IDstar, IT Consulting Indonesia – Dalam dunia bisnis yang dinamis dan terus berkembang, efisiensi dan ketepatan dalam setiap aspek operasional menjadi kunci untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. Salah satu area yang seringkali menuntut perhatian ekstra adalah pengelolaan invoice.
Sebelum adanya teknologi automation, pengelolaan invoice dilakukan secara manual, sehingga butuh perhatian ekstra yang memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan. Sehingga, berujung pada konsekuensi finansial.
Dengan munculnya Artificial Intelligence, banyak perusahaan yang berlaih menggunakan invoice automation sebagai solusi. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi kesalahan serta mengurangi banyak biaya.
Artikel ini akan menjelaskan apa itu invoice automation, manfaat implementasi otomasi invoice dalam bisnis, serta bagaimana cara kerjanya dengan menggunakan Robotic Process Automation (RPA).
Pengertian Invoice Automation
Kita mulai dari pengertian otomatisasi invoice. Otomatisasi invoice atau invoice automation adalah proses penggunaan teknologi untuk mem-streamline dan mengoptimalkan pengelolaan invoice.
Solusi ini dirancang untuk mengotomatisasi berbagai tahap dalam siklus kerja invoice, mulai dari pembuatan, pengiriman, pemrosesan, hingga pembayaran invoice, dengan tujuan mengurangi keterlibatan manual, mempercepat proses, dan meningkatkan akurasi data.
Baca juga: 6 Trend Artificial Intelligence (AI) untuk Bisnis 2024
Manfaat Invoice Automation untuk Bisnis
Otomatisasi invoice tidak hanya mengubah cara bisnis mengelola pembayaran dan proses faktur, tapi juga memberikan manfaat signifikan yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan keuangan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari invoice automation untuk bisnis:
1. Pengurangan Biaya Operasional
Otomatisasi proses pengelolaan faktur secara signifikan mengurangi biaya operasional. Dengan mengeliminasi kebutuhan untuk tugas-tugas manual seperti entri data, penyortiran dokumen, dan verifikasi faktur, bisnis dapat mengalokasikan sumber daya ke aktivitas yang lebih strategis.
Misalnya, jika dulunya Anda membutuhkan 5 orang untuk melakukan input data secara manual, verifikasi data, serta pengiriman invoice, kini semua pekerjaan 5 orang tersebut bisa diatasi hanya dengan teknologi automation.
Selain itu, pengurangan penggunaan kertas berkontribusi pada penghematan biaya dan mendukung inisiatif keberlanjutan perusahaan.
2. Peningkatan Efisiensi Proses
Otomatisasi mempercepat siklus pembayaran dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses dan menyetujui faktur.
Teknologi ini meningkatkan efisiensi proses dengan memastikan bahwa pembayaran kepada vendor dilakukan tepat waktu. Sehingga, dapat memperkuat hubungan dengan vendor dan mungkin menghasilkan kondisi pembayaran yang lebih menguntungkan.
3. Pengurangan Kesalahan Manusia
Kesalahan dalam pengelolaan faktur bisa mahal dan memakan waktu untuk diperbaiki. Otomatisasi faktur mengurangi risiko kesalahan manusia dengan memastikan bahwa data faktur diinput dengan akurat ke dalam sistem.
Invoice automation tidak hanya meningkatkan keakuratan data keuangan tetapi juga mengurangi risiko penipuan dan kecurangan internal perusahaan.
4. Mempercepat Proses Pembayaran kepada Vendor
Saat pengerjaan invoice manual, kadangkala terjadi miss antara jadwal pembayaran dengan proses eksekusinya. Hal yang biasa terjadi karena bisa jadi ada hal yang urgent yang perlu dikerjakan atau cuma sebatas lupa.
Kesalahan kecil seperti ini tentunya dapat memberikan kerugian secara kepercayaan ataupun financial antar kedua pihak.
Invoice automation mempercepat proses verifikasi dan pembayaran faktur, otomatisasi faktur memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan diskon pembayaran dini dan menghindari denda keterlambatan.
Dengan begini, perusahaan dapat meningkatkan aliran kas dan memberikan keuntungan finansial jangka panjang.
5. Transparansi dan Kontrol yang Lebih Baik
Sistem otomatisasi faktur menyediakan visibilitas penuh atas siklus pembayaran, memungkinkan manajemen untuk memantau status faktur real-time.
