IDStar, IT Consulting Jakarta – Otomatisasi proses bisnis (Business Process Automation) memiliki peranan penting untuk efektivitas dan efisiensi bisnis.
Di era digital saat ini, perusahaan harus memikirkan bagaimana cara agar berkembang mengikuti perkembangan teknologi. Maka penting untuk segera melakukan transformasi digital.
Namun, sebelum mengimplementasikan Business Process Automation pada perusahaan Anda, wajib untuk mengetahui apa itu business process automation, seperti apa manfaat, jenis, dan contohnya.
Dapatkan tim IT dengan keahlian tinggi untuk transformasi digital bisnis Anda. Lihat beberapa keahlian tim kami di sini.
Pengertian Business Process Automation
Business Process Automation (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk otomatisasi aktivitas atau proses bisnis yang berulang.
Otomatisasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan mempercepat pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan.
Dengan kata lain, BPA menggantikan proses manual dengan solusi digital untuk memaksimalkan output dengan sumber daya yang ada.
Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis
Sebenarnya, manfaat BPA sudah tergambarkan dari pengertiannya. Namun, Anda bisa menilik beberpaa manfaat BPA secara detail sebagai berikut:
1. Peningkatan Produktivitas
Salah satu manfaat Business Process Automation yang paling signifikan adalah peningkatan produktivitas.
Dengan mengotomatisasi tugas-tugas berulang, perusahaan dapat memfokuskan sumber daya manusianya pada pekerjaan yang memerlukan pemikiran kritis dan inovasi.
Dengan otomatisasi, memungkinkan pekerjaan untuk diselesaikan lebih cepat dan lebih efisien.
2. Mengurangi Kesalahan
Kesalahan manusia adalah salah satu faktor risiko terbesar dalam operasi bisnis.
Otomatisasi bisnis tentu saja dapat meminimalisir potensi huan error, sebab proses bisnis yang dijalankan sudah terprogram secara rinci untuk melakukan tugasnya sesuai dengan aturan baku.
Robot tidak akan menjalankan pekerjaan di luar dari program yang sudah ditanamkan, sehingga potensi melakukan error hampir tidak mungkin.
Dengan begitu, penggunaan otomatisasi proses bisnis di perusahaan dapat dipastikan akan membahwa hasil yang konsisten dan berkualitas tiap saat.
“Ingin meningkatkan efisiensi bisnis menggunakan RPA? Yuk, konsultasikan bisnis kamu dengan Kami. Kami akan berikan solusi terbaik untuk proses transformasi digital bisnis Anda. Konsultasikan sekarang!”
3. Penghematan Biaya
Mengurangi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu adalah salah satu manfaat Business Process Automation yang paling jelas.
Dibanding mempekerjakan banyak sumber daya untuk pekerjaan yang berulang, yang tentunya memakan banyak biaya, hal itu bisa diminimalisir dengan kemampuan kerja robot.
Tentunya, dengan penghematan biaya maka total profit yang Anda hasilkan bisa cukup optimal.
Namun, perlu digaris bawahi bahwa penggunaan otomatisasi ini juga perlu pengawasan manusia. Artinya, otomatisasi tidak akan menggantikan tugas manusia sepenuhnya.
4. Laporan secara Real-time
Manfaat Business Process Automation yang lain adalah kemampuannya untuk mengakses data dan membuat laporan secara real-time.
Ya, bot otomatisasi mampu melakukan analisis dan pembuatan laporan berdasarkan learning yang ada. Daripada sumber daya dihabiskan energinya untuk pembuatan laporan yang rumit, mendingan dialokasikan untuk pengambilan keputusan yang bijak.
Dengan ini, perusahaan bisa membuat keputusan tepat waktu berdasarkan informasi terbaru, juga memastikan bahwa mereka selalu satu langkah di depan dalam industri mereka.
