalan Wawancara
Setelah kandidat dipilih melalui screening CV, RPA dapat digunakan untuk mengotomatisasi penjadwalan wawancara.
Bot RPA dapat berinteraksi dengan kalender perekrut dan kandidat untuk menemukan slot waktu yang cocok, kemudian mengirim undangan wawancara yang telah dijadwalkan secara otomatis kepada semua pihak yang relevan. Ini mengurangi tugas administratif dan meningkatkan pengalaman kandidat dengan proses yang mulus.
3. Pengumpulan dan Pengolahan Data Karyawan Baru
RPA sangat berguna dalam mengotomatisasi tugas-tugas administratif yang terkait dengan pengumpulan dan pengolahan informasi karyawan baru.
Proses ini termasuk pengisian formulir, pengumpulan dokumen yang diperlukan, dan penciptaan profil karyawan dalam sistem HR internal.
Bot RPA dapat mengumpulkan data dari berbagai sumber, memverifikasi keakuratan informasi, dan memasukkan data ke dalam sistem tanpa kesalahan manusia.
4. Orientasi dan Pelatihan Onboarding
RPA juga dapat memainkan peran penting dalam proses orientasi dan pelatihan onboarding. Bot dapat dikonfigurasi untuk memberikan materi pelatihan kepada karyawan baru, mengatur sesi pelatihan yang diperlukan, dan melacak kemajuan mereka.
Ini termasuk pengiriman video orientasi, dokumen kebijakan, dan materi pelatihan lainnya secara otomatis ke karyawan baru.
5. Pengelolaan Feedback dan Evaluasi
Menggunakan RPA, perusahaan dapat mengotomatisasi pengumpulan dan analisis feedback karyawan baru selama dan setelah proses onboarding.
Bot dapat secara rutin mengirim survei kepuasan, mengumpulkan jawaban, dan menyajikan hasil dalam format yang mudah dipahami untuk evaluasi oleh tim HR.
Ini membantu HR mendapatkan insight yang berharga tentang efektivitas proses onboarding dan menunjukkan area yang membutuhkan perbaikan.
Dengan mengintegrasikan RPA dalam proses rekrutmen dan onboarding, perusahaan tidak hanya dapat mengurangi beban kerja dan biaya operasional tetapi juga meningkatkan kepuasan kandidat dan karyawan baru. Ini menciptakan sistem yang lebih efisien yang mendukung pertumbuhan dan pengembangan organisasi yang berkelanjutan.
Baca juga: Solusi IT Terbaik: Otomatisasi dan Outsourcing Jakarta
Kesimpulan
Otomatisasi dalam proses rekrutmen dan onboarding menggunakan RPA telah terbukti sebagai alat yang sangat efektif dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepuasan karyawan dalam lingkungan kerja modern.
Dengan mengimplementasikan RPA, perusahaan dapat mempercepat proses seleksi dan penyaringan kandidat, mengotomatisasi penjadwalan wawancara, dan memastikan pengolahan data karyawan baru yang cepat dan bebas kesalahan.
Lebih jauh lagi, otomatisasi memfasilitasi pengiriman materi orientasi dan pelatihan yang konsisten, serta memungkinkan pengelolaan feedback yang efisien, semua itu sambil mengurangi beban administratif pada tim HR.
Dalam dunia bisnis yang dinamis dan kompetitif, kecepatan dan efisiensi dalam rekrutmen dan onboarding tidak hanya menghemat biaya tetapi juga meningkatkan kemampuan organisasi untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik.
Oleh karena itu, penerapan RPA dalam proses rekrutmen dan onboarding tidak hanya merupakan langkah strategis untuk meningkatkan operasi internal tetapi juga investasi yang cerdas dalam membangun dasar yang kuat untuk keberhasilan jangka panjang perusahaan.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
