Invoice Processing: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, dan Pentingnya untuk Tim Finance

IDstar – Artikel ini akan membahas secara tuntas tentang apa itu invoice processing, apa saja manfaatnya untuk bisnis dan seperti apa cara kerjanya.

Secara sederhana, invoice processing adalah serangkaian proses pembayaran yang diterima oleh vendor, berupa menerima, memeriksa, hingga memenuhi segala jenis pembayaran dari vendor.

Invoice processing sangat vital keberadaannya untuk bisnis, sebab, sebuah bisnis atau perusahaan harus mampu mengatur dan mengelola catatan keuangan bisnisnya.

Pekerjaan ini sebenarnya bisa dilakukan dengan 2 cara, yakni manual dengan software atau dengan teknologi otomatisasi seperti RPA (Robotic Process Automation) / Agentic Automation.

Yuk, sebelum kita membahas mendalam, kita kupas terlebih dahulu pengertiannya.

Apa Itu Sistem Invoice Processing?

Sistem invoice adalah sistem yang digunakan untuk membuat, mengelola, dan melacak tagihan (invoice) kepada pelanggan secara otomatis maupun manual.

Dalam praktiknya, sistem ini membantu bisnis mencatat detail transaksi, mengirim invoice, memonitor status pembayaran, hingga mempercepat proses penagihan dan pencatatan keuangan.

Pentingnya Invoice Processing

Pengelolaan invoice yang efektif adalah kunci untuk menjaga likuiditas dan kesehatan finansial sebuah perusahaan.

Dengan proses yang teratur, perusahaan dapat menghindari pembayaran berlebih atau pembayaran pada faktur yang salah, yang dapat menyebabkan kerugian finansial.

Selain itu, proses yang cepat dan akurat membantu memperkuat hubungan dengan supplier, yang sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis.

Baca juga: Vendor Invoice Automation Terbaik, Mengapa IDstar?

5 Manfaat Sistem Invoice Processing

Sejatinya, invoice processing yang teroptimasi tidak hanya mengurangi beban administratif tetapi juga memberikan berbagai manfaat yang signifikan.

Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari sistem invoice processing yang efisien:

1. Efisiensi Waktu dan Mengurangi Cost

Automatisasi proses ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengolah faktur dan mengurangi kesalahan yang biasa terjadi dalam proses manual.

Menurut sebuah studi oleh Ardent Partners, perusahaan yang menggunakan automatisasi dalam pengolahan invoice dapat mencapai pengurangan waktu proses hingga 80%.

Ini berarti tugas yang biasanya memakan waktu lima hari, misalnya, dapat diselesaikan dalam satu hari saja.

2. Meningkatkan Cashflow

Pengelolaan invoice yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal dan menghindari denda keterlambatan, yang dapat secara signifikan meningkatkan aliran kas.

3. Transparansi dan Kontrol

Dengan sistem invoice processing yang terintegrasi, manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih baik atas keuangan dan dapat membuat keputusan berbasis data yang lebih baik.

4. Menjaga Hubungan dengan Suplier

Proses invoice yang efisien dan tepat waktu meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pemasok, yang sangat penting dalam membangun hubungan jangka panjang yang stabil.

Dengan memproses pembayaran tepat waktu, perusahaan dapat menghindari konflik dan memastikan pasokan yang lancar, yang pada gilirannya membantu operasi bisnis berjalan lebih efisien.

5. Mematuhi Regulasi yang Berlaku

Pengelolaan invoice yang terorganisir dan terdokumentasi dengan baik membantu perusahaan mematuhi standar akuntansi dan regulasi pajak yang berlaku.

Hal ini mengurangi risiko hukuman keuangan atau sanksi karena ketidaksesuaian. Sistem yang efektif memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar dan tersedia untuk audit kapan saja, yang penting untuk transparansi dan akuntabilitas

6. Mengurangi Human Error

Otomatisasi invoices processing juga membantu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data.

Statistik dari Institute of Finance & Management (IOFM) menunjukkan bahwa tingkat kesalahan dalam pengolahan invoice manual dapat mencapai 1-2%, sedangkan dengan sistem yang terautomasi, tingkat kesalahan ini dapat dikurangi hingga kurang dari 0.5%.