5. Fleksibilitas dan Skalabilitas
Seiring dengan pertumbuhan dan evolusi bisnis, kebutuhan perusahaan pun berubah. Namun, tidak masalah dengan bot yang dibuat untuk otomatisasi bisnis. Sebab, bot ini memiliki kemampuan fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi.
Artinya, bot otomasi bisa beradaptasi dengan perubahan bisnis. Hanya sedikit sentuhan untuk melakukan adaptasi dan bot akan bekerja sesuai dengan perubahan yang ada.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan atau mengurangi cakupan otomatisasi sesuai kebutuhan, tanpa perlu mengubah seluruh sistem.
5 Jenis Business Process Automation
Sudah kelihatan manfaat BPA dalam bisnis, kini saatnya mempelajari apa saja jenis BPA yang bisa diimplementasikan dalam bisnis. Berikut penjelasannya:
1. Robotic Process Automation (RPA)
Salah satu jenis Business Process Automation yang paling populer adalah Robotic Process Automation (RPA).
RPA memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang dengan menggunakan bot.
Ini khususnya berguna untuk proses yang memerlukan interaksi dengan beberapa sistem atau aplikasi, memungkinkan integrasi antar-platform tanpa perlu pemrograman manual.
Dengan bantuan RPA, perusahaan dalam meminimalisir kesalahan/human error dan mengefisiensikan waktu pengerjaan.
2. Task Automation
Jenis Business Process Automation yang satu ini fokus pada otomatisasi tugas spesifik yang sebelumnya dilakukan oleh manusia.
Contohnya, pengiriman email otomatis, pembaruan status, atau pencadangan data.
Dengan menggunakan Task Automation, dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi sehari-hari dan memastikan bahwa tugas-tugas rutin dilakukan tanpa keterlambatan atau kesalahan.
3. Workflow Automation
Menciptakan alur kerja yang lancar dan efisien adalah esensi dari Business Process Automation ini.
Workflow Automation memungkinkan aliran informasi atau dokumen antara karyawan atau departemen dalam perusahaan lebih mulus.
Tak hanya itu, workflow ini juga memastikan setiap langkah dalam proses dikerjakan dengan benar dan tepat waktu.
Workflow Automation memungkinkan segala sesuatu yang berulang dapat diotomasikan oleh sistem.
4. Process Automation
Berbeda dari Task Automation yang fokus pada tugas-tugas individu, Process Automation menangani otomatisasi seluruh proses bisnis dari awal hingga akhir.
Jenis otomatisasi bisnis ini seringkali melibatkan kombinasi dari beberapa tugas dan alur kerja, memastikan bahwa keseluruhan proses berjalan tanpa hambatan.
Ya, apapun proses bisnis yang berbasis aturan, dapat diotomatiasikan. Menarik, bukan?
5. Intelligent Automation (AI)
Menggabungkan kemampuan otomatisasi dengan AI, merupakan kecanggihan teknologi yang sangat mumpuni ke depannya.
Dengan memanfaatkan algoritma dan analisis data, AI dapat membuat keputusan berdasarkan data yang dianalisis, memberikan solusi otomatisasi yang lebih cerdas dan responsif terhadap kebutuhan bisnis yang dinamis.
Bisa dikatakan, penggabungan AI dan RPA merupakan level tertinggi dari business process automation.
Bagaimana Otomatisasi Proses Bisnis Bekerja?
Otomatisasi menggunakan teknologi dan software untuk menjalankan tugas yang biasanya dilakukan oleh manusia, secara cepat, akurat, dan tanpa campur tangan manual.
Berikut adalah langkah-langkah cara kerja mesin otomatisasi:
1. Pemahaman dan Pemrosesan Input Data
Software automation pertama-tama menerima data sebagai input, baik dalam bentuk angka, teks, atau dokumen digital seperti PDF atau gambar.
Software ini biasanya dilengkapi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR) atau teknologi lain yang dapat membaca data dan mengenali teks dari berbagai jenis format.
OCR membantu mesin memproses data tanpa harus mengetik ulang, sehingga sangat efisien untuk tugas-tugas yang memerlukan penginputan data.