Adanya transparansi tidak hanya memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu tetapi juga menghindari terjadinya proses penipuan dan kecurangan finansial.
Artinya, perusahaan selangkah lebih aman dalam terjadinya fraud company.
Bagaimana RPA Bekerja Melakukan Invoice Automation
Setelah mengetahui manfaat invoice automation dalam bisnis, selanjutnya Anda harus mengetahui bagaimana cara kerja invoice automation tersebut?
Robotic Process Automation (RPA), merupakan teknologi yang memungkinkan perusahaan untuk merancang software robot, atau “bots”, untuk meniru dan mengintegrasikan tindakan manusia dalam berinteraksi dengan sistem digital agar dapat menyelesaikan proses bisnis secara otomatis.
Dalam konteks automasi invoice, RPA dapat bekerja dengan sangat efektif untuk mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan invoice. Berikut adalah beberapa cara RPA dapat digunakan untuk automasi invoice:
RPA Melakukan Pengambilan Data
RPA dapat digunakan untuk secara otomatis mengumpulkan invoice dari email, sistem ERP (Enterprise Resource Planning), atau portal vendor.
Bots dapat diatur untuk mengenali dan mengunduh attachment invoice dari email atau mengakses portal vendor untuk mengambil invoice yang baru diterbitkan.
Baca juga: 10 Tips Mengelola Data Karyawan yang Efektif
RPA Melakukan Ekstraksi dan Validasi Data
Setelah mengumpulkan invoice, RPA dapat mengekstraksi informasi penting dari invoice, seperti tanggal invoice, nomor invoice, detail pemasok, dan jumlah yang harus dibayar.
Teknologi ini dapat menerapkan aturan bisnis untuk memvalidasi data, seperti memeriksa kesesuaian antara pesanan pembelian (PO) dan invoice atau memastikan bahwa detail pemasok sesuai dengan database internal.
Otomatisasi Entri Data
Bots RPA dapat memasukkan data yang diekstraksi ke dalam sistem akuntansi atau ERP perusahaan. Dengan entri data otomatis, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Baca juga: 10 Manfaat Menerapkan Data Entry Otomatis untuk Bisnis
Penanganan Pengecualian
Dalam beberapa kasus, terdapat ketidaksesuaian atau kebutuhan untuk klarifikasi lebih lanjut.
Tidak perlu khawatir, RPA dapat dikonfigurasi untuk menandai invoice tersebut dan mengirimkan notifikasi kepada tim yang bertanggung jawab untuk tindakan lebih lanjut.
Sehingga, dipastikan bahwa semua invoice diproses secara akurat dan tepat waktu.
Persetujuan dan Pembayaran
RPA dapat mengotomatiskan proses persetujuan dengan menerapkan aturan bisnis yang mendefinisikan batas otorisasi untuk persetujuan pembayaran.
Setelah invoice disetujui, RPA dapat memicu pembayaran melalui sistem pembayaran elektronik, sehingga memastikan pembayaran dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan pembayaran.
Rekonsiliasi Otomatis
Akhirnya, RPA dapat membantu dalam proses rekonsiliasi dengan membandingkan data invoice dengan catatan bank dan laporan keuangan untuk memastikan konsistensi dan akurasi dalam pembukuan.
Dengan mengotomatiskan proses ini, perusahaan dapat mengurangi beban kerja manual, mengurangi kesalahan, meningkatkan kecepatan pemrosesan invoice, dan meningkatkan kepuasan pemasok melalui pembayaran yang tepat waktu. RPA juga menyediakan audit trail yang dapat membantu dalam pemenuhan kepatuhan dan analisis bisnis.
Layanan Invoice Automation dari IDstar
IDstar merupakan perusahaan konsultan IT yang menyediakan talenta digital serta layanan automation yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Vendor invoice automation merupakan salah satu layanan yang banyak diandalkan dan diminati oleh klien bisnis Kami. Kami sudah lama memberikan pelayanan automation yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis oleh banyak perusahaan raksasa seperti XL, CIMB, BCA, dan banyak lainnya.
Apabila Anda berminat untuk mencoba layanan automation kami, silakan hubungi kami dan kami akan memberikan solusi terbaik sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Jika masih ragu, kami akan memberikan beberapa portofolio kepuasan klien terhadap layanan kami dan bagaimana dampak dari penggunaan layanan automation dari IDstar.
Cari Tahu bagaimana RPA Developer dapat membantu bisnis Anda.
Hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda, sekarang juga!