Baca juga: Apa Itu Invoice Automation dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Cara Kerja Invoice Processing

Proses ini biasanya dimulai dengan penerimaan invoice, baik dalam format fisik atau elektronik.

Faktur tersebut kemudian perlu diverifikasi untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dicantumkan telah diterima atau dilaksanakan.

Setelah diverifikasi, data dari invoice diinput ke dalam sistem akuntansi, di mana pembayaran akan diproses.

Berikut adalah detail dari penjelasan cara kerjanya.

1. Penerimaan Invoice

Proses invoice processing dimulai saat sebuah invoice diterima oleh perusahaan, yang bisa dalam format fisik atau elektronik. Penerimaan ini menandai langkah pertama dalam rantai tugas pengelolaan invoice.

2. Verifikasi Invoice

Setelah invoice diterima, langkah selanjutnya adalah verifikasi. Tim terkait akan memeriksa invoice untuk memastikan keakuratan detail seperti jumlah, harga, dan keterangan barang atau jasa yang telah diterima atau dilaksanakan. Verifikasi ini penting untuk memastikan kebenaran setiap transaksi.

3. Input Data ke Sistem Akuntansi

Setelah diverifikasi, data dari invoice diinput ke dalam sistem akuntansi. Input data ini bisa dilakukan secara manual oleh staf atau secara otomatis melalui software. Ini melibatkan pengisian detail faktur ke dalam sistem yang akan digunakan untuk proses pembayaran dan pelaporan.

4. Proses Pembayaran

Setelah data berhasil dimasukkan dan diverifikasi dalam sistem akuntansi, tahap selanjutnya adalah proses pembayaran. Pembayaran bisa diatur sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang disepakati atau sesuai dengan kebijakan pembayaran perusahaan.

5. Otomatisasi Melalui Software

Dalam beberapa kasus, khususnya di perusahaan besar atau yang menghadapi volume invoice tinggi, banyak langkah ini dapat diotomatisasi menggunakan software. Teknologi seperti RPA dapat digunakan untuk mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dalam pengelolaan invoice.

Baca juga: Langkah Pembuatan Invoice Manual & Otomatis Mudah dan Cepat

Case Study: Nutrifood Tingkatkan Efisiensi Invoice Berkat RPA IDstar

Salah satu contoh nyata penerapan otomatisasi dan integrasi sistem yang sukses adalah kolaborasi antara Nutrifood dan IDstar dalam mempercepat proses pengelolaan invoice melalui teknologi Robotic Process Automation (RPA).

Background:
Nutrifood sebagai perusahaan FMCG ternama di Indonesia, menghadapi tantangan dalam mengelola proses invoice management end-to-end yang masih dilakukan secara manual dan memakan banyak waktu.

Challenge:

• Pengelolaan faktur dan pembayaran manual yang melelahkan serta menyita waktu tim keuangan.
• Tingginya risiko kesalahan akibat proses yang bergantung pada input manusia.
• Tim sulit fokus pada tanggung jawab strategis karena tersita pada tugas rutin dan berulang.
• Produktivitas terganggu akibat alur kerja manual yang tidak efisien.

IDstar solutions:

• Mengimplementasikan attended Robotic Process Automation (RPA) yang menyesuaikan kebutuhan dan alur kerja Nutrifood.
• Membangun proses otomatis end-to-end untuk invoice management tanpa intervensi manual.
• Memastikan setiap transaksi diproses secara akurat, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.
• Membebaskan tim dari tugas repetitif agar dapat fokus pada inisiatif bisnis yang lebih strategis.

Results:

• ✅ 100% Automate, menghilangkan intervensi manual dalam proses invoice.
• ✅ 33% Reduction in FTE Workload, tim dapat mengalokasikan sumber daya lebih efektif.
• ✅ 646.81% Increase in Processing Speed, alur kerja menjadi jauh lebih cepat dan efisien.
• ✅ 12 Hours Saved Per Day, menghemat waktu kerja signifikan untuk aktivitas bernilai tambah

Memilih Solusi Invoice Processing Automation yang Tepat

Dalam memilih vendor invoice processing automation yang tepat, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.

Perusahaan harus mengevaluasi kebutuhan spesifik mereka, seperti volume invoice yang diproses, kompatibilitas dengan sistem yang sudah ada, dan fitur yang ditawarkan oleh solusi tersebut.