2. Analisis dan Pengambilan Keputusan Berbasis Aturan
Setelah menerima input, software akan melakukan analisis data berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.
Contohnya, untuk tugas seperti verifikasi data atau persetujuan pengajuan, software dapat mengecek apakah data sesuai dengan standar tertentu.
Jika sesuai, software akan melanjutkan proses ke tahap berikutnya. Jika tidak, software tersebut bisa menandai kesalahan untuk di-review oleh manusia atau bahkan mengirimkan notifikasi otomatis.
3. Automated Workflow (Alur Kerja Otomatis)
Software otomatisasi menjalankan serangkaian tugas dengan mengikuti alur kerja yang telah ditentukan.
Misalnya, dalam proses pengolahan faktur, mesin dapat mengidentifikasi data pada faktur, software informasi di sistem akuntansi, dan mengirim pemberitahuan pembayaran.
Semua langkah ini dilakukan sesuai urutan alur kerja yang telah diprogram, sehingga tidak ada langkah yang terlewati atau salah urut.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
Software otomatisasi seringkali bekerja dengan berkomunikasi antar sistem melalui Application Programming Interface (API) atau menggunakan teknologi Robotic Process Automation (RPA) yang bisa meniru interaksi manusia di antarmuka pengguna.
Dengan integrasi ini, software otomatisasi dapat menarik data dari satu sistem dan menggunakannya di sistem lain, misalnya, mengambil data dari database dan menginputnya di sistem Customer Relationship Management (CRM). Ini memungkinkan integrasi data yang lancar antar berbagai sistem yang ada di perusahaan.
5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Machine Learning (Opsional)
Beberapa teknologi otomatisasi yang lebih canggih dilengkapi dengan kemampuan machine learning (ML). Dengan ML, software dapat mempelajari pola dari data yang diproses dan menyempurnakan cara kerjanya seiring waktu.
Misalnya, jika mesin mendeteksi pola tertentu pada data transaksi, mesin dapat memprediksi tindakan yang paling sesuai untuk tugas berikutnya.
Namun, penerapan machine learning biasanya diperlukan pada otomatisasi tingkat lanjut dan berbasis data yang kompleks.
6. Eksekusi Tindakan Otomatis
Setelah pengambilan keputusan, software melakukan tindakan yang diperlukan. Misalnya, dalam proses otomatisasi email, sistem dapat mengirim email ke klien dengan template yang sudah ditentukan.
Untuk otomatisasi pengelolaan stok, mesin dapat menyesuaikan jumlah inventaris di sistem saat ada transaksi baru. Tindakan-tindakan ini dilakukan secara otomatis sesuai instruksi yang telah diprogram, sehingga tidak memerlukan campur tangan manusia.
7. Monitoring dan Logging Aktivitas
Teknologi otomatisasi biasanya memiliki kemampuan untuk memonitor dan mencatat setiap aktivitas yang dilakukan. Dengan adanya logging, perusahaan dapat menelusuri setiap tindakan yang diambil oleh software otomatisasi dan memastikan bahwa setiap proses berjalan sesuai aturan.
Jika terjadi kesalahan, log ini memudahkan tim IT untuk menganalisis dan memperbaiki masalah dengan cepat.
8. Feedback Loop dan Pembelajaran Berkelanjutan
Beberapa sistem otomatisasi yang canggih memiliki fitur feedback loop, di mana software bisa mengumpulkan informasi dari hasil tugas yang diselesaikan dan menggunakannya untuk memperbaiki performa.
Contohnya, sistem otomatisasi yang dilengkapi dengan AI dapat mendeteksi pola kesalahan tertentu dan menyempurnakan cara kerjanya agar kesalahan serupa tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Secara keseluruhan, mesin otomatisasi bekerja dengan menerima input, memproses data berdasarkan aturan, berintegrasi dengan sistem lain, dan melaksanakan tugas secara otomatis sesuai dengan alur yang telah diatur.
