Proses Payroll adalah salah satu tugas pengelola SDM yang paling memakan waktu dan melelahkan. Lantaran, tumpukan pekerjaan rutin yang dikejar deadline tapi butuh akurasi dengan tanggung jawab maksimal yaitu memastikan gaji karyawan akurat tidak pakai telat.
Tugas rutin pengelola SDM dengan volume tinggi pada proses payroll diantaranya, rekonsiliasi vacation balances antara sistem payroll dan HR system, Onboarding karyawan dalam sistem payroll atau transfer data dari sistem work-time reporting ke payroll system. Dikarenakan, padatnya aktivitas rutin pada proses tersebut. Umumnya, tim payroll membagi tahapan proses payroll menjadi pre-payroll, payroll dan post-payroll.
Sejalan dengan itu, proses yang kompleks menjadikan tahapan pada proses payroll rentan terhadap human error seperti kesalahan perhitungan gaji atau duplikasi data. Di sisi lain, pengelola SDM yang bertugas pada proses payroll terus berupaya maksimal bekerja konsisten agar tetap akurat hingga mereka tidak sempat lagi memikirkan hal lain. Alih-alih, memikirkan kesejahteraan karyawan atau berinovasi dalam kebijakan SDM terbaru, pengelola SDM malah bekerja seperti robot, mengerjakan proses rutin dengan volume banyak tanpa henti.
RPA Payroll Automation Inovasi Masa Depan Di HR Department
Human Resources Department merupakan bagian penting dari setiap organisasi. Pekerja di departemen sumber daya manusia bertanggung jawab dalam proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan. Bahkan lebih, tugas penting pengelola SDM lainnya terkait kompensasi dan tunjangan, hubungan karyawan, manajemen kinerja dan bahkan payroll.
Nah, salah satu tugas berulang yang melibatkan sejumlah besar data di HR Department adalah proses payroll tersebut. Dalam hal ini, tumpukan pekerjaan rutin pada payroll membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi karena terkait dengan ketepatan gaji karyawan yang akurat dan berdampak signifikan terhadap 72% kepuasan karyawan (employee satisfaction). Seperti dikutip dari hasil studi mahasiswa Universitas Pembangunan Panca Budi yang diterbitkan pada Journal of Management Science (JMAS).
Di samping itu, penelitian terkait analisis pengaruh gaji, kondisi kerja, dan rekan kerja terhadap kepuasan karyawan tersebut juga menyimpulkan, bahwa kondisi kerja atau istilah kerennya work-life balance adalah salah satu variabel yang paling dominan mempengaruhi kepuasan karyawan.
Sejalan dengan ini, Senior VP – Head of People Analytics and HR Operations di Telco Company dengan 100 juta pelanggan di Indonesia. Mr. Erwin Muniruzaman, memulai inisiatif memaksimalkan RPA Payroll Automation menggunakan solusi intelligent automation pada proses payroll di HR Department. Seperti dikutip dari postingnya di Linkedin.
RPA Dukung Workplace Transformation Ciptakan Work-Life Balance
Dampak positif Robotic Process Automation terhadap work-life balance tidak dapat dipungkiri. Sebagai contoh, ketika pengelola SDM tenggelam dalam tugas rutin pada proses payroll yang dikejar deadline sehingga proses kerjanya sudah seperti robot. Maka dari itu, lebih baik jika dikerjakan langsung oleh RPA Bot.
Sehingga, pekerja di human resources department memiliki waktu untuk mengembangkan diri kembali, memiliki waktu untuk mendengarkan keluhan karyawan dengan sepenuh hati. Sejalan dengan ini menciptakan work-life balance bagi karyawan departemen SDM. Karena kontribusinya dalam mendorong terciptanya workplace transformation di perusahaan telekomunikasi, IDstar raih penghargaan IOH Marvelous Awards.
Sejauh ini, workplace transformation yang didukung oleh robotic process automation pada proses payroll diproyeksikan sebagai solusi untuk membebaskan belenggu yang mengunci karir tim HR (human resources), sehingga punya waktu untuk belajar hal baru atau berkonsentrasi mendengarkan aspirasi karyawan dan berinovasi mencari solusi terkait kebijakan SDM terbaru. Tulis Mr. Erwin Muniruzaman, Senior VP – Head of People Analytics and HR Operations di Telco Company, seperti dikutip dari Linkedin.
Poin penting lainnya, dukungan RPA Payroll Automation pada HR department mencegah potensi kesalahan manusia dan mengurangi proses manual (manual effort). Pada akhirnya, penggunaan RPA di kehidupan sehari-hari mengembalikan kesempatan bagi tim HR untuk menggunakan hati dalam mengelolah SDM. Tulis Mr. Erwin Muniruzaman di Linkedin.