Penting juga untuk mempertimbangkan dukungan teknis dan pelatihan yang disediakan oleh vendor.

Beberapa penyedia layanan automation yang direkomendasikan termasuk IDStar, Automation Anywhere, dan UiPath, yang dikenal dengan solusi RPA mereka yang komprehensif dan mudah diintegrasikan.

Langkah-Langkah Implementasi Invoice Processing Automation

Berikut kami jabarkan secara detail dan terperinci bagaimana cara agar bisnis Anda dapat mengimplementasikan invoice automation dengan bijak.

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Mulailah dengan melakukan evaluasi mendalam terhadap proses pemrosesan invoice yang sedang berjalan. Identifikasi setiap tahap proses yang saat ini memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, atau memerlukan banyak tenaga kerja.

Tentukan volume invoice yang diterima dan diproses setiap bulan, serta variasi dalam bentuk dan format invoice tersebut.

Catat masalah atau hambatan yang sering muncul dalam pemrosesan manual, seperti kesalahan data, keterlambatan pembayaran, atau kesulitan dalam pelacakan dan pengarsipan.

2. Tentukan Tujuan Otomatisasi

Jelaskan tujuan spesifik yang ingin dicapai dengan invoice processing automation, seperti pengurangan waktu pemrosesan, pengurangan biaya operasional, peningkatan akurasi data, atau peningkatan kepatuhan terhadap regulasi.

Tetapkan metrik atau KPI yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan otomatisasi, seperti waktu pemrosesan per invoice, tingkat kesalahan, atau jumlah invoice yang diproses per periode waktu tertentu.

3. Pemilihan Vendor atau Solusi yang Tepat

Cari informasi tentang berbagai vendor atau penyedia solusi automation yang tersedia di pasar. Baca ulasan, studi kasus, dan testimoni dari pengguna lain untuk memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing solusi.

Pertimbangkan penyedia layanan yang memiliki pengalaman dan reputasi baik dalam industri Anda, serta yang menawarkan dukungan teknis yang memadai.

4. Evaluasi Fitur dan Kapabilitas

Pastikan solusi yang dipilih memiliki fitur yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda, seperti kemampuan OCR untuk ekstraksi data otomatis, integrasi dengan sistem akuntansi yang sudah ada, dan fleksibilitas dalam menangani berbagai format invoice.

Evaluasi juga kapabilitas solusi dalam hal keamanan data, kepatuhan terhadap regulasi, dan kemampuan untuk skalabilitas seiring dengan pertumbuhan bisnis.

5. Pertimbangkan Biaya dan ROI

Analisis biaya total dari solusi yang dipertimbangkan, termasuk biaya lisensi, implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan.

Perkirakan ROI (Return on Investment) berdasarkan penghematan biaya operasional dan peningkatan efisiensi yang diharapkan.

6. Integrasi dan Pelatihan Karyawan

Bekerjasama dengan vendor untuk memastikan solusi automation terintegrasi dengan mulus ke dalam sistem akuntansi dan infrastruktur IT yang sudah ada.

Lakukan pengujian menyeluruh untuk memastikan bahwa semua data dapat diproses dan ditransfer dengan benar tanpa gangguan.

Sediakan pelatihan yang komprehensif untuk karyawan yang akan menggunakan sistem baru. Pelatihan harus mencakup cara menggunakan perangkat lunak, memahami alur kerja baru, dan bagaimana menangani masalah yang mungkin muncul.

Pastikan juga ada dukungan berkelanjutan dari vendor untuk menjawab pertanyaan dan membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan.

7. Monitoring dan Evaluasi Kinerja Sistem

Setelah implementasi, terus pantau kinerja sistem automation untuk memastikan bahwa invoice diproses dengan efisien dan akurat. Gunakan metrik yang telah ditetapkan untuk mengukur keberhasilan.

Identifikasi dan tangani masalah atau hambatan yang mungkin muncul selama operasional.

Lakukan evaluasi berkala untuk menilai apakah solusi automation memenuhi tujuan yang telah ditetapkan dan apakah ada area yang masih perlu diperbaiki.

Dapatkan umpan balik dari pengguna sistem untuk memahami pengalaman mereka dan mencari peluang untuk peningkatan lebih lanjut.