Hasilnya adalah efisiensi kerja yang lebih tinggi, pengurangan kesalahan manusia, dan proses bisnis yang lebih lancar.
10 Contoh Penerapan Business Process Automation
Ada 10 contoh penerapan business process automation yang bisa diterapkan dalam bisnis. Berikut detail penjelasannya:
1. Sistem manajemen pemesanan
Mengotomatisasi sistem manajemen pesanan memungkinkan perusahaan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat.
Dengan ini, perusahaan dapat menghilangkan kesalahan manual dalam data entri dan memastikan bahwa pesanan dikirimkan sesuai jadwal.
2. Otomasi penggajian karyawan
Dengan mengotomatisasi proses penggajian, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan dibayar tepat waktu dan sesuai dengan jam kerja mereka.
Dengan penerapan automation ini, juga mengurangi kesalahan dalam perhitungan dan komplikasi terkait pajak.
Menggunakan BPA dapat meningkatkan efisiensi bisnis dan memotong biaya tidak perlu. Yuk, konsultasikan bisnis Anda dan dapatkan solusi terbaik untuk otomatisasi dari kami. Konsultasikan sekarang!
3. Proses onboarding karyawan baru secara digital
Otomatisasi proses onboarding mempercepat integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan.
Melalui platform digital, mereka dapat dengan mudah mengakses dokumen, pelatihan, dan sumber daya lain yang diperlukan.
4. Otomatisasi pelaporan keuangan
Menggunakan alat otomatisasi untuk pelaporan keuangan mengurangi kesalahan dalam entri data dan mempercepat proses pelaporan.
Peran otomasi di sini adalah memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan memudahkan analisis keuangan.
5. Sistem pemasaran otomatis (email marketing dan sosmed)
Alat otomatisasi pemasaran memungkinkan tim marketing untuk mengatur kampanye dengan lebih efisien, mengirimkan pesan yang ditargetkan kepada audiens yang tepat, dan melacak hasil dalam real-time.
6. Manajemen hubungan pelanggan (CRM) dengan fitur otomatisasi
CRM otomatis dapat mengatur interaksi dengan pelanggan, melacak riwayat pembelian, dan memberikan rekomendasi yang disesuaikan.
Proses ini dapat dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan meningkatkan retensi.
7. Proses pengadaan barang yang terintegrasi
Mengotomatisasi proses pengadaan memastikan bahwa barang dipesan, diterima, dan dibayarkan dengan efisien. Hal ini menghilangkan kesalahan pembelian dan memastikan stok selalu tersedia.
8. Sistem manajemen inventaris yang terotomatisasi
Otomatisasi inventaris memungkinkan perusahaan untuk memantau stok dengan real-time, memprediksi kebutuhan, dan otomatis melakukan pemesanan ulang untuk barang yang hampir habis.
9. Pemesanan ruang rapat atau sumber daya lainnya
Menggunakan sistem pemesanan otomatis memungkinkan karyawan untuk memesan ruang rapat, peralatan, atau sumber daya lain dengan mudah, mengurangi konflik penjadwalan dan meningkatkan produktivitas.
10. Otomatisasi layanan pelanggan (chatbots atau tiketing)
Alat otomatisasi layanan pelanggan, seperti chatbots, dapat memberikan respons cepat kepada pelanggan, mengatasi masalah umum, dan mengarahkan pertanyaan yang lebih kompleks ke agen manusia.
Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi beban kerja tim support.
Dengan memahami contoh-contoh ini, perusahaan dapat melihat bagaimana otomatisasi proses bisnis dapat diintegrasikan ke dalam operasi sehari-hari untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja.
Dalam kesimpulannya, Business Process Automation adalah kunci untuk perusahaan yang ingin beradaptasi dengan perubahan dan tuntutan pasar saat ini.
Dengan memahami dan menerapkan otomatisasi dengan benar, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Yuk, cari tahu bagaimana IDStar dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